7. Kết cấu của đề tài
2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ
Kiểm tra, đánh giá là một khâu quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao của mỗi cơ quan. Việc kiểm tra, đánh giá giúp phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, từ đó tìm ra các biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị. Mục đích chính của công tác thanh tra, kiểm tra là đánh giá việc thực hiện các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quan và các quy định của mỗi đơn vị về công tác lưu trữ. Việc kiểm tra đánh giá hiệu quả của công tác tổ chức lưu trữ cần phải được tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kỳ, ngoài ra cần tiến hành kiểm tra đột xuất trong những trường hợp cần thiết. Bên cạnh việc kiểm tra, đánh giá cũng cần chú trọng đến việc áp dụng các hình thức khen thưởng
phù hợp cho các cá nhân, tổ chức có thành tích trong CTLT và các biện pháp xử lý kỷ luật cho các trường hợp cố tình thực hiện sai với quy định về công tác VTLT.
Qua kiểm tra đã phát hiện nhiều bất cập trong công tác lưu trữ như: Nhân viên nắm quy trình công tác lưu trữ có mặt chưa chắc, sắp xếp hồ sơ lưu trữ chưa khoa học nhất là ở ba kho tại Tổng công ty, chất lượng kho chưa bảo đảm còn thấm, dột, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ và bảo đảm an toàn hoạt động kém nhất là thiết bị phòng cháy, chữa cháy.
Theo tìm hiểu khảo sát, trong 5 năm trở lại đây, EVNHCMC đã tổ chức 4 đoàn kiểm tra để đánh giá về công tác Văn phòng, trong đó có công tác văn thư và lưu trữ. Trước khi kiểm tra EVNHCMC gửi văn bản và đính kèm đề cương các nội dung kiểm tra để đơn vị chuẩn bị số liệu báo cáo đoàn kiểm tra.