7. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu
trữ trong EVNHCMC
Thực tế cho thấy, bên cạnh các văn bản pháp lý do các cơ quan nhà nước ban hành, thì EVNHCMC cần hoàn thiện các quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ để áp dụng tại doanh nghiệp mình dễ dàng và hiệu quả. Bởi lẽ, vấn đề lưu trữ tài liệu hơn ai hết, chính doanh nghiệp là người hiểu rõ và sâu sắc nhất về nhu cầu cũng như khả năng áp dụng các quy chế, quy trình công tác lưu trữ tại cơ quan mình. Qua phân tích thực trạng, nổi lên một vấn đề là hệ thống quy chế, quy trình công tác lưu trữ do EVNHCMC đặt ra không thiếu, song khi áp dụng lại không đầy đủ hoặc áp dụng chưa phù hợp, chưa năng suất. Nguyên nhân của vấn đề này là do chưa được cập nhật, bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ quan, mà rập khuôn máy móc từ các văn bản cấp trên nên chưa thực sự phù hợp với EVNHCMC.
Hiện nay, về thực hiện công tác lưu trữ tại EVNHCMC thực hiện theo các văn bản sau: Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam thay thế cho Quyết định số 599/QĐ-EVN ngày 27/3/2018; Quyết định số 2722/QĐ-EVNHCMC ngày 17/6/2019 về việc ban hành Danh mục hồ sơ của các Ban chức năng tại cơ quan Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh; Văn bản số 1996/EVNHCMC-VP ngày 08/5/2020 về việc Triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020. Để bảo đảm công tác lưu trữ ở EVNHCMC và các công ty thành viên được thông suốt, thời gian tới EVNHCMC cần làm tốt các vấn đề sau:
Trước hết, cụ thể hóa các văn bản về công tác lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của EVN cho phù hợp với đặc thù họa động của EVNHCMC bảo đảm cho công tác lưu trữ có hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, tiến hành tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến từng bộ phận, phòng ban để thống nhất thực hiện trong toàn Tổng công ty. Các quy định, hướng dẫn này sẽ bao gồm tất cả các quy trình quản lý tài liệu đi, tài liệu đến, tài liệu lưu trữ theo cấp độ, cách thức lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, để hệ thống quản lý lưu trữ tài liệu đi vào hoạt động có hiệu quả và
thiết thực, EVNHCMC cần nghiên cứu và tổ chức cơ cấu nhân sự để xác lập vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các bộ phận, phòng ban và nhân sự chuyên môn trong tổ chức quản lý công tấc lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu, thiết lập hệ thống quản lý hồ sơ... tại cơ quan mình.
Bên cạnh đó, EVNHCMC cần tiến hành nghiên cứu để đề ra các quy định cụ thể hóa về quản lý tài liệu lưu trữ sao cho phù hợp với điều kiện thực tế và việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ kinh tế của mình. Trong phạm vi đề tài, đề tài đề xuất xác định cụ thể danh mục phân loại tài liệu cho lưu trữ trong EVNHCM [Phụ lục 12]. Bổ sung các hình thức khen thưởng, chế tài về xử phạt để làm cơ sở xử lý các trường hợp vi phạm quy định, làm thất thoát, mất mát, hỏng hóc tài liệu lưu trữ. Đồng thời, nghiên cứu, xây dựng chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ như quy trình xác định giá trị tài liệu, các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu; quy trình thu thập, bồ sung tài liệu, để áp dụng thống nhất trong toàn EVNHCMC Xây dựng thống nhất các biểu mẫu trong quy chế, quy trình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu. Các loại biểu mẫu hành chính, các văn bản thông dụng được chuẩn hóa theo quy định và công bố công khai trên mạng nội bộ để thuận tiện sử dụng. Các biểu mẫu chứa đựng các thông tin đơn cụ thể, không chồng chéo mâu thuẫn và phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Danh sách các biểu mẫu phải được tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lý, cập nhật kịp thời để giúp các đơn vị, phòng ban có thể tìm chính xác các biểu mẫu cần thiết một cách dễ dàng và nhanh chóng trên mạng nội bộ của doanh nghiệp đó. Các thư mục chứa các mẫu văn bản được tạo ra theo hệ thống, giúp cho việc tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác phục vụ tốt nhất cho hoạt động của EVNHCMC [Phụ lục 6].
3.2.3. Bổ sung số lượng và nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ trong EVNHCMC
Sự phát triển của khoa học - công nghệ đã đặt ra yêu cầu lưu trữ và sử dụng tài liệu ngày càng cao. Yêu cầu này đã tác động mạnh mẽ đến công tác đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn thư – lưu trữ trong giai đoạn mới sao cho đáp ứng nhu cầu xã hội về phát triển năng lực, tri thức và các kỹ năng công nghệ thông tin.
EVNHCMC là đơn vị cấp 2 trực thuộc EVN, quản lý phân phối điện cho địa bàn TP. Hồ Chí Minh, mảng công tác chính là kinh doanh mua bán điện năng nên trên thực tế khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ trong đơn vị cũng khá nhiều. Tuy nhiên, theo mô hình tổ chức của EVN thì trong các đơn vị không thành lập phòng văn thư, lưu trữ riêng biệt mà tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt trong Văn phòng TCT theo bộ phận văn thư, lưu trữ nên tại EVNHCMC cũng tuân theo quy định này. Tại Cơ quan EVNHCMC người làm công tác lưu trữ chỉ có một nhân sự được đào tạo qua trình độ Đại học còn nhân viên kiêm nhiệm chỉ được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngắn hạn.
Bên cạnh những thuận lợi do tài liệu lưu trữ mang lại, các doanh nghiệp hiện đang gặp không ít khó khăn trong quá trình quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan mình. Một trong những nguyên nhân đó chính là nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ còn hạn chế, một số chưa được đào tạo, bồi dưỡng hay tập huấn đầy đủ về công tác quản lý lưu trữ tài liệu doanh nghiệp. Để công tác lưu trữ trong EVNHCMC có hiệu quả cao, thời gian tới cần thực hiện tốt các vấn đề sau:
Thứ nhất, bố trí thêm nhân sự làm công tác lưu trữ tại Văn phòng TCT ngoài
01 chuyên viên phụ trách như hiện nay cần bố trí thêm một đến hainhân sự kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ để bảo đảm cho công tác lưu trữ tại đây chặt chẽ có hiệu quả cao.
Thứ hai, cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức mới về
nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các nhân viên kiêm nhiệm, kể cả nhân viên trong giai đoạn thử việc. Sau quá trình tuyển dụng, việc định hướng và huấn luyện cho các nhân viên mới một cách bài bản sẽ quyết định đến hiệu quả làm việc về sau của đội ngũ nhân viên, giữ họ ở lại lâu dài với doanh nghiệp, giảm chi phí đào tạo lại. Nội dung đào tạo bao gồm các chính sách về quản lý hồ sơ của cơ quan, các tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn và trách nhiệm của các nhân viên trong các quy trình đó. Nội dung đào tạo được cập nhật thường xuyên mỗi khi có sự thay đổi, nâng cấp trong hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu. Ngoài ra, tiến hành đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và những kỹ năng cơ bản như giao tiếp, làm việc nhóm..., tạo điều kiện cho nhân viên tiếp xúc và trau dồi thêm kinh nghiệm ở những công việc liên quan
đến phạm vi mà họ đảm trách hoặc tìm hiểu công việc của các phòng ban khác để họ nắm bắt được tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp.
Thứ ba, bên cạnh công tác đào tạo và đào tạo lại, EVNHCMC cần thiết thiết
lập các công cụ đánh giá nhân viên làm công tác lưu trữ. Có rất nhiều phương pháp để đánh giá thực hiện công việc, tuy nhiên công cụ KPI (Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc) đang là một phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm sử dụng. KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý thực hiện các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng cá nhân, thông qua đó giúp cho việc đánh giá trở nên công bằng và minh bạch hơn, đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Công tác lưu trữ là một phần trong công tác văn thư – lưu trữ, do đó đánh giá việc thực hiện công tác này được lồng ghép vào phần đánh giá chung của công tác văn thư – lưu trữ và sẽ thuộc trách nhiệm của Văn phòng EVNHCMC. Chuyên viên lưu trữ của Văn phòng EVNHCMC xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh kiêm nhiệm công tác lưu trữ, người quản lý hồ sơ bao gồm các trách nhiệm chính mà người đảm nhận công việc phải thực hiện; các chỉ số đánh giá theo tháng, quý, năm; thang điểm. Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
3.2.4. Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệu trong EVNHCMC
Cùng với những giải pháp về con người, chúng ta cũng cần phải dặt ra giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ. Có như vậy, công tác lưu trữ mới thực sự có được tiền đề vững chắc để phát triển và đóng góp vào hiện quản sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Tổng Công ty có xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đặt tại Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc – khu công nghiệp Vĩnh Lộc số 5, phường Bình Hưng Hòa B, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, còn bố trí 03 kho lưu trữ không chuyên dụng tại trụ sở làm việc của EVNHCMC gồm: Một kho lưu trữ cho văn bản đến, một kho dành cho văn bản đi và một kho cho ban Tài chính kế toán. Đồng thời, mỗi Ban sẽ có một phòng lưu trữ tài liệu ngay tại phòng làm việc để lưu
trữ hồ sơ. Tuy nhiên kho lưu trữ chuyên dụng chất lượng bảo đảm nhưng xa Văn phòng TCT gây không ít khó khăn cho công tác lưu trữ cũng như khai thác sử dụng nhưng tài liệu. Các kho lưu trữ không chuyên dụng ngay Cơ quan nhưng đã xuống cấp, thấm nước làm ẩm hồ sơ tài liệu nếu để thời gian nữa sẽ nguy hại cho các tài liệu lưu trữ ở đây. Tổng công ty cần có kinh phí hàng năm cho công tác văn thư – lưu trữ nói chung công tác lưu trữ, bảo quản TLLT nói riêng. Kinh phí, chi phí mua sắm trang thiết bị, chỉnh lý tài liệu, vận chuyển, phục vụ công tác lưu trữ được trích từ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo EVNHCMC có trách nhiệm đảm bảo nguồn kinh phí phục vụ công tác lưu trữ. Đó thực sự là một giải pháp hữu hiệu góp phần không nhỏ vào việc khắc phục hạn chế, cải thiện chất lượng công tác lưu trữ của Tổng công ty. Phương hướng chung là đầu tư kinh phí xây dựng cải tạo các kho lưu trữ hiện có, bảo trì, nâng cấp cơ sở vật chất – kỹ thuật, thay thế các máy móc, thiết bị lỗi thời, hư hỏng. Đồng thời cũng hướng tới đầu tư xây dựng kho, phòng lưu trữ và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cho các Công ty thành viên đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ trong tình hình mới.
Ngoài ra, cần đầu tư trang bị hệ thống công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin tại cơ quan, đơn vị mình. Hầu hết trong các quy trình tổ chức quản lý tài liệu tại các doanh nghiệp khảo sát đều đề cập rất rõ đến vai trò của cấp quản lý, cũng như phân định chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên thuộc bộ máy quản lý trong công tác tổ chức quản lý tài liệu. Hệ thống lưu trữ được tạo lập và duy trì được hiệu quả thực hiện một phần phụ thuộc vào sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát, kịp thời của cấp quản lý. Hiện nay, cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài liệu cũng như tài liệu điện tử tại EVNHCMC khá hiện đại và đầy đủ. Tuy nhiên, để thực hiện được các mục tiêu quản lý tài liệu điện tử, đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin sẵn có để đáp ứng các yêu cầu phát triển không ngừng của công nghệ thông tin:
- Xây dựng mới, mua sắm, bảo trì, nâng cấp phần mềm, áp dụng các phần mềm mới về quản lý tài liệu, chẳng hạn như các phần mềm e-DMS, Lạc Việt DMS, Docuflo DMS, VcSoft DMS, Project Explorer...
- Xây dựng, cập nhật, duy trì và sao lưu cơ sở dữ liệu, các hệ thống thông tin quản lý để làm cơ sở giải quyết, xử lý công việc hàng ngày tại doanh nghiệp.
- Xây dựng, duy trì, nâng cấp hệ thống kỹ thuật và nghiệp vụ đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu.
- Xây dựng, bổ sung các quy định, quy chế về quản lý, khai thác và bảo trì các hệ thống thông tin.
Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu cũng cần được cập nhật liên tục và đầy đủ. Để phục vụ đắc lực cho công tác lưu trữ, cơ sở dữ liệu nhất thiết phải có đường liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của nhà nước có liên quan đến ngành nghề, làm cơ sở cho các quyết định lãnh đạo của cấp quản lý, làm tư liệu tham khảo phục vụ cho xử lý công việc của nhân viên.
3.2.5. Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ tài liệu ở EVNHCMC
Trong những năm qua, Chính phủ cũng như EVN ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ. Đối với EVNHCMC cũng chủ động thiết lập nhiều quy chế, quy trình quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhằm hướng dẫn quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở EVNHCMC cũng như các Công ty thành viên. Song, các quy định, hướng dẫn trên khi được áp dụng vào thực tế phong phú, đa dạng vẫn có thể xảy ra sai sót, sơ hở hoặc chưa được thực hiện thống nhất, đồng bộ. Để kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình tổ chức thực hiện, đồng thời nêu gương những điển hình tiêu biểu, những cách làm hay… và thường xuyên tiến hành công tác kiểm tra, giám sát.
Việc kiểm tra, giám sát không đơn thuần là khâu cuối cùng của hoạt động tổ chức quản lý mà phải được thực hiện đan xen trong suốt quá trình triển khai thực hiện các văn bản pháp luật, các nội quy, quy chế do doanh nghiệp đặt ra vào đời sống kinh tế của doanh nghiệp. Bởi lẽ, hoạt động quản lý của doanh nghiệp không chỉ là đề ra các chính sách, nội quy thực hiện tại doanh nghiệp, mà thông qua công tác kiểm tra, giám sát, các chính sách, nội quy của doanh nghiệp trở nên hoàn chỉnh hơn, hiệu quả của công tác quản lý tại doanh nghiệp cũng được nâng cao. Kiểm tra, giám sát cần trở thành một công tác định kỳ, là một nội dung lãnh đạo quan trọng của các cấp quản lý doanh nghiệp. Vai trò của cấp quản lý đặc biệt quan trọng trong mối liên hệ giữa việc lập kế hoạch - thực hiện – kiểm tra - đánh giá. Chính cấp quản
lý là người trực tiếp chỉ đạo, chịu trách nhiệm về việc duy trì hệ thống lưu trữ cho