7. Kết cấu của đề tài
3.1.2. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với đặc thù
TLLT của EVNHCMC trong tương lai
Để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ có hiệu quả, cần phải tính đến các đặc thù TLLT của EVNHCMC. Yêu cầu này đòi hỏi trong quá trình quản lý theo pháp luật, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng cần phải tôn trọng quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với TLLT. Những quy định và phương thức quản lý của nhà nước và của EVNHCMC phải phù hợp với đặc điểm về tính bí mật kinh doanh, tính bán công khai và giá trị thực tiễn lâu dài của TLLT. Để tạo thêm sức mạnh cho các EVNHCMC, việc khai thác triệt để tiềm năng của tất cả các nguồn lực, trong đó có TLLT nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho EVNHCMC là điều vô cùng cần thiết. Không chỉ chứa đựng bí mật kinh doanh, một phần TLLT của EVNHCMC còn chứa đựng bí mật nhà nước, ảnh hưởng mạnh mẽ đến lợi ích kinh tế, an ninh quốc phòng và lợi ích của Thành phố Hồ Chí Minh cũng như của quốc gia. Do hoạt động sản xuất kinh doanh trong ngành năng lượng thuộc lĩnh vực then chốt của nền kinh tế của Thành phố trọng điểm phía Nam nên theo quy định của nhà nước, một số tài liệu chứa đựng thông tin “Tuyệt mật” không được công bố. Đây là đặc điểm nổi bật của TLLT thuộc EVNHCMC. Việc tiếp cận và khai thác sử dụng đối với những tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp chỉ giới hạn trong phạm vi những người có thẩm quyền theo quy định của nhà nước. Nó tạo nên đặc điểm bán công khai của TLLT. Đại diện chủ sở hữu nhà nước tại Công ty mẹ, tại các công ty con và doanh nghiệp thành viên, đại diện theo
pháp luật của doanh nghiệp và các cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ bí mật kinh doanh và bí mật nhà nước chứa đựng trong TLLT. Từ những phân tích trên đây, cho thấy, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các EVNHCMC cần có những quy định phù hợp với đặc điểm TLLT. Đặc biệt, cần chú ý đến quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của EVNHCMC trên cơ sở quy đinh của pháp luật. Đồng thời, EVNHCMC có thể lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động, với đặc điểm của TLLT, với ngành nghề sản xuất kinh doanh của mình nhưng không trái với quy định.
Ngoài ra, theo xu hướng phát triển thì sự xuất hiện ngày càng nhiều tài liệu điện tử dó là vấn đề tất yếu trong hoạt động của các tổ chức trong đó có EVNHCMC. Do vậy việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC cung cần phải tính đến đặc điểm này để cách thức, biện pháp lưu trữ các dạng tài liệu điện tử cho phù hợp công năng nhưng bảo đảm đúng các quy định của Pháp luật.