7. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế khuyết điểm
- Nhân lực bố trí cho công tác lưu trữ còn mỏng nên khó khăn cho công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ có mặt hiệu quả chưa cao.
- Chưa chú trọng ứng dụng CNTT phục vụ công tác lưu trữ, đẩy mạnh số hóa tài liệu, ứng dụng CNTT trong giao dịch điện tử và sử dụng tài liệu điện tử.
- Đầu tư kinh phí cho hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ chưa ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
- Vì chưa có các công cụ đánh giá nhân viên làm công tác lưu trữ nên chưa phát huy hết vai trò trách nhiemj của họ trong thực hiện nhiệm vụ.
- Chưa xây dựng được “Danh mục thành phần tài liệu hành chính của EVNHCMC cần được bảo quản vĩnh viễn".
Tiểu kết chương 2
Trong chương này đi từ khái quát cơ cấu tổ chức và hoạt động của EVNHCMC, tác giả đã đi sâu khảo sát đánh giá việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan EVNHCMC với các nội dung: Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ; tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ; Ban hành các văn bản quy định về quản lý công tác lưu trữ; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ và hoạt động tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ. Từ đó, rút ta ưu điểm, hạn chế và chỉ rõ nguyên nhân của các mặt hạn chế này. Đây chính là cơ sở thực tiễn quan trọng cùng với cơ sở lý luận trong Chương 1 để tác giả đề xuất các giải pháp mang tính thực tiễn nhằm tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ tại Cơ quan EVNHCMC để phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý, điều hành SXKD đạt hiệu quả hơn ở Chương 3.
Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1. Định hướng hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC1
Để hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC trên cơ sở thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, khi xây dựng các giải pháp cần tuân thủ các định hướng sau:
3.1.1. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với xu hướng phát triển của EVNHCMC
EVNHCMC có các đặc điểm như về nguồn gốc hình thành, về quy mô, về cơ cấu tổ chức, về sở hữu vốn ... Những đặc điểm này đòi hỏi phải có hình thức tổ chức và quản lý công tác lưu trữ cho phù hợp để đạt mục tiêu đã đặt ra. Do vậy, khi hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC cần thực hiện tốt:
- Thứ nhất, EVNHCMC được hình thành trên cơ sở chuyển đổi, tổ chức, sắp xếp lại doanh nghiệp sau năm 1975, nhà nước là chủ sở hữu 100% vốn điều điều lệ, các doanh nghiệp thành viên có vị trí, vai trò then chốt. Do đó, trừ TLLT của một số ít các doanh nghiệp thuộc đa sở hữu, còn phần lớn tài liệu vẫn thuộc sở hữu nhà nước. Trong đó có khối lượng lớn tài liệu của các doanh nghiệp tiền nhiệm trước đây. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của EVNHCMC trong giai đoạn hiện tại cần lưu ý đến đặc điểm này để đảm bảo không làm mất đi những tài liệu có giá trị vốn thuộc sở hữu nhà nước.
- Thứ hai, EVNHCMC tổ chức theo mô hình Công ty mẹ và công ty con, thực tế cho thấy Công ty mẹ không thể trực tiếp quản lý công tác lưu trữ xuống tận các công ty con. Mặt khác, mối liên kết giữa Công ty mẹ và các công ty con, giữa các công ty con với nhau cũng rất khác nhau, phụ thuộc vào tỷ lệ vốn, vào thỏa thuận hoặc hợp đồng. Vì vậy, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của EVNHCMC phải tính đến đặc điểm này để phát huy tối đa tính liên kết, gắn bó trong việc khai thác, trao đổi thông tin, chia sẻ lợi ích linh hoạt và phù hợp.
1 Ý tưởng khoa học của nội dung này được chúng tôi tham khảo từ một số kết quả nghiên cứu của TS. Nguyễn Thị Kim Bình, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quôc gia Hà Nội
- Thứ ba, EVNHCMC có quy mô lớn về vốn và tài sản. Đây là thế mạnh trong việc đầu tư để có thể hình thành mô hình lưu trữ hiện đại, có phương thức hoạt động linh hoạt, có khả năng gia tăng giá trị thông tin của TLLT, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, phạm vi hoạt động của EVNHCMC cũng là yếu tố cần quan tâm để tổ chức công tác lưu trữ khoa học, phù hợp và hiệu quả. Thực tế, địa bàn hoạt động của EVNHCMC rộng. Do đó, cần tạo điều kiện cho việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, CNTT để gia tăng giá trị thông tin của TLLT, tạo khả năng tiếp cận, khai thác, sử dụng, chia sẻ TLLT của các đơn vị thành viên thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả.