7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí cán bộ thực hiện công tác lưu trữ
Qua khảo sát thực tế tại EVNHCMC đã có ban hành Quyết định số 4060/QĐ-EVNHCMC ngày 31/12/2015 V/v ban hành Quy định về tiêu chuẩn chức danh chuyên môn nghiệp vụ trong EVNHCMC, trong Quy định này có nêu vị trí tiêu chuẩn cho chức danh Cán sự lưu trữ và Chuyên viên lưu trữ tại đơn vị như sau:
Về vị trí Cán sự lưu trữ
- Chức trách: Là chức danh chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các nhiệm vụ có mức độ ít phức tạp trong lĩnh vực lưu trữ.
-Nhiệm vụ cụ thể:
Xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao về lĩnh vực lưu trữ; Tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện các công việc được giao; Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan được giao theo quy định; Cung cấp, phục vụ thường xuyên và kịp thời cho cán bộ, công nhân viên có nhu cầu tham khảo, học tập, nghiên cứu; Thực hiện các công việc được giao theo sự chỉ đạo của chuyên viên lưu trữ.
- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; Nắm được các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ; Thực hiện được các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hoặc theo sự hướng dẫn của chức danh ngạch cao hơn; Nắm được nguyên tắc bảo việc kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ và máy móc thiết bị; Sử dụng được các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ.
- Yêu cầu trình độ: Có trình độ trung cấp nghiệp vụ lưu trữ; Có trình độ ngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn; Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm EVNHCMC đang ứng dụng trong công tác chuyên môn.
Về vị trí Chuyên viên lưu trữ
- Chức trách: Là chức danh chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện nhiệm vụ có mức độ phức tạp trung bình trong lĩnh vực lưu trữ.
- Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao về lĩnh vực lưu trữ; Soạn thảo các văn bản về quy chế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ; Phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công tác lưu trữ theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất; Tổ chức thu thập, thống kê, lưu trữ số liệu theo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng công ty; Phối hợp với chức danh nghiệp vụ khác liên quan, hướng dẫn chức danh nghiệp vụ ngạch thấp hơn để triển khai công việc.
- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng công ty về công tác lưu trữ; Nắm được các quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật về công tác lưu trữ; Nắm được các quy chế quản lý nội bộ thuộc lĩnh vực công tác; Nắm được các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước; Nắm được kiến thức cơ bản về ngành điện lực để phân loại, tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ; Biết tổ chức các quy trình nghiệp vụ một cách khoa học.
- Yêu cầu trình độ: Có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ. Trường hợp có trình độ đại học khác thì phải qua bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ từ 6 tháng trở lên; Có trình độ ngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn, sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm EVNHCMC đang ứng dụng trong công tác chuyên môn.
Qua khảo sát đánh giá, từ năm 2015 đến nay tại EVNHCMC chưa tuyển dụng mới nhân sự nào cho vị trí nêu trên.
Về công tác bố trí cán bộ
EVNHCMC là đơn vị cấp 2 trực thuộc EVN, quản lý phân phối điện cho địa bàn TP. Hồ Chí Minh, mảng công tác chính là kinh doanh mua bán điện năng. Trên thực tế, hoạt động của EVNHCMC sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ chưa tương xứng với khối lượng công việc cụ thể: Không thành lập phòng Văn thư, lưu trữ riêng biệt mà tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt trong Văn phòng TCT theo bộ phận văn thư, lưu trữ. Tại Cơ quan
EVNHCMC thì được đào tạo qua trình độ Đại học nhưng đối với các nhân viên ở các đơn vị nhỏ hầu như chỉ được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngắn hạn. Đây là vấn đề khó cho công tác lưu trữ của đơn vị vì đại đa số không tốt nghiệp hoặc đào tạo qua trường lớp chuyên ngành mà chuyển từ các đơn vị khác về vì vậy chỉ tối đa là được đào tạo qua một hoặc hai lớp chuyên đề về công tác này nên khó có thể nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình đang thực hiện.
Bảng 2: Biên chế người làm lưu trữ của Cơ quan EVNHCMC
S TT
Đơn vị Số lượng Trình độ
ĐH CĐ-TC Khác
1 Tại Cơ quan EVNHCMC 01 01
(Nguồn: Tổng hợp từ số liệu khảo sát thực tế và từ các báo cáo thống kê công tác lưu trữ hàng năm của EVNHCMC)
- Người làm công tác lưu trữ tại Văn phòng TCT là 01 người. Về trình độ cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Tổng Công ty tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư – lưu trữ (ĐH KHXH &NV).