8. Cấu trúc của đề tài
2.1.1.3. Công tác tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý con dấu tại cơ quan vẫn được thực hiện theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/9/2009 của Chính phủ quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 về quản lý và sử dụng con dấu. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư và thực hiện theo quy chế văn thư của cơ quan, trong quy chế nêu rất rõ công việc của cán bộ văn thư chỉ được sử dụng con dấu khi con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi văn bản đó đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
Văn thư văn phòng có trách nhiệm quản lý con dấu có gắn quốc huy và dấu chức danh của HĐND-UBND huyện và con dấu cơ quan văn phòng, không để người không có trách nhiệm sử dụng con dấu tùy tiện. Khi văn thư vắng mặt phải có người thay thế theo sự phân công của Lãnh đạo văn phòng và có biên bản giao nhận.
Việc đóng dấu chỉ thực hiện khi văn bản đã đảm bảo đúng thể thức và có chữ ký của Thường trực HĐND-UBND hoặc của Lãnh đạo văn phòng.
dấu mực quy định
Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên phải, khi đóng dấu nhầm thì phải thực hiện ký lại và đóng dấu văn bản lại.
Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản thì đóng dấu treo ở góc bên trái, trùm một phần tên cơ quan. Văn bản nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang. Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ lên văn bản.
* Về bảo quản con dấu: Con dấu của UBND huyện Lục nam được cán bộ
văn thư để đúng nơi quy định, bảo quan ngăn lắp, cẩn thận và không làm bị biến dạng con dấu. Con dấu được bảo quản một cách khoa học, được cất giữ trong tủ, có ngăn phân loại từng loại dấu và trên mỗi con dấu đều được đánh dấu kí hiệu riêng biệt để tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.