8. Cấu trúc của đề tài
2.1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn
Văn phòng HĐND-UBND huyện
* Các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện:
Tài liệu hành chính: Là thành phần chủ yếu và được hình thành trong quá trình hoạt động của văn phòng. Những tài liệu này do cơ quan cấp trên gửi xuống: Chính phủ, các Bộ, các Sở, ban ngành UBND huyện Lục Nam; do cơ quan cấp dưới gửi lên: các xã, thị trấn, các huyện trong tỉnh Bắc Giang.
Đối với UBND huyện Lục Nam, tài liệu hành chính chiếm số lượng lớn. Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinh tế-xã hội của cơ quan. Khối tài liệu này bao gồm các loại văn bản quản lý nhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động của cơ quan. Đó là các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị và các hình thức văn bản hành chính khác.
Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu, phát minh, sáng chế, thiết kế xây dựng các công trình xây
dựng cơ bản, thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp, điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thủy văn, trắc địa, bản đồ…
Trong hoạt động của UBND huyện, tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu là tài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và một số ít tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứu khoa học liên quan đến cơ quan. Các công trình trên địa bàn huyện như: Công trình xây dựng Trường học, xây dựng trụ sở HĐND-UBND, công trình hệ thống thủy lợi của các xã trong địa bàn huyện, công trình đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế của huyện.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài liệu nghe nhìn): Là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu khoa học, và các cá nhân. Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Loại hình tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh.
Trong những tài liệu trên, ở UBND huyện hiện nay tài liệu ảnh là phổ biến nhất và có số lượng đáng kể phản ánh các hoạt động của cơ quan trên các lĩnh vực. Tài liệu ghi âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động văn hoá, văn nghệ, tuyên truyền
Tài liệu điện tử: Bao gồm các tệp văn bản, dữ liệu, phần mềm tài chính kế toán, quản lý đất đai, văn phòng…
* Đặc điểm của tài liệu lưu trữ của Văn phòng HDND-UBND huyện:
-Tài liệu lưu trữ UBND huyện chứa đựng những thông tin quá khứ
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ. Đó là phản ánh các sự vật hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả lao động và sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những hoạt động của cơ quan, các nhà khoa học, văn hóa nổi tiếng.
Ví dụ: Tài liệu lưu trữ của UBND huyện cũng phản ánh mọi mặt của đời
sử trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
-Tài liệu lưu trữ UBND huyện có tính chính xác cao
Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Vì vậy, nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và phản ánh một cách trung thực về sự vật hiện tượng. Bởi vì, nó được sản sinh ra cùng với thời điểm của sự vật, hiện tượng mà nó phản ánh. Với đặc điểm của đó, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin cấp một và được đảm bảo chính xác, trung thực bằng các yếu tố thể thức mang tính pháp lý.
Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính có đầy đủ các yếu tố thể thức văn bản. Tuy nhiên, trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế.
Trong thực tế có những tài liệu được sản sinh trong điều kiện lịch sử không cho phép đạt được tất cả những yêu cầu trên thì chúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng
Ví dụ: Tài liệu lưu trữ trước thời kỳ năm 1954 có những văn bản được
viết tay hoặc đánh máy, in, nhưng nội dung có giá trị thì phải lưu trữ vĩnh viễn vì đa số các tài liệu này có giá trị lịch sử và còn lại rất ít.
-Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bẳng bản sao hợp pháp.4