8. Cấu trúc của đề tài
2.1.4. Tổ chức, quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
Tất cả các văn bản ban hành đều được xuất phát từ nhu cầu thiết yếu của việc ban hành văn bản để thực hiện chỉ đạo của các cơ quan cấp trên và điều chỉnh các vấn đề đặc thù của địa phương, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, mục tiêu phát triển kinh tế-xã hội, đảm bảo sự ổn định tình hình chính trị, góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn huyện. Hầu hết các văn bản ban hành đều đảm bảo các yêu cầu về yêu cầu kĩ thuật soạn thảo, nội dung đúng với chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, phù hợp với Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
UBND huyện có quy định cụ thể chế độ xây dựng, ban hành cho từng loại văn bản như: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường…Công tác soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành, ký văn bản, ban hành văn bản đảm bảo đúng quy định với từng loại văn bản.
Công tác kiểm tra, rà soát văn bản quy phạm pháp luật đã được UBND huyện tập chung chỉ đạo và tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả, 100% văn bản quy phạm pháp luật do UBND huyện ban hành đều được kiểm tra chặt chẽ theo quy định.
- Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư, lưu trữ.
Để đánh giá công tác văn thư, lưu trữ hàng năm Văn phòng HĐND & UBND kiểm tra 6 tháng đầu năm về công tác văn thư để báo cáo lên UBND. Cán bộ văn thư của văn phòng là người chịu trách nhiệm, kiểm tra, đôn đốc, trực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các đơn vị trực thuộc theo sự hướng dẫn của Chánh văn phòng.
2.1.4. Tổ chức, quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu trữ thư-lưu trữ
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ là việc áp dụng công nghệ tin học để soạn thảo văn băn, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ
yêu cầu quản lý văn bản đi-đến và tra tìm thông tin trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất hiệu quả công tác cơ quan, tổ chức, và tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu trữ còn giúp các cơ quan tổ chức có thể kết hợp sử dụng tài liệu điện tử trong giao dịch công việc hàng ngày, lập hồ sơ tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
-Khai thác thông tin văn bản bằng mạng Lan, mạng internet
Mạng Internet là mạng máy tính rộng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet. Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dùng tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào.
Mạng Lan là viết tắt của từ tiếng Anh Local Area Network được tạm dịch là mạng máy tính nội bộ, giao tiếp này cho phép các thiết bị kết nối với nhau để cùng làm việc và chia sẻ dữ liệu. Kết nối này được thực hiện thông qua sợi cáp Lan hay Wifi (không dây) trong không gian hẹp, chính vì thế nó chỉ dùng được ở một phạm vi giới hạn như phòng làm việc, cơ quan…
Một mạng Lan tối thiểu cần có máy chủ( server), các thiết bị ghép nối, máy tính con và dây cáp để kết nối lại máy tính với nhau. Trong thời đại của hệ điều hành MS-DOS, máy chủ mạng Lan thường sử dụng phần mềm Novell Netware. Ngày nay hầu hết máy chủ sử dụng hệ điều hành Window, và tốc độ mạng Lan có thể lên đến 10 Mbps, 100 Mbps hay thậm chí là 1Gbps.
-Ứng dụng công nghệ thông tin và soạn thảo văn bản bằng máy tính
Hiện nay việc soạn thảo văn bản của UBND huyện Lục Nam thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính và các thiết bị khác như máy photocoppy, máy in, máy scan văn bản… Sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo sẽ trình cho
lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để kiểm tra và chỉnh sửa đến khâu cuối cùng và các công tác đó đều được tiến hành qua mạng nội bộ của cơ quan( hay còn được gọi là hòm thư điện tử ). Khi hoàn chỉnh việc soạn thảo thì văn bản sẽ được chuyển nên mạng nội bộ đến người có thẩm quyền ký duyệt. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo văn bản đã đem lại hiệu quả cao trong công việc, giúp giảm thiểu thời gian chuyển giao văn bản bằng thư tay, thay vào đó các văn bản được gửi lên mạng nội bộ của cơ quan, qua sự kiểm duyệt của lãnh đạo.
Tuy nhiên, việc ứng dụng phần mềm vẫn còn có những hạn chế nhất định, quá trình thực hiện bộc lộ nhiều hạn chế bất cập trong việc chuyển giao văn bản. Hầu hết, ở cơ quan hiện nay chỉ dừng ở việc nhận văn bản qua thư điện tử, sau đó in ra và đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký, trình và chuyển giao như văn bản giấy.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản
Năm 2012 UBND huyện Lục Nam đã đưa phần mềm EOFFICE vào để sử dụng quản lý văn bản đi- đến. Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam cũng đưa ra hệ thống thư điện tử vào hoạt động của cơ quan trong việc giải quyết văn bản. Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đã giúp cho việc quản lý văn bản đi-đến được thuận lợi, nhanh chóng, công tác tra tìm văn bản, phục vụ tài liệu cũng chính xác hơn, giảm bớt thời gian, tiết kiệm chi phí cho việc gửi nhận văn bản đi-đến.
2.2.Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư –trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam thực hiện các nghiệp vụ văn thư –lưu trữ của cơ quan mình theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
huyện được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 13/2009/QĐ-UBND và Quyết định số 382/QĐ-UBND ngày 21/4/2014 của UBND huyện Lục Nam. Theo quy định, việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được thực hiện vào quý IV hàng năm. Ngoài việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư-lưu trữ theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, Văn phòng UBND cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư-lưu trữ theo quy chế của cơ quan ban hành tại Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 8/5/2014 về việc ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam.