9. Bố cục của đề tài
2.4. Đánh giá chung
Quá trình đƣợc học tập và tích lũy kiến thức trong Nhà trƣờng đã giúp cá nhân tự tin và mạnh dạn hơn trong quá trình thực tập tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam hay nói cách khác Viện Hàn lâm là môi trƣờng đầu tiên để những sinh viên nhƣ chúng em đƣợc vận dụng những kiến thức trong Nhà trƣờng vào thực tiễn. Quá trình thực tập ở Viện cá nhân cũng có đƣa ra đƣợc một số đánh chung nhƣ sau
2.4.1. Ưu điểm
Phần lớn các nội dung công việc thuộc công tác hiện đại hóa đều đƣợc chấp hành đúng theo quy định của nhà nƣớc và của Viện Hàn lâm.
Về hiện trạng cơ sở vật chất: Tình hình cơ sở vật chất và các trang thiết bị đảm
bảo đáp ứng các nhu cầu sử dụng của cán bộ nhân viên Văn phòng nói riêng và toàn Viện nói chung. Tất cả đều đƣợc bố trí hợp lý, khoa học, thuận tiện cho công tác sử dụng phục vụ cho công việc chung.
Tình hình nhân sự trong Văn phòng: Nhìn chung với khối lƣợng công việc của
Văn phòng khá lớn và đa dạng thì việc phân chia các đơn vị giúp việc cho Văn phòng nhƣ vậy là hợp lý và đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Giữa các phòng ban, đơn vị có sự hỗ trợ, phối hợp với nhau để thực hoàn thành công việc do Lãnh đạo chỉ đạo.
- Tác phong làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng, nhìn một cách tổng thể đƣợc thực hiện tƣơng đối nghiêm túc. Từ trang phục công sở phù hợp theo quy định, thái độ làm việc tích cực, hỗ trợ nhau trong công việc
Các quy trình nghiệp vụ:
- Nghiệp vụ Văn thƣ:
Căn cứ vào Quyết định số 2361/QĐ – KHXH ngày 14/11/2016 của Chủ tịch Viện về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của VHL và tình hình thực tiễn, cá nhân nhận thấy, các quy trình nghiệp vụ văn thƣ đƣợc thực hiện đúng theo quy định.
Nội dung quản lý văn bản đi: trƣớc khi văn bản đƣợc đóng dấu phát hành thì Văn thƣ luôn kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn thƣ cơ quan thực hiện theo đúng trình tự các bƣớc quản lý văn bản đi do nhà nƣớc và cơ quan quy định. Cán bộ Văn thƣ đã thẳng thắn và mạnh dạn từ chối không đóng dấu đối với những văn bản không đúng thể thức. Đây là điều đáng khen ngợi và cần đƣợc phát huy.
Quản lý và giải quyết văn bản đến: ngoài những văn bản đƣợc nhà nƣớc quy định không đƣợc bóc bì ra thì Viện Hàn lâm còn có quy định riêng về những văn bản không đƣợc bóc bì. Do vậy, Văn thƣ là ngƣời nắm r và kiểm tra kỹ bì văn bản trƣớc khi bóc bì. (phụ lục 2.3 )
Văn bản đến luôn đƣợc giải quyết và trình lãnh đạo kịp thời để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
- Nghiệp vụ Lƣu trữ:
Hiện nay, Phòng Lƣu trữ có 03 cán bộ đều là nữ đều đƣợc đào tạo về nghiệp vụ lƣu trữ đúng chuyên môn, nghiệp vụ. Qua nhiều năm công tác nên có nhiều kinh nghiệm, ngoài ra còn có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đây là điều kiện thuận lợi để nâng cao công tác lƣu trữ của Viện Hàn lâm.
Hiện nay, Phòng Lƣu trữ đƣợc bố trí có 02 Kho lƣu trữ có diện tích tƣơng đối rộng, có nhiều giá đựng và đầy đủ các trang thiết bị nhƣ máy hút m, máy hút bụi, bình chữa cháy, điều hòa,…Kho đƣợc bố trí tại tầng 04 nên thoáng mát, tránh đƣợc khói bụi, độ m từ không khí. Thuận lợi trong công tác bảo quản tài liệu.
Công tác thu thập tài liệu đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, những tài liệu đƣợc thu thập về đều đƣợc cán bộ lƣu trữ vào sổ nhập để theo d i xem trong quá trình thu nhập
tài liệu, hồ sơ đã đủ hay chƣa, bao gồm những loại hồ sơ nào. Tạo điều kiện phục vụ cho công tác tra tìm và bổ sung tài liệu sau này.
Trong quá trình thực tập tại Phòng Lƣu trữ, cán nhân quan sát mỗi ngày phòng có 2 đến 3 ngƣời đến khai thác tài liệu, độc giả chủ yếu là các phòng, đơn vị giúp việc trực thuộc Viện. Việc yêu cầu sử dụng tài liệu đều đƣợc ghi lại r ràng ngày tháng năm mƣợn tài liệu, số, tên loại và trích yếu của tài liệu vào một quyển sổ khai thác tài liệu. Ở đó còn có cả chữ ký của ngƣời mƣợn
Hàng năm, ngoài một số đợt kiểm tra định kỳ của Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc thì Phòng Lƣu trữ cũng đã tiến hành kiểm tra chéo với các Phòng Lƣu trữ của các cơ quan khác theo quy định của Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc giúp cho hoạt động của Phòng Lƣu trữ đƣợc đi vào nề nếp, có hiệu quả hơn.
- Quy trình soạn thảo văn bản:
Nội dung soạn thảo và ban hành văn bản do Văn phòng Viện Hàn lâm ban hành hầu hết các văn bản đều đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Cơ quan quy định cũng nhƣ theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV. Các văn bản có đầy đủ các thành phần thể thức, kết cấu chặt ch . Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản tƣơng đối chính xác, tỷ lệ phần trăm các văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày rất thấp
Hàng năm Phòng Văn thƣ - Hành chính cùng phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hƣớng dẫn nghiệp vụ soạn thảo, đúng quy trình và thể thức của một văn bản, điều này nâng cao chất lƣợng pháp lý trong từng văn bản.
2.4.2. Hạn chế
Ngoài những ƣu điểm trên Văn phòng Viện Hàn lâm vẫn còn một số những tồn tại theo cá nhân quan sát thấy cụ thể nhƣ sau:
Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn đƣợc trang bị đầy đủ nhƣng chƣa có sự đồng bộ hóa, mẫu mã, kích thƣớc khác nhau, cách sử dụng khác nhau gây khó khăn trong công tác sử dụng và quản lý.
Máy móc, trang thiết bị đƣợc đầu tƣ, mua sắm theo nhu cầu sử dụng và theo tính chất công việc. Tuy nhiên, theo cá nhân quan sát thấy có những trang thiết bị rất ít khi đƣợc sử dụng nhƣng không có phƣơng án xử lý phù hợp điều này dẫn đến việc hỏng hóc, gây lãng phí.
Trình độ tin học của cán bộ nhân viên Văn phòng nhìn chung còn nhiều hạn chế. Do đó, mỗi lần gặp vấn đề khó khăn trong quá trình sử dụng lại phải nhờ nhân viên khác giúp.
Hiện đại hóa văn phòng là quá trình chuyển đổi từ cũ sang mới, tuy nhiên mỗi lần có chƣơng trình cải cách, thay đổi một nội dung nào đó lại gặp phải những ý kiến phản đối từ nhiều ngƣời. Tâm lý ngại thay đổi, ngại học hỏi đã gây khó khăn không nhỏ đến công tác hiện đại hóa văn phòng.
Qua quá trình khảo sát phần lớn cán bộ, nhân viên chấp hành nội quy của Văn phòng nói riêng và toàn Viện Hàn lâm nói chung nhƣng chấp hành không toàn diện. Vẫn còn đi muộn, hút thuốc, chơi game, đọc báo, lƣợt facebook, tán ngẫu trong giờ làm việc. Đây là một thói quen xấu của một số cá nhân và dần dần trở thành lề lối, tác phong thiếu khoa học của Viện.
Qua quá trình quan sát, cá nhân nhận thấy giữa kh u hiệu “nói không với khói thuốc” và thực tiến không đồng nhất. Biển hiệu “cấm hút thuốc” ở khắp nơi tuy nhƣng vẫn có các cá nhân bỏ việc ra ngoài hút thuốc, thậm chí hút ngay trong phòng làm việc gây ảnh hƣởng không nhỏ đến môi trƣờng và sức khỏe của mọi ngƣời xung quanh.
Hiện đại hóa văn phòng tƣơng ứng với việc thành thạo sử dụng các trang thiết bị văn phòng, tuy nhiên phần lớn các cán bộ, nhân viên lại không thành thạo.
Tuy đã tổ chức, hƣớng dẫn quy trình soạn thảo văn bản tuy nhiên vẫn còn những văn vabản căn chỉnh lề không chính xác, không đảm tính th m mỹ cho văn bản; có những công văn không có trích yếu nội dung, gây khó khăn trong quá trình quản lý, giải quyết văn bản ví dụ nhƣ Công văn số 1089/KHXH – QLKH ngày 16/6/2017 không có trích yếu nội dung. (xem phụ lục 2.7)
Theo quy định văn bản đƣợc gửi ra bên ngoài cơ quan là chuyển qua bƣu điện, nhƣng lại có những văn bản yêu cầu gửi trực tiếp. Các văn bản đƣợc gửi đi trực tiếp đã có những trƣờng hợp không gửi đúng hạn, gây chậm trễ đến quá trình giải quyết công việc của Viện cũng nhƣ cơ quan nhận văn bản.
Theo quy định hệ điều hành quản lý tác nghiệp (quản lý các văn bản mật) không đƣợc kết nối Internet, nhƣng theo cá nhân quan sát hầu hết máy tính nào cũng
có kết nối mạng dẫn đến việc quản lý văn bản mật có mức độ bảo mật thấp, dễ bị mất văn bản, lan truyền nhiều ngƣời biết hoặc bị đánh cắp thông tin.
Hệ thống quản lý văn bản và tác nghiệp tuy mới nhƣng trong quá trình sử dụng rất chậm, gây mất nhiều thời gian.
Nội dung quản lý con dấu: Theo cá nhân quan sát thì những con dấu đã cũ, không sử dụng còn để ngổn ngang, không có sự sắp xếp bảo quản khoa học.
Đóng dấu vào phụ lục kèm theo theo quy định dấu đƣợc đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục. Nhƣng theo quan sát dấu giáp lai của cơ quan vẫn đƣợc đóng chính giữa của văn bản, nhƣ vậy là sai quy chế của cơ quan.
Theo quy định, hồ sơ tài liệu không dày quá 03cm nhƣng trên thực tiễn cả Phòng Văn thƣ và Phòng Lƣu trữ đều tận dụng tối đa sức chứa của mỗi hồ sơ. Tuy đã có sự sắp xếp các văn bản theo trình tự nhƣng còn chƣa thật khoa học, một số bản bị lặp nhƣng không hề loại ra khỏi hồ sơ, hầu hết tất cả tập hồ sơ đều không ghi chứng từ kết thúc. Điều này có thể thấy quy trình lập lƣu hồ sơ ở VHL chƣa đạt yêu cầu.
Cách xƣng hô trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dƣới chƣa đƣợc chu n hóa trong môi trƣờng công sở chú - cháu, bác - cháu, bố - con, cô – cháu,...
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì việc quản lý và sử dụng phòng họp, hội trƣờng lớn đều phải thông qua văn phòng b ng giấy đăng ký sử dụng phòng họp, nhƣng qua thực tế thì hầu hết đều đăng ký mƣợn phòng b ng miệng, có những trƣờng hợp mƣợn b ng miệng không qua văn bản dẫn đến sự chồng chéo giữa các đơn vị mƣợn với nhau.
2.4.3. Nguyên nhân
Tất cả các hạn chế đƣợc nêu ở trên đều tồn tại những nguyên nhân nhất định:
Thứ nhất là, nguyên nhân về thiếu sự đồng bộ hóa trang thiết bị trong văn
phòng là do quá trình đầu tƣ mua sắm trang thiết bị đƣợc chia làm nhiều đợt khác nhau, mỗi đợt mua lại đổi nhà cung cấp hoặc đổi chủng loại. Lý do khác là vì đơn vị đề xuất mua và đơn vị chủ trì mua chƣa nắm đƣợc cách sử dụng của từng thiết bị, chỉ tập trung mua mà chƣa tìm hiểu cách sử dụng.
Thứ hai là, nguyên nhân của việc đầu tƣ mua sắm trang thiết bị nhƣng không hoặc ít sử dụng là do đơn vị đề xuất mua chƣa nhìn bao quát vấn đề, không hiểu đƣợc sự cần thiết của trang thiết bị
Thứ ba là, phần lớn cán bộ, nhân viên văn phòng đều gặp khó khăn trong quá
trình sử dụng máy tính lý do Lãnh đạo Văn phòng chƣa thật sự quan tâm đến vấn đề tin học. Hàng năm có mở lớp đào tạo bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ nhƣng chƣa đạt hiệu quả cao.
Thứ tư là, tâm lý ngại đổi mới, thích làm theo thói quen đây cũng là rào cản lớn cho
công tác hiện đại hóa. Những suy nghĩ này đã làm cản trở sự năng động sáng tạo trong mỗi nhân viên.
Thứ năm là, việc không thống nhất giữa lý thuyết và thực tiễn trong vấn đề môi
trƣờng công sở là do chƣa có chế tài xử lý phù hợp, dẫn đến tâm lý xem nhẹ, coi thƣờng quy tắc.
Các lỗi thƣờng gặp trong soạn thảo văn bản, bố trí phòng làm việc, hay chậm trễ trong công việc theo cá nhân nhận thấy nguyên nhân chính xuất phát từ ý thức của cán bộ, nhân viên. Mặt khác, hình thức kỷ luật chƣa nghiêm minh đối với các hành vi làm tắt, làm trái quy định của Nhà nƣớc và của Viện
*Tiểu kết
Qua việc tìm hiểu về cơ cấu tổ chức cũng hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với 04 nội dung chính trong công tác hiện đại hóa đó là đội ngũ nhân sự, trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin bên cạnh những mặt tích cực mà Văn phòng đã đạt đƣợc thì vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế cần phải phục, sửa đổi. Qua quá trình quan sát, nghiên cứu trong 02 đợt kiến tập và thực tập tại Văn phòng, cũng nhƣ có sự giúp đỡ tận tình của Giảng viên hƣớng dẫn, cá nhân xin mạnh dạn đƣa ra những ý kiến đóng góp ở chƣơng 3 nh m khắc phục những hạn chế còn tồn tại và hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện hàn lâm.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA TRONG VĂN PHÕNG
3.1. Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa trong văn phòng
Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ƣu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.
Ngày nay, quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra ngày càng nhanh, mạnh và sâu sắc trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặt các cơ quan, tổ chức đứng trƣớc trƣớc thách thức phân định ranh giới quản lý sao cho vừa hiệu quả, hòa nhịp đƣợc với đời sống chung của xã hội, trong khi vẫn giữ đƣợc cái riêng của mình. Thực tiễn đó cũng đặt ra đòi hỏi tất yếu khách quan của việc điều chỉnh chức năng của các cơ quan sao cho phù hợp với thời cuộc. Ngày nay, các cơ quan, tổ chức đã nâng cao nhận thức của mình, muốn tồn tại, phải trở thành một chủ thể kiến tạo cho sự phát triển, chứ không đơn thuần chỉ là hoạt động mang tính chất duy trì.
Với Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, ngoài những mặt tích cực mà Văn phòng đạt đƣợc còn tồn tại những hạn chế cần đƣợc khắc phục. Căn cứ vào tình hình thực tiễn nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, cá nhân xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm nhƣ sau:
3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng
Để có bộ máy hành chính hiện đại, hiệu quả, làm nền tảng cho hiện đại hóa công tác văn phòng chúng ta cần hành động đúng quy luật. Bất kỳ quá trình hiện đại hóa nào cũng cần đƣợc bắt đầu b ng nhận thức. Lãnh đạo Văn phòng là ngƣời đứng đầu của bộ máy Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch Viện về toàn bộ hoạt động trong Văn phòng, do vậy, Ban Lãnh đạo cần có nhìn nhận đúng đắn, toàn diện về trách nhiệm của mình. Căn cứ vào Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành theo Quyết định số 2303/QD-KHXH ngày 30/12/2014 của Chủ tịch Viện có quy định cụ thể trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng. Tuy nhiên, muốn thực hiện tốt công tác hiện đại hóa văn phòng Ban Lãnh đạo không chỉ dựa trên những báo cáo, tờ trình của cấp dƣới mà cần
phải đi sâu sát vào thực tiễn để nắm bắt tình hình đƣa ra những quyết định sáng suốt, phù hợp.
Qua kết quả xử lý phiếu khảo sát có đến 96% các ý kiến cho r ng Ban Lãnh đạo quan tâm hơn nữa để hoạt động văn phòng đƣợc hiệu quả hơn. Trên thực tế, có 03 yếu