7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
a) Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ
Được thành lập từ những năm 1964, hơn 50 năm hình thành và phát triển nên khối tài liệu được hình thành khá nhiều.
Bảng 2: Khối lượng tài liệu hiện được bảo quản tại kho lưu trữ của EVNHCMC
Stt Tên đơn vị Khối lượng liệu
Đã chỉnh lý Chưa chỉnh lý
1 Cơ quan TCT 958 m 380 m
(Nguồn: Tổng hợp từ khảo sát thực tế và từ trong báo cáo thống kê công tác lưu trữ của EVNHCM năm 2019)
Nhìn chung, TLTL của EVNHCMC chủ yếu là gồm tài liệu hành chính và một số ít tài liệu về nghiên cứu chuyên ngành như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu tài chính kế toán... Tài liệu hành chính chủ yếu là tài liệu quản lý hoạt động sản
xuất, kinh doanh, phân phối và đảm bảo điện năng của EVN đối với EVNHCMC, của EVNHCMC đối với các công ty thành viên.
b) Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử”. Hằng năm, lưu trữ đơn vị căn cứ vào quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu các bộ phận và cá nhân vào lưu trữ cơ quan.
Trong Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam có quy định công tác thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học và tổ chức khai thác sự dụng TLLT được EVNHCMC triển khai và áp dụng. Căn cứ văn bản của Văn phòng gửi cho các phòng/ban/đội, các bộ phận dự thảo Danh mục hồ sơ dự kiến ban hành trước ngày 01 tháng 3 hàng năm, sau đó, chuyển Văn phòng để tổng hợp trình Giám đốc/Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Quy trình thu thập, bổ sung TLLT của EVNHCMC như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, bước này tại EVNHCMC thực hiện tốt.
Hàng năm, Văn phòng sẽ thông báo thời điểm thực hiện giao nộp hồ sơ. Theo đó, trước thời điểm này, các Ban/cá nhân phải hoàn thành các công việc sau: Kiểm tra xác định những hồ sơ thuộc diện phải giao nộp theo quy định. Thống kê các tài liệu và hoàn chỉnh mục lục hồ sơ theo Quy định công tác văn thư – lưu trữ. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để bàn giao.
Bước 2: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị, Lưu trữ cơ quan phối hợp
với các bộ phận và các cá nhân tại đơn vị để xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập. Hướng dẫn các bộ phận chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống kê thành “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, qua khảo sát thì nhận thấy tại Cơ quan thực hiện theo đúng hướng dẫn nhưng tại các đơn vị còn chưa thực hiện được vì không có kho để bảo quản tài liệu nên một số nơi chưa thực hiện được việc này.
Tất cả các hồ sơ đã kết thúc phải được giao nộp vào lưu trữ, trừ các loại hồ sơ sau: Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm
pháp luật gửi chung để biết và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định nào đó được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân); Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (Đơn vị/cá nhân chủ trì đã giao nộp); Các văn bản, tài liệu dùng để tham khảo.
Một số trường hợp các bộ phận cần giữ lại những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho Lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm. Lãnh đạo các đơn vị và CBCNV trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ cho đơn vị hoặc người kế nhiệm, không được chiếm giữ hồ sơ của đơn vị hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
Bước 3: Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ. Tại
Cơ quan EVNHCMC đã thực hiện rất tốt vấn đề này, theo khảo sát hiện có 1 kho lưu trữ hiện đại với diện tích khoản 750m2 được đầu tư bình khí chữa cháy chuyên dụng và có điều hòa nhiệt độ trong phòng, phòng đọc và phòng khai thác tài liệu.
Bước 4: Tổ chức tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản giao nhận hồ sơ. Đến thời
điểm giao nộp theo thông báo của Văn phòng, các Ban/cá nhân có trách nhiệm chuyển hồ sơ xuống kho lưu trữ và ban giao cho cán bộ lưu trữ của cơ quan/đơn vị. Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ lưu trữ thực hiện kiểm tra, đối chiếu thực tế các tài liệu với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung và báo cáo lãnh đạo Văn phòng giải quyết. Lập 2 bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu”. Bên giao và bên nhận phải lập 2 bản “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu Quy định công tác văn thư-lưu trữ. Bộ phận hoặc CBCNV giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan kiểm tra giữ mỗi loại 01 bản.
- Kết quả thu thập tài liệu:
Tại khối Cơ quan, việc thu thập do Văn phòng Tổng Công ty tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban của Tổng Công ty theo đúng quy định. Từ năm 2010 đến nay EVNHCMC đã thu thập 5 đợt, mỗi đợt thu thập được 25 đến 30 mét giá. Chất lượng tài liệu thu về đa số còn nguyên vẹn, tuy nhiên, một số đã bị ẩm xuống cấp do công tác bảo quản không phù hợp.
Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề. Tình hình lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại EVNHCMC được tiến hành theo đúng quy định của Cơ quan đúng theo quyết định số 3997/QĐ-EVNHCMC ngày 31/12/2015 về việc ban hành bộ Quy trình ISO áp dụng cho Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Những hồ sơ tài liệu được đưa vào lưu trữ cơ quan tại Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc – Khu công nghiệp Vĩnh Lộc số 5, phường Bình Hưng Hòa B, quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một nhiệm vụ tất yếu và thường xuyên của Tổng Công ty. Công tác này giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả, phục vụ tốt trong các hoạt động của cơ quan, các phòng, ban và cá nhân.
c) Về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ - Về phân loại và xác định giá trị tài liệu.
+ Trong quá trình khảo sát tại cơ quan đang trong giai đoạn thu thập tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, công tác phân loại cho toàn bộ phông của cơ quan chưa tiến hành. Nhìn chung, công tác phân loại tài liệu tại Cơ quan EVNHCMC được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật nhà nước [Phụ lục 6].
Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT; tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các Phông lưu trữ nhằm tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả, phục vụ khai thác sử dụng TLLT; giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản tài liệu; xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện [Phụ lục 3].
Xác định giá trị tài liệu đã thực hiện theo nguyên tắc: chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Được tiến hành theo phương pháp: hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học. Quá trình xác định giá trị tài liệu đã căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: Nội dung của tài liệu; Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; Hình thức của tài liệu; Tình trạng vật lý của tài liệu.
Ngoài ra xác định giá trị tài liệu còn căn cứ theo quy định bảng thời hạn bảo quản do EVNHCMC ban hành dựa trên bảng thời hạn bảo quản của EVN. Xác định
giá trị của tài liệu thường được xác định cao hơn quy định của EVN ban hành và thời hạn bảo quản của tài liệu không được nhỏ hơn thời hạn bảo quản mà EVN đã quy định. Thời hạn bảo quản hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan gồm có 02 mức như sau: Bảo quản vĩnh viễn: những hồ sơ thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ đơn vị, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về Lưu trữ; Bảo quản có thời hạn: những hồ sơ thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ cơ quan [Phụ lục 2].
Tài liệu hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra để tiêu hủy. Hội đồng nghiên cứu danh mục hồ sơ hết giá trị và kiểm tra thực tế, họp kết luận có ghi biên bản, tổ chức xin ý kiến thẩm tra của cơ quan có thẩm quyền (Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ) làm cơ sở để đề nghị Thủ trưởng đơn vị ra quyết định cho phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hồ sơ hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Hiện tại, tiêu hủy hồ sơ hết giá trị bằng cách xay nhuyễn giấy để tái sử dụng. Bộ hồ sơ về việc tiêu hủy phải bảo quản tại lưu trữ cơ quan ít nhất 20 năm kể từ ngày có quyết định cho phép tiêu hủy [Phụ lục 3].
- Về công tác chỉnh lý tài liệu
Theo Điều 2, Khoản 13 của Luật Lưu trữ năm 2011: “chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kế, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Lưu trữ cơ quan cụ thể là Văn phòng TCT sẽ chịu trách nhiệm chỉnh lý các hồ sơ lưu trữ định kì một năm một lần. Hồ sơ sau chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu sau: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; Được xác định thời hạn bảo quản (theo thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu quy định); Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa; Có danh mục hồ sơ để tra cứu và Danh mục hồ sơ hết giá trị [Phụ lục 01b].
Thông thường, theo khảo sát EVNHCMC đã tiến hành phân loại chỉnh lý hồ sơ theo đúng quy định mà cơ quan ban hành. Công tác chỉnh lý hồ sơ được thực hiện bởi các cán bộ lưu trữ ở các đơn vị, công ty chuyên về chuyên môn lưu trữ tiến
hành chỉnh lý khối tài liệu của cơ quan. Công tác chỉnh lý cũng được tiến hành từ việc thu thập các tài liệu từ các phòng, ban để chuyển tới nơi chỉnh lý và thực hiện theo các bước đúng quy định.
Qua khảo sát năm từ năm 2010 đến nay, Cơ quan EVN đã tiến hành 8 đợt chỉnh lý, trong đó có 2 đợt thuê đơn vị ngoài để thực hiện và cử cán bộ chuyên trách tham gia cùng để học hỏi kinh nghiệm và sau đó tự thực hiện 6 đợt còn lại, tổng số tài liệu đã thực hiện chỉnh lý được là 958 mét tài liệu, hiện đang lên kế hoạch tự thực hiện khoảng 400m tài liệu còn lại.
- Về thống kê trong lưu trữ.
Qua khảo sát nhận thấy, việc thống kê trong lưu trữ nhằm giúp cho Cơ quan EVNHCMC nắm được số lượng, thành phần nội dung tài liệu, tình hình và các phương tiện bảo quản của chúng từ đó làm tốt công tác bảo quản tài liệu. Đồng thời thống kê tài liệu cũng giúp hỗ trợ cho việc tra tìm tài liệu chính xác, nhanh chóng. Dễ dàng lên kế hoạch, phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc hư hỏng.
Hiện nay, công tác thông kế hồ sơ lưu trữ tại EVNHCMC được Lưu trữ cơ quan thực hiện theo chế độ định kỳ. Số lưu thống kê lưu trữ định kỳ được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến hết 24 giờ ngày 31 tháng 12 của năm.
Đối tượng thống kê: khối lượng hồ sơ hiện có trong kho, các phương tiện bảo quản hồ sơ, người làm công tác lưu trữ.
Tại EVNHCMC thống kê tài liệu chủ yếu thông qua mục lục hồ sơ, phần mềm hệ thống E – Office.
d) Về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp (biện pháp khoa học kỹ thuật) để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng tài liệu trong hiện tại và tương lai. Bảo quản tài liệu lưu trữ giúp ngăn ngừa quá trình hư hỏng của tài liệu, đảm bảo được những đặc trưng và cấu trúc ban đầu của tài liệu, chống lại sự xuống cấp hoặc tái tạo khả năng sử dụng của tài liệu.
Hiện nay, EVNHCMC bố trí 03 kho lưu trữ không chuyên dụng tại trụ sở làm việc của EVNHCMC số 35 Tôn Đức Thắng, Quận 1, diện tích của mỗi kho là
80m2, ba kho này được trang bị tương đối đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ tại cơ quan. Một kho lưu trữ cho văn bản đến, một kho dành cho văn bản đi và một kho cho ban Tài chính kế toán. Bên cạnh đó mỗi Ban sẽ có một phòng lưu trữ tài liệu ngay tại phòng làm việc để lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra, Tổng Công ty có xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với diện tích là 700m2 được đặt tại Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc – khu công nghiệp Vĩnh Lộc số 5, phường Bình Hưng Hòa B, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh. Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc được xây dựng theo căn cứ theo một số quy định của Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Bên cạnh đó con dựa theo Quyết định 1687/QĐ- CKHCN ngày 23/7/2012 về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia trong đó có quy định của Tiêu chuẩn quốc gia 9252:2012 về hộp bảo quản và giá bảo quản.
Cửa khóa của kho chắc chắn và an toàn. Cửa ra vào và cửa thoát hiểm được làm bằng sắt chống cháy.
Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho gồm:
+ Giá: Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt được làm bằng kim loại, có lớp sơn phủ, cao 2m, dài 1m, rộng 0.4m. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 -0,6 m. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m) (hình ảnh minh họa tại phần phụ lục 01b (hình 1).
+ Hộp đựng tài liệu được sử dụng theo Tiêu chuẩn Quốc gia 9252:2012 về Hộp bảo quản TLLT. Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước là 350 mm x 250 mm x 125 mm. Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng của hộp, nắp có dây buộc (hình ảnh minh họa tại phần phụ lục 01b (hình 6).
+ Hệ thống phòng cháy chữa cháy: được trang bị 110 bình chữa cháy bằng khí đầy đủ các thiệt bị phòng cháy chữa cháy tại kho, có bảng quy định về phòng cháy chữa cháy gắn trước kho. Thường xuyên kiểm tra, công tác phòng cháy, chữa cháy (hình ảnh minh họa tại phần phụ lục 01b (hình 2).
+ Hệ thống điều hòa, hút ẩm: trang bị đầy đủ máy hút ẩm, máy điều hòa tại các kho. Thường xuyên vệ sinh kho khử trùng mối mọt (hình ảnh minh họa tại phần