8. Cấu trúc của đề tài
2.1.3. Tổ chức, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn
nhân, đơn vị không thực hiện đúng theo Quy chế. Và đưa ra những hình thức khen thưởng, bình xét thi đua đối với những cá nhân, đơn vị làm tốt công tác văn thư-lưu trữ, là cơ sở để đánh giá, phân loại công chức, viện chức, xem xét nâng lương theo quy định của pháp luật. Có như vậy công việc mới đi vào một cách khoa học, đồng bộ, hoạt động một cách hiệu quả.
2.1.3. Tổ chức, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư-lưu trữ thư-lưu trữ
-Tổ chức đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Văn phòng UBND huyện tăng cường công tác đào tạo, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cho công chức, viên chức bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư-lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước, thực hiện tốt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các đơn vị trong cơ quan.
Việc đào tạo, bồi dưỡng công chức của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lục Nam được tiến hành trên cơ sở căn cứ vào các Nghị quyết của Đảng, các quyết định, chỉ thị của Thủ Tướng Chính Phủ, quyết định của UBND Tỉnh Bắc Giang về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức. Cụ thể:
Nghị quyết Hội nghị lần thứ ba Ban chấp hành trung ương Đảng khoá VIII về việc chiến lược cán bộ thời kỳ đổi mới đã đề ra mục tiêu: Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức các cấp từ trung ương đến cơ sở, đặc biệt là cán bộ đứng đầu, có phẩm chất và năng lực, có bản lĩnh chính trị vững vàng trên cơ sở lập trường giai cấp công nhân, đủ số lượng, đồng bộ về cơ cấu.
Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ được áp dụng theo các Quyết định:
Quyết định số 161/2003/QĐ-TTg ngày 4/8/2003 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
Quyết định số 40 /2006/QĐ-TTg ngày 15/02/2006 của thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức giai đoạn 2006-2010.
Quyết định 770/QĐ-TTg ban hành ngày 26/3/2008 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức hành chính nhà nước giai đoạn 2008-2010.
Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2010 của Chính Phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức.
Quyết định số 271/QĐ-UBND ngày 06/3/2013 của UBND tỉnh Bắc Giang về phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước năm 2013.
Mục tiêu đào tạo: UBND huyện Lục Nam xác định mục tiêu của việc đào tạo, bồi dưỡng công chức của các cơ quan chuyên môn nhằm :
Xây dựng được đội ngũ công chức có bản lĩnh chính trị, năng lực thực tiễn, có phẩm chất và đạo đức cách mạng trong sáng, tác phong làm việc khoa học hiệu quả. Đảm bảo có trình độ chuyên môn, lí luận chính trị và có kiến thức phù hợp với nhiệm vụ công tác.
Xây dựng một đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, về trình độ, có khả năng làm công tác nghiên cứu và thực hành về nghiệp vụ văn thư, thư ký văn phòng, thư ký tổng hợp, công tác văn thư, lưu trữ…
Xây dựng một đội ngũ công chức của UBND huyện năng động, nhạy bén, linh hoạt, có khả năng thích nghi với môi trường làm việc hiện đại, giải quyết công việc nhanh góp phần thúc đẩy sự phát triển của huyện.
Công tác đào tạo, nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ đối với công chức làm công tác quản lý nhà nước trực tiếp làm công tác văn thư-lưu trữ tại cơ quan, đơn vị được chú trọng quan tâm. Năm 2012, UBND huyện Lục Nam cử 02 cán bộ đi học nâng cao trình độ. Đồng thời UBND huyện thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ do Sở Nội vụ tổ chức. Năm 2014, UBND huyện cử một lớp tham gia tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức. Ngày 24/9/2014, UBND huyện tổ chức buổi tập huấn triển khai phần mềm quản lý hồ sơ công việc, thành phần tham gia gồm cán bộ văn phòng-thống kê, cán bộ
không chuyên trách phụ trách công tác văn thư-lưu trữ làm công tác tổng hợp kiêm nhiệm văn thư-lưu trữ, nhằm nâng cao năng lực, nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ. Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện công văn số 2864/UBND về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ . Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng. Bên cạnh đó, công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cũng được thực hiện định kỳ theo kế hoạch. UBND huyện đã ban hành Kế hoạch số 1728/KH-UBND ngày 19/11/2012. Thông báo số 79/TB-VP ngày 07/02/2012 về việc tổ chức kiểm tra thực hiện công tác văn thư-lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện.
Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các bộ phận, các đơn vị phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.
Công tác văn thư-lưu trữ đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh văn phòng và Phó văn phòng. Cứ mỗi năm UBND huyện Lục nam lại tiến hành kiểm tra công tác văn thư một lần. Cách kiểm tra không theo định kỳ mà kiểm thường kiểm tra bất ngời nhằm xem cán bộ văn thư thực hiện công việc như thế nào. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải đề cao trách nhiệm của mình, làm việc theo đúng quy định của UBND đề ra.