7. Kết cấu của đề tài
1.2.2. Quy định của tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Điện lực
thành phố Hồ Chí Minh
Đến nay, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ. Tùy theo nhu cầu và điều kiện thực tiễn của mình, mỗi Tập đoàn, doanh nghiệp xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ có khác nhau.
- Đối với EVN, Tập đoàn rất quan tâm đến công tác lưu trữ của toàn ngành, vì vậy hàng năm đều ban hành nhưng văn bản chỉ đạo đến các đơn vị thành viên để hương dẫn, triển khai thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, của Bộ Nội vụ của Nhà nước về các nội dung liên quan đến công tác văn thư lưu trữ một cách nhanh chóng và kịp thời, cụ thể như:
Trong Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam thay thế cho Quyết định số 599/QĐ-EVN ngày 27/3/2018. Trong Quy định này nội dung là hướng dẫn về công tác Văn phòng trong toàn ngành Điện áp dụng đến đơn vị cấp 3. Quy định có 6 chương và 63 điều, cá nhân
đánh giá đây là quy định có thể cho các đơn vị làm “kim chỉ nam” trong hoạt động công tác văn phòng. Quy đinh nêu chi tiết phạm vi áp dụng, giải thích từ ngữ đến trình tự và nguyên tắc quản lý văn bản đi và văn bản đến; Hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy trình lấy ý kiến, ký văn bản và lưu trữ hồ sơ của Hội đồng thành viên; Quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Đặc biệt trong quy định đã dành Chương 3 để quy định về công tác Lưu trữ, trong chương này có 11 điều để hướng dẫn các nghiệp vụ sau: Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cơ quan; Chỉnh lý tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Hủy tài liệu hết giá trị; Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Bảo quản tài liệu điện tử; Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu; Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Quyết định 333 còn quy định về bảo vệ bí mật trong EVN; Khai thác, sử dụng, bảo quản, báo cáo thống kê tiêu hủy tài liệu mật và cam kết bảo vệ bí mật; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
Nhìn chung để ban hành được bảng danh mục này là cả một quá trình khảo sát, đánh giá và tìm hiểu khảo sát toàn ngành, điểm nỗi bật của bảng thời hạn này là có nêu rõ đến những tài liệu cần có trong bộ hồ sơ đó là gì, ví dụ: Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình (địa chất, địa hình, khí tượng, thủy văn…) thì có quy định rõ thành phần trong hồ sơ này gồm có: Hợp đồng khảo sát; Phương án, biện pháp khảo sát; Báo cáo kết quả khảo sát; Quyết định thành lập Hội đồng và Biên bản nghiệm thu Hợp đồng khảo sát…
-Đối với EVNHCMC trong Quyết định số 2722/QĐ-EVNHCMC ngày 17/6/2019 về việc ban hành danh mục hồ sơ của các Ban chức năng tại cơ quan Tổng Công ty Điện lực thành phố Hồ Chí Minh. Trong quyết định này đã ban hành rõ danh mục hồ sơ của các Ban trực thuộc và thời hạn bảo quản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ ở EVNHCMC.
Như vậy, các tập đoàn kinh tế Nhà nước nói chung và EVN nói riêng trên cơ sở Luật Lưu trữ đã ban hành các văn bản hướng dẫn, cụ thể hóa công tác lưu trữ trong tập đoàn, doanh nghiệp mình. Từ đó, công tác lưu trữ tài liệu của các doanh
nghiệp Nhà nước đi vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các tập đoàn, doanh nghiệp Nhà nước.
Tiểu kết chương 1
Trong chương này, tác giả đã đi vào những vấn đề cơ bản về khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh nghiệp. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Nội dung cốt yếu của chương là những vấn đề lý luận chung là tiền đề, là cơ sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Cơ quan EVNHCMC.
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH