8. Cấu trúc của đề tài
2.1.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, khôi phục hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.6
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: - Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Theo báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2014.( Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ).
Loại hình tài liệu đưa ra chỉnh lý chủ yếu là tài liệu hành chính. Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý của UBND huyện Lục Nam tính đến ngày 31/12 năm 2014 là 140 mét giá đối với tài liệu giấy, tài liệu chuyên môn là 60 mét giá. Quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện đúng theo hướng dẫn của Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Toàn bộ tài liệu khi chỉnh lý xong đã đưa vào hộp bảo quản tại tầng 4 kho lưu trữ của UBND huyện Lục Nam. Nhằm tạo điều kiện cho khai thác và sử
dụng.
Công tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện tương đối tốt. Bên cạnh việc lập hồ sơ tại cơ quan thuộc diện nộp lưu, tại lưu trữ lịch sử huyện việc chỉnh lý tài liệu cũng được thực hiện thường xuyên, nhằm loại bỏ những tài liệu bị trùng thừa và những tài liệu hết giá trị lịch sử.