8. Cấu trúc của đề tài
2.1.2. Tổ chức, quản lý xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
công tác văn thư-lưu trữ
Xác định công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, cần thiết trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo các hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn huyện. UBND huyện đã tập trung tăng cường thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ. Cho đến nay, tất cả các văn bản do cơ quan Nhà nước xây dựng và ban hành tương đối đầy đủ, tất cả các văn bản này đều được áp dụng vào trong công việc hàng ngày của cán bộ trong cơ quan, trong quá trình soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… mặc dù văn bản được ban hành làm cơ sở pháp lý để thực hiện nhưng bên cạnh đó một số văn bản được ban hành ra tại cơ quan vẫn còn sai về thể thức, lỗi chính tả… những vấn đề liên quan đến công tác văn thư-lưu trữ được thể hiện trong các văn bản sau:
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thư-lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quả lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.
Bên cạnh việc thực hiện các văn bản quy định của Nhà nước đã ban hành về công tác văn thư. UBND huyện Lục Nam cũng đã ban hành quy định riêng của cơ quan về công tác văn thư như sau: Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 08/05/2014 về ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn
huyện Lục Nam(xem phụ lục 02); Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày
04/9/2013 cảu UBND tỉnh Bắc Giang về việc ban hành Quy định công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn tình Bắc Giang và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ. Trong quy chế nêu rất rõ các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho cán bộ trong cơ quan. Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ trong quy chế là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng đối với các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Các văn bản do cơ quan Nhà nước và UBND huyện Lục Nam ban hành ra nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, giảm sự chồng chéo giữa các khâu nghiệp vụ, giúp cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện đúng các quy định về quá trình làm việc liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi-đến, công tác lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hơn nữa, các văn bản còn nhằm giúp cán bộ làm công tác văn thư nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí, tầm qua trọng của công tác văn thư trong hoạt động quản lý nhà nước.
Hàng năm UBND huyện Lục Nam vẫn áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước vào công tác văn thư-lưu trữ: Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu trữ; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2004/TT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Ngoài việc áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ của Nhà nước UBND huyện Lục Nam hàng năm vẫn ban hành và đưa ra nhưng văn bản về công tác văn thư-lưu trữ để tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư-lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử, các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư- lưu trữ đến toàn thể cán bộ công chức viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Quy chế công tác văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực hiện theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ.
Danh mục hồ sơ cơ quan và bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của vơ quan tổ chức
Hướng dẫn quản lý văn bản đi-đến; lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/09/2013 của UBND tỉnh Bắc Giang.
Sửa đổi bổ sung Quy chế công tác văn thư-lưu trữ theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ của cơ quan tổ chức.
Những văn bản ban hành ra tạo những hành lang, pháp lý làm cơ sở tiền đề cho các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện theo, làm đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước trên tất cả các phương diện. Tất cả công việc đều phải chuẩn, chỉnh đúng yêu cầu. UBND huyện Lục Nam đã quan tâm ban
hành các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ văn thư để phục vụ tốt cho hoạt động quản lý điều hành văn bản của cả cơ quan, tổ chức. Trong Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 8/5/2014 Ban hành Quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam( Ban hành kèm theo Quyết định), nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư-lưu trữ và các quy trình nghiệp vụ văn thư-lưu trữ. Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư-lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các nội dung Quy chế công tác văn thư-lưu trữ của UBND huyện. Bên cạnh đó trong Quy chế cũng nêu rõ nếu cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ không thực hiện đúng theo quy trình nghiệp vụ cũng bị xử phạt theo Quy chế đã đưa ra, góp phần cho công tác văn thư-lưu được hiệu quả và đồng bộ hơn.
Trong những năm qua UBND huyện Lục Nam vẫn thường xuyên triển khai các kế hoạch về văn thư-lưu trữ. Thực hiện công văn số 96/SNV- CCVTLT ngày 22/3/2013 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang về hướng dẫn nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư-lưu trữ năm 2013. UBND huyện Lục Nam đã xây dựng kế hoạch nhiệm vụ công tác văn thư-lưu trữ số 14/KH-UBND ngày 29/3/2013 nhằm kiện toàn tổ chức, hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị, để thực hiện tốt việc chỉ đạo, điều hành, đáp ứng yêu cầu, cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay. Đồng thời, kế hoạch đưa ra nhằm đảm bảo thực hiện có nề nếp công tác văn thư-lưu trữ, đẩy nhanh việc chỉnh lý thu thập và tăng cường công tác bảo vệ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan đơn vị.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong các khâu nghiệp vụ, các văn bản chỉ đạo của Nhà nước và UBND ban hành hàng năm vẫn chưa được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc, còn hời hợt, thiếu tính chính xác, dẫn tới công việc còn tồn đọng. Chính vì vậy mà cơ quan cần ban hành và đưa ra nhiều văn bản về Quy chế văn thư-lưu trữ hơn để cho cán bộ làm văn thư lưu trữ thấy được tầm quan trọng và giá trị của