9. Bố cục của đề tài
2.3.4. Kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn
cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng, phù hợp với nhu cầu của ngƣời sử dụng và yêu cầu về hiện đại hóa. Từng cán bộ đã đƣợc bố trí 01bàn làm việc, 01 ghế ngồi và các phƣơng tiện khác để phục vụ cho công việc của từng phòng nhƣ: máy tính, máy in, máy scan, máy fax, điện thoại, máy photo, máy hủy tài liệu, quạt, bàn - ghế tiếp khách, tủ lạnh, tủ để tài liệu, điều hòa,…và một số trang thiết bị chuyên môn nhƣ máy hút m không khí. Nơi làm việc của từng phòng trong Văn phòng đƣợc bố trí nhƣ vậy tạo điều kiện thuận lợi các Cán bộ trong Văn Phòng giúp đỡ, trao đổi ý kiến với nhau và việc giám sát, kiểm tra, đôn đốc của Chánh Văn phòng đối với từng phòng.
Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, các trang thiết bị mà Văn phòng sử dụng đã thực sự phát huy tính năng và công dụng của chúng trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác của văn phòng. Ví dụ nhƣ, thay vì phải tổ chức một cuộc họp để trao đổi công việc ít quan trọng thì có thể trao đổi qua điện thoại, gmail, facebook,... làm giảm chi phí, tiết kiệm thời gian mà vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao. Những công việc cần sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, xử lý số liệu và phần mềm quản lý văn bản đi và đến đã thực sự giúp Cán bộ trong Phòng giải quyết công việc kịp thời và chính xác, rút ngắn thời gian cho những công việc sự vụ, dành thời gian cho những công việc khác. Các thiết bị nhƣ quạt, điều hòa giúp cho bầu không khí trở nên dễ chịu hơn, Cán bộ Công chức có bầu không khí làm việc trong lành, thoải mái hơn.
2.3.4. Kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn phòng Văn phòng
Ứng dụng thông tin là yêu cầu thiết yếu của hiện đại hóa trong công tác văn phòng. Sử dụng công nghệ thông tin giúp cán bộ lƣu trữ giảm bớt các công việc mang tính sự vụ, giảm sức ngƣời, rút ngắn thời gian cho một công việc và tập trung vào những công việc khác nâng cao năng suất lao động.Trong hoạt động quản lý và phục vụ, công tác khai thác tài liệu là công việc gây mất thời gian nhiều nhất, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lƣu trữ s giúp dễ dàng tra tìm tài liệu, công tác tra tìm trở nên nhanh hơn và chính xác hơn.
Theo cá nhân quan sát ở 02 Phòng Văn thƣ, Lƣu trữ, hiện nay cả 02 Phòng đang sử “Chƣơng trình quản lý dữ liệu lƣu trữ”, đây là chƣơng trình thực hiện chức năng quản lý hồ sơ lƣu trữ, dùng để tra tìm văn bản thông qua các thông tin đƣợc nhập vào, máy hiện ra văn bản cần tìm. Ở đó có ghi r tên loại văn bản, số ký hiệu, ngày tháng năm và trích yếu nội dung của văn bản. Khi có yêu cầu cán bộ văn thƣ chỉ việc vào tìm kiếm là ra tài liệu cần tìm, rất nhanh và thuận tiện.
Tuy nhiên, quá trình áp dụng máy móc, trang thiết bị vào hoạt động văn phòng còn gặp nhiều khó khăn, chẳng hạn nhƣ: “chƣơng trình quản lý dữ liệu” còn hoạt động chậm nhƣng lại không đƣợc khắc phục. Ngoài ra, những công việc liên quan đến máy vi tính đƣợc cán bộ, nhân viên văn phòng sử dụng nhƣng còn lúng túng, chƣa có kỹ năng xử lý tốt các ứng dụng phần mềm tin học. Đáng l việc vận dụng khoa học công nghệ phải đem lại hiệu quả cao, nhƣng vì còn thiếu kỹ năng trong công tác sử dụng công nghệ thông tin gây mất nhiều thời gian. Các máy móc, trang thiết bị không đƣợc phát huy các tính năng hiệu quả của nó.
Bên cạnh việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng trong công tác văn thƣ-lƣu trữ, các đơn vị thuộc Viện bao gồm cả khối Văn phòng đang sử dụng 02 mạng tin học; Mạng internet - Máy của các cán bộ lƣu trữ đều có thể truy cập mạng thông tin toàn cầu để có thể trao đổi, cập nhật thông tin trong nƣớc và quốc tế.