8. Kết cấu khóa luận
3.2.4. Tạo động lực cho viên chức
3.2.4.1. Hoàn thiện chính sách tiền lương, các chế độ khen thưởng
Chính sách tiền lương
Nguồn kinh phí của Viện KHTCNN do ngân sách nhà nước chi trả dựa trên chi tiêu thực tế của năm liền kề trước đó và dự toán chi trong năm. Khoản kinh phí khoán cố định, việc cấp bổ sung rất khó khăn. Nguồn kinh phí được phân bổ thành các quỹ: quỹ tiền lương, thưởng; quỹ đào tạo; quỹ xây dựng cơ bản…Vì vậy, việc phân bổ quỹ tiền lương, thưởng thường dựa vào số lượng viên chức biên chế, mức lương cơ sở hiện nay là 1.300.000 đồng/người (kể từ ngày 1 tháng 07 năm 2017)
[16], hệ số ngạch bậc theo thâm niên công tác, phụ cấp công vụ, phụ cấp chức vụ
(nếu có) và các khoản phụ cấp khác theo quy chế chi tiêu nội bộ quy định đối với mỗi công việc cụ thể.
Muốn đổi mới phương thức trả lương trên phụ thuộc đổi mới cách thức tổ chức quản lý nhân sự theo vị trí việc làm. Trả lương theo vị trí việc làm căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành đúng hạn và chất lượng công việc theo tiêu chuẩn công việc định sẵn bằng văn bản hoặc bằng miệng. Trả lương theo vị trí việc làm đảm bảo tương xứng giá trị sức lao động bỏ ra, khắc phục cách trả lương bình quân, cào bằng.
Để thực hiện phương thức trả lương theo vị trí việc làm, phải xây dựng bản mô tả công việc, rà soát khối lượng công việc thường xuyên cũng như đột xuất của từng bộ phận, từng phòng. Sau đó tiến định biên thời gian hoàn thành một nhiệm vụ, một công việc; xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành mỗi vị trí việc làm. Trên cơ sở đó xác định số lượng người cần thiết cho mỗi vị trí việc làm hay số lượng công việc cần thiết cho một viên chức. Căn cứ vào từng vị trí việc làm có mức độ phức tạp hay giản đơn, thời gian hoàn thành xây dựng mức tiền lương trả từng công việc, từng vị trí việc làm.
Như vậy, để khắc phục cách thức trả lương cào bằng cần đề xuất đổi mới phương thức trả lương theo vị trí việc làm theo quy định của pháp luật.
Chế độ khen thưởng
- Xây dựng chính sách thưởng đối với từng đối tượng: Ngoài việc thưởng thường xuyên theo Luật Thi đua khen thưởng, cần lựa chọn các hình thức thưởng và đưa ra các mức thưởng hợp lý như: thưởng do có sáng kiến mang lại hiệu quả cao, thiết thực; thưởng do hoàn thành vượt mức số lượng và chất lượng công việc được giao; thưởng do tiết kiệm thời gian và chi phí;... Khi đã xây dựng được các quy định rõ ràng về các mức thưởng cần thông báo và giải thích cho người viên chức hiểu rõ để làm tăng kỳ vọng của họ về quan hệ giữa kết quả - phần thưởng. Quyết định thưởng phải đưa ra một cách nhanh chóng nhằm ghi nhận kịp thời những thành tích xuất sắc, cần phải có những lời khen ngợi chứ không nhất thiết phải đợi đến khi có phần thưởng về vật chất. Thưởng phải đảm bảo công bằng với tất cả mọi người và phải dựa trên mức độ hoàn thành công việc của cá nhân mỗi viên chức chứ không phải là vị trí của viên chức. Đồng thời, quyết định thưởng nên công khai trước toàn thể cơ quan để tăng niềm tự hào của cá nhân mỗi viên chức và nêu gương sáng cho viên chức khác học tập với hi vọng có cơ hội được khẳng định mình trước tập thể. Tuy nhiên, cần tránh tính trạng thưởng trở thành nguồn thu nhập chính, khi đó sẽ làm mất vai trò của tiền lương.
- Tương ứng với chế độ khen thưởng, cần có quy định rõ ràng về các mức phạt tương ứng với hành vi sai phạm. Khi xây dựng mức phạt cần dựa vào tính chất, hành vi vi phạm, mức độ ảnh hưởng đến người khác và lợi ích của cơ quan. Các quy định về kỷ luật lao động và xử lý vi phạm kỷ luật cần được công khai làm rõ trong toàn thể cơ quan. Đồng thời bảo đảm mọi vi phạm cũng đều phải xử lý nghiêm
minh. Tuy nhiên, khi thi hành kỷ luật cần xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng, nhằm tạo cơ hội cho viên chức có cơ hội sửa chữa sai lầm, khuyết điểm.
Việc khen thưởng - kỷ luật song hành tồn tại một cách nghiêm minh sẽ thiết chặt quan hệ giữa quyền lợi và trách nhiệm của viên chức với công việc đang đảm nhận, giúp viên chức thấy cần phải hoàn thiện mình và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cũng như việc nghiêm túc chấp hành các quy định của pháp luật và ngày càng thành thạo trong tác phong làm việc, thái độ phục vụ của mình.
3.2.4.2. Tạo điều kiện làm việc thuận lợi
Bên cạnh những mặt đạt được, các biện pháp tạo điều kiện cho viên chức còn một số hạn chế: Nhiều viên chức chưa thật sự thấy thoải mái trong công việc, công việc của họ chịu sự quản lý chặt chẽ bởi các lãnh đạo, quản lý trực tiếp, họ không có cơ hội sáng tạo, phát triển ý tưởng. Vì vậy, cơ quan cần tạo cho viên chức một môi trường làm việc cởi mở bằng cách:
- Xây dựng phong cách lãnh đạo cho nhà quản lý nhằm tạo mối quan hệ thân thiết, thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo và viên chức để họ có cơ hội được trình bày ý tưởng, quan điểm, phát huy khả năng, thế mạnh của bản thân. Để làm được điều này, đòi hỏi các nhà lãnh đạo trong cơ quan phải chấp nhận sự thay đổi về phong cách lãnh đạo, cần có biện pháp theo dõi và sự đôn đốc nhắc nhở thường xuyên của lãnh đạo cấp trên.
- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, nâng cao sự sáng tạo của viên chức. Để làm được điều này, cần xây dựng mối quan hệ đoàn kết, gắn bó trong tập thể, thúc đẩy phát triển ý tưởng và tôn vinh những đóng góp cho cơ quan.
- Tăng cường xây dựng văn hóa cơ quan: Đôn đốc thực hiện tốt nội quy, quy định của cơ quan, giúp viên chức vạch ra mục tiêu trong công việc, tạo nên một môi trường văn hóa tốt đẹp. Đặc biệt, lãnh đạo cơ quan cần có biện pháp khuyến khích, khen thưởng xứng đáng, kịp thời những viên chức trong cơ quan nghiêm túc chấp hành kỷ luật; đồng thời thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy định về thời gian làm việc; kỷ luật lao động; có chế tài xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, công bằng, nghiêm minh. Điều đó sẽ tạo cho viên chức tác phong làm việc chuyên nghiệp, làm tăng năng suất làm việc của họ, tạo ra sự bình đẳng giữa các thành viên.
- Đầu tư trang thiết bị, bổ sung cơ sở vật chất nhằm nâng cao chất lượng đào tạọ Để viên chức được học trong một môi trường với đầy đủ trang thiết bị hiện đại, thuận lợi cho việc giảng dậy và học tập đảm bảo chất lượng đào tạo, muốn vậy cơ quan cần:
+ Ứng dụng các phần mềm đào tạo trực tuyến.
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất.
+ Khắc phục tình trạng lịch học thay đổi đột xuất do cơ sở vật chất hoặc do giáo viên không thể đến dạỵ
Nếu thực hiện tốt các giải pháp nêu trên sẽ khiến viên chức cảm thấy an tâm và hăng say làm việc. Ngoài ra, cơ quan nên gia tăng việc thu nhận và giải đáp các thắc mắc từ phía viên chức. Có nhiều hình thức như: hộp thư góp ý kín, email chung dành cho đơn vị. Điều này rất thiết thực và giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng, thắc mắc từ phía viên chức từ đó có biện pháp giải quyết và tháo gỡ tạo tâm lý tin tưởng và yên tâm làm việc đối với viên chức.
3.2.4.3. Nâng cao thể lực cho viên chức
Với đặc thù công việc hành chính, đa số viên chức ngồi một chỗ giải quyết công việc, tình trạng lười vận động khiến cho sức khỏe suy yếu, cơ thể mệt mỏi, uể oảị Việc thường xuyên ngồi trước màn hình máy tính gây nên các bệnh đặc thù của công sở: đau cột sống, đau xương cổ tay, nhức moi mắt, béo bụng, tăng huyết áp... Viện KHTCNN nên tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho viên chức 06 tháng/ lần thay vì 01 lần/ năm như hiện naỵ
Tăng cường các hoạt động truyền thông, giáo dục thực hiện nội dung về an toàn lao động, sức khỏe lao động, phòng cháy chữa cháy cho toàn cơ quan. Phát động phong trào văn nghệ, thể dục thể thao trên diện rộng bằng cách hỗ trợ kinh phí hoạt động cho các câu lạc bộ trong cơ quan: đội văn nghệ, bóng đá, cầu lông, bóng bàn... Tổ chức các chương trình giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao với các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ.