8. Cấu trúc của đề tài
2.1.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Công việc lập hồ sơ hiện hành là một hoạt động rất quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức. Mục đích của công việc lập hồ sơ là góp phần cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, góp phần nâng cao chất lượng công việc của cán bộ, công nhân viên chức trong cơ quan. Lập hồ sơ cũng giúp cho các cơ quan giữ được đầy đủ các tài liệu, để minh chứng cho hoạt động hàng ngày của cơ quan. Trong thời gian tìm hiểu, khảo sát tại huyện UBND huyện Lục Nam tôi đã được làm công việc chỉnh lý tài liệu của năm 2014 và đưa vào lập hồ sơ.
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hiện nay, UBND huyện Lục Nam cũng ban hành Quyết định số 5447/QĐ-UBND ngày 12/10 /2015 về Ban hành Danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ cơ quan năm 2015. Hướng dẫn số 1282/HD-UBND ngày 12/10/2015 về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan phải đầy đủ các thành phần, đúng thời hạn và đúng quy định.
Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu của UBND huyện như sau:
Ví dụ 1: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:
- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị - Chương trình hội nghị
- Lời khai mạc
- Dự thảo báo cáo tổng kết - Các báo cáo tham luận
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên - Nghị quyết hội nghị
- Biên bản hội nghị.
Ví dụ 2: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ.
- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ. - Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị. - Các tài liệu về lý lịch và quá trình công tác của các cán bộ.
- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán bộ đề nghị bổ nhiệm.
- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm.
Hồ sơ của UBND huyện đã được biên mục đầy đủ và nộp lưu vào cơ quan đúng thời hạn. Thời gian nộp lưu tài của của 02 cơ quan thường trực HĐND- UBND huyện là:
- Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ khi công việc kết thúc
- Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng kể từ khi công việc được quyết toán
- Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc
- Sau 5 năm các đơn vị nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử và phải có chứng từ giao nhận.
Tuy nhiên, đã được ban hành các văn bản hướng dẫn về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, nhưng đến nay các phòng ban vẫn chưa tiến hành lập hồ sơ công việc cho công việc của phòng ban mình. Đây là một hạn chế trong việc tổ chức nghiệp vụ văn thư cần được khắc phục.
2.1.2. Tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ