9. Bố cục của đề tài
1.2.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác Văn phòng
Trong xu thế tất yếu của thời đại nhƣ toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều phải tự vận động để hòa vào xu thế tất yếu ấy. Mỗi cơ quan, tổ chức đều chọn cho mình phƣơng thức hoạt động riêng phù hợp với sự phát triển của xã hội. Không n m ngoài quỹ đạo ấy, văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng cần đƣợc nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng hoạt động theo phƣơng thức truyền thống sang văn phòng hiện đại.
Nhƣ đã trình bày ở trên,Văn phòng có 2 chức năng chính đó là tham mƣu, tổng hợp và hậu cần, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau: tham mƣu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mƣu. Chính vì vậy, việc tăng cƣờng đổi mới phƣơng thức hoạt động của Văn phòng cần đƣợc đặc biệt quan tâm. Văn phòng mạnh là yếu tố quan trọng giúp cơ quan hoạt động hiệu quả hơn. Mặt khác, nhiệm vụ cải cách nền hành chính cũng là một trong những chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Thực hiện tốt nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng cũng là một khâu quan trọng trong nội dung cải cách nền hành chính.
Hiện đại hóa là việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào thực hiện các nghiệp vụ của văn phòng. Giảm thiểu tối đa sức lao động của con ngƣời, tiết kiệm chi phí và thời gian lao động nhƣng chất lƣợng công việc vẫn đƣợc nâng cao. Giúp văn cán bộ, nhân viên trong văn phòng có thêm thời gian nghiên cứu và sáng tạo trong công tác điều hành, quản lý.
Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính, giảm bớt những khâu trung gian, bộ máy hoạt động của văn phòng gọn nhẹ, tránh đƣợc tình trạng quan liêu giấy tờ,… Mặt khác, hiện đại hóa văn phòng góp phần kiện toàn bộ máy đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bƣớc hiện đại hoá công tác hành chính trong cơ quan, tổ chức.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải đƣợc tiến hành đồng thời với hiện đại hoá tri thức con ngƣời điều này tạo ra sự năng động, loại bỏ sự trì trệ, quan liêu trong các cơ quan, đặc biệt các cơ quan nhà nƣớc.