7. Kết cấu của đề tài
2.2. Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý CTLT là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý CTLT có chức năng giúp lãnh đạo quản lý CTLT trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về CTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Qua khảo sát thực tế, Cơ quan EVNHCMC đã có bộ phận văn thư và lưu trữ thuộc Văn phòng. Đối với EVN có thành lập Phòng Văn thư và Lưu trữ riêng còn EVNHCMC tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty. Bộ phận Văn thư Lưu trữ của Cơ quan thực hiện các nhiệm vụ để bảo đảm tổ chức công tác văn thư và công tác lưu trữ ổn định, thống nhất, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Cụ thể là các nhiệm vụ sau:
- Căn cứ các quy định của Nhà nước, tham mưu cho lãnh đạo và xây dựng, trình lãnh đạo ký ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ chung của toàn đơn vị;
- Căn cứ quy định của pháp luật, quy định của EVN, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của EVN về công tác lưu trữ tại cơ quan EVNHCMC và các đơn vị;
- Nghiên cứu xây dựng bảng Danh mục hồ sơ hàng năm;
- Tiếp nhận, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ của cơ đơn vị theo quy định; - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ và lưu trữ điện tử;
- Bảo quản an toàn TLLT và cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử cơ quan đơn vị; tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng TLLT theo quy định;
- Giao nộp hồ sơ, TLLT vào lưu trữ lịch sử nhà nước theo quy định hiện hành của pháp luật…..
Như vậy, bộ phận Lưu trữ của Cơ quan EVNHCMC được tổ chức cùng bộ phận văn thư thuộc Văn phòng TCT và được quy định các nhiệm vụ một cách rõ ràng.
2.2.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí cán bộ thực hiện công tác lưu trữ
Qua khảo sát thực tế tại EVNHCMC đã có ban hành Quyết định số 4060/QĐ-EVNHCMC ngày 31/12/2015 V/v ban hành Quy định về tiêu chuẩn chức danh chuyên môn nghiệp vụ trong EVNHCMC, trong Quy định này có nêu vị trí tiêu chuẩn cho chức danh Cán sự lưu trữ và Chuyên viên lưu trữ tại đơn vị như sau:
Về vị trí Cán sự lưu trữ
- Chức trách: Là chức danh chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các nhiệm vụ có mức độ ít phức tạp trong lĩnh vực lưu trữ.
-Nhiệm vụ cụ thể:
Xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao về lĩnh vực lưu trữ; Tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện các công việc được giao; Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan được giao theo quy định; Cung cấp, phục vụ thường xuyên và kịp thời cho cán bộ, công nhân viên có nhu cầu tham khảo, học tập, nghiên cứu; Thực hiện các công việc được giao theo sự chỉ đạo của chuyên viên lưu trữ.
- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; Nắm được các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ; Thực hiện được các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hoặc theo sự hướng dẫn của chức danh ngạch cao hơn; Nắm được nguyên tắc bảo việc kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ và máy móc thiết bị; Sử dụng được các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ.
- Yêu cầu trình độ: Có trình độ trung cấp nghiệp vụ lưu trữ; Có trình độ ngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn; Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm EVNHCMC đang ứng dụng trong công tác chuyên môn.
Về vị trí Chuyên viên lưu trữ
- Chức trách: Là chức danh chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện nhiệm vụ có mức độ phức tạp trung bình trong lĩnh vực lưu trữ.
- Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao về lĩnh vực lưu trữ; Soạn thảo các văn bản về quy chế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ; Phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công tác lưu trữ theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất; Tổ chức thu thập, thống kê, lưu trữ số liệu theo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng công ty; Phối hợp với chức danh nghiệp vụ khác liên quan, hướng dẫn chức danh nghiệp vụ ngạch thấp hơn để triển khai công việc.
- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng công ty về công tác lưu trữ; Nắm được các quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật về công tác lưu trữ; Nắm được các quy chế quản lý nội bộ thuộc lĩnh vực công tác; Nắm được các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước; Nắm được kiến thức cơ bản về ngành điện lực để phân loại, tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ; Biết tổ chức các quy trình nghiệp vụ một cách khoa học.
- Yêu cầu trình độ: Có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ. Trường hợp có trình độ đại học khác thì phải qua bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ từ 6 tháng trở lên; Có trình độ ngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn, sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm EVNHCMC đang ứng dụng trong công tác chuyên môn.
Qua khảo sát đánh giá, từ năm 2015 đến nay tại EVNHCMC chưa tuyển dụng mới nhân sự nào cho vị trí nêu trên.
Về công tác bố trí cán bộ
EVNHCMC là đơn vị cấp 2 trực thuộc EVN, quản lý phân phối điện cho địa bàn TP. Hồ Chí Minh, mảng công tác chính là kinh doanh mua bán điện năng. Trên thực tế, hoạt động của EVNHCMC sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ chưa tương xứng với khối lượng công việc cụ thể: Không thành lập phòng Văn thư, lưu trữ riêng biệt mà tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt trong Văn phòng TCT theo bộ phận văn thư, lưu trữ. Tại Cơ quan
EVNHCMC thì được đào tạo qua trình độ Đại học nhưng đối với các nhân viên ở các đơn vị nhỏ hầu như chỉ được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngắn hạn. Đây là vấn đề khó cho công tác lưu trữ của đơn vị vì đại đa số không tốt nghiệp hoặc đào tạo qua trường lớp chuyên ngành mà chuyển từ các đơn vị khác về vì vậy chỉ tối đa là được đào tạo qua một hoặc hai lớp chuyên đề về công tác này nên khó có thể nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình đang thực hiện.
Bảng 2: Biên chế người làm lưu trữ của Cơ quan EVNHCMC
S TT
Đơn vị Số lượng Trình độ
ĐH CĐ-TC Khác
1 Tại Cơ quan EVNHCMC 01 01
(Nguồn: Tổng hợp từ số liệu khảo sát thực tế và từ các báo cáo thống kê công tác lưu trữ hàng năm của EVNHCMC)
- Người làm công tác lưu trữ tại Văn phòng TCT là 01 người. Về trình độ cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Tổng Công ty tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư – lưu trữ (ĐH KHXH &NV).
2.2.3. Ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của EVN nói chung và EVNHCMC nói riêng nhìn chung cũng nhận được sự quan tâm của lãnh đạo. Nhờ vậy, hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ được áp dụng đầy đủ theo các quy định của nhà nước. EVNHCMC hoạt động theo mô hình công ty mẹ con, khi EVN ban hành các văn bản quy định áp dụng trong nội bộ của ngành điện lực về công tác lưu trữ thông thường sẽ xây dựng đến đơn vị cấp 3 để áp dụng trực tiếp, từ cơ sở pháp lý của EVN ban hành những chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ cho toàn ngành Điện lực thực hiện.
Căn cứ những văn bản trên EVNHCMC đã có một số chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ đã được ban hành như:
- Hàng năm, EVNHCMC ban hành Quyết định về việc ban hành bảng danh mục hồ sơ của các Ban Chức năng trong của Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Sau khi xin ý kiến chấp thuận thông qua bảng Danh mục, Văn phòng giao về cho Ban TCNS để ra Quyết định ban hành triển khai áp dụng tại Cơ quan.
- Công văn 1996 /EVNHCMC-VP ngày 08/5/2020 của Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh V/v triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020. Hàng năm, EVNHCMC căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của EVN về công tác văn thư lưu trữ, sẽ cụ thể hóa các nội dung đó vào phương hướng triển khai cho các đơn vị những mục chính cần phải thực hiện và tiến độ thực hiện, định kỳ báo cáo về EVNHCMC để kịp thời hướng dẫn cũng như giải đáp thắc mắc cho đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện.
- Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Sau khi nhận được quyết đinh ban hành cho các đơn vị, EVNHCMC tổ chức tập huấn cho các đơn vị qua hình thực Hội nghị truyền trình, tóm tắt các nội dung của Quy định và cuối cùng là phần thảo luận, giải đáp các thắc mắc của
Nhìn chung, qua khảo sát nhận thấy các văn bản do EVNHCMC ban hành về công tác văn thư – lưu trữ đều có nội dung phù hợp, dễ hiểu, dễ thực hiện, đáp ứng nhu cầu của EVNHCMC trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ và tài liệu.
2.2.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
a) Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ
Được thành lập từ những năm 1964, hơn 50 năm hình thành và phát triển nên khối tài liệu được hình thành khá nhiều.
Bảng 2: Khối lượng tài liệu hiện được bảo quản tại kho lưu trữ của EVNHCMC
Stt Tên đơn vị Khối lượng liệu
Đã chỉnh lý Chưa chỉnh lý
1 Cơ quan TCT 958 m 380 m
(Nguồn: Tổng hợp từ khảo sát thực tế và từ trong báo cáo thống kê công tác lưu trữ của EVNHCM năm 2019)
Nhìn chung, TLTL của EVNHCMC chủ yếu là gồm tài liệu hành chính và một số ít tài liệu về nghiên cứu chuyên ngành như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu tài chính kế toán... Tài liệu hành chính chủ yếu là tài liệu quản lý hoạt động sản
xuất, kinh doanh, phân phối và đảm bảo điện năng của EVN đối với EVNHCMC, của EVNHCMC đối với các công ty thành viên.
b) Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử”. Hằng năm, lưu trữ đơn vị căn cứ vào quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu các bộ phận và cá nhân vào lưu trữ cơ quan.
Trong Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam có quy định công tác thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học và tổ chức khai thác sự dụng TLLT được EVNHCMC triển khai và áp dụng. Căn cứ văn bản của Văn phòng gửi cho các phòng/ban/đội, các bộ phận dự thảo Danh mục hồ sơ dự kiến ban hành trước ngày 01 tháng 3 hàng năm, sau đó, chuyển Văn phòng để tổng hợp trình Giám đốc/Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Quy trình thu thập, bổ sung TLLT của EVNHCMC như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, bước này tại EVNHCMC thực hiện tốt.
Hàng năm, Văn phòng sẽ thông báo thời điểm thực hiện giao nộp hồ sơ. Theo đó, trước thời điểm này, các Ban/cá nhân phải hoàn thành các công việc sau: Kiểm tra xác định những hồ sơ thuộc diện phải giao nộp theo quy định. Thống kê các tài liệu và hoàn chỉnh mục lục hồ sơ theo Quy định công tác văn thư – lưu trữ. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để bàn giao.
Bước 2: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị, Lưu trữ cơ quan phối hợp
với các bộ phận và các cá nhân tại đơn vị để xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập. Hướng dẫn các bộ phận chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống kê thành “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, qua khảo sát thì nhận thấy tại Cơ quan thực hiện theo đúng hướng dẫn nhưng tại các đơn vị còn chưa thực hiện được vì không có kho để bảo quản tài liệu nên một số nơi chưa thực hiện được việc này.
Tất cả các hồ sơ đã kết thúc phải được giao nộp vào lưu trữ, trừ các loại hồ sơ sau: Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm
pháp luật gửi chung để biết và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định nào đó được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân); Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (Đơn vị/cá nhân chủ trì đã giao nộp); Các văn bản, tài liệu dùng để tham khảo.
Một số trường hợp các bộ phận cần giữ lại những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho Lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm. Lãnh đạo các đơn vị và CBCNV trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ cho đơn vị hoặc người kế nhiệm, không được chiếm giữ hồ sơ của đơn vị hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
Bước 3: Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ. Tại
Cơ quan EVNHCMC đã thực hiện rất tốt vấn đề này, theo khảo sát hiện có 1 kho lưu trữ hiện đại với diện tích khoản 750m2 được đầu tư bình khí chữa cháy chuyên dụng và có điều hòa nhiệt độ trong phòng, phòng đọc và phòng khai thác tài liệu.
Bước 4: Tổ chức tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản giao nhận hồ sơ. Đến thời
điểm giao nộp theo thông báo của Văn phòng, các Ban/cá nhân có trách nhiệm chuyển hồ sơ xuống kho lưu trữ và ban giao cho cán bộ lưu trữ của cơ quan/đơn vị. Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ lưu trữ thực hiện kiểm tra, đối chiếu thực tế các tài liệu với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung và báo cáo lãnh đạo Văn phòng giải quyết. Lập 2 bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu”. Bên giao và bên nhận phải lập 2 bản “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu Quy định công tác văn thư-lưu trữ. Bộ phận hoặc CBCNV giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan kiểm tra giữ mỗi loại 01 bản.
- Kết quả thu thập tài liệu:
Tại khối Cơ quan, việc thu thập do Văn phòng Tổng Công ty tổ chức thu