8. Cấu trúc của đề tài
2.1.2.4. Công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê.7
Thống kê cho chúng ta biết được những số liệu chính xác, con người làm công tác lưu trữ… Theo báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2014.( Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ).Hiện nay VP HDND-UBND huyện Lục Nam mới chỉ có mục lục hồ sơ vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra tìm tài liệu.
Công cụ tra tìm tài liệu của UBND huyện Lục Nam vẫn thực hiện theo phương truyền thống. Chưa được ứng dụng công nghệ thông tin, điều này cho thấy công tác lưu trữ tại huyện còn chưa được trang bị về mặt kỹ thuật cũng như nhân sự làm công tác lưu trữ còn hạn chế.
Qua khảo sát tình hình thực tế tại UBND huyện Lục Nam cùng với việc tổng hợp những thông tin trong một số văn bản đã ban hành đúng theo quy định pháp luật, tôi có được những con số thống kê, khái quát về tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam tính đến ngày 31/12/2014 ( Theo báo cáo thống kê tổng hợp côngtác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2014) như sau:
Tài liệu hành chính
-Tổng số phông/sưu tập lưu trữ: 01
-Phông sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 01
-Tổng số mét giá tài liệu: 150m -Đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 140m -Quy ra mét giá tài liệu: 140m -Hồ sơ/đơn vị bảo quản: 140 hồ sơ Tài liệu chuyên môn
-Tổng số mét giá tài liệu: 60m -Đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 60m -Quy ra mét giá tài liệu: 60m -Hồ sơ/đơn vị bảo quản: 60 hồ sơ