9. Bố cục của đề tài
3.1.4. Nâng cao trách nhiệm và tác phong làm việc của đội ngũ nhân sự
Việc hiện đại hoá phải đƣợc tiến hành song song. Hiện đại hóa trang thiết bị đồng thời hiện đại hoá tri thức con ngƣời. Hiện nay chúng ta đang sống trong thế kỷ XIX nhƣng vẫn bị ảnh hƣởng bởi lối sống và tƣ duy tiểu nông của thời kỳ phong kiến nên tác phong làm việc của một số cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện còn nhiều hạn chế. Đây là do nhận thức của các cá nhân chƣa tốt, mặt khác do chế tài xử lý của Văn phòng Viện chƣa nghiêm minh. Muốn nâng cao nhận thức và tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên đòi hỏi có sự thống nhất vào lề lối làm việc.
Trƣớc hết, cần hoàn chỉnh hệ thống các văn bản quy định về chế độ làm việc của Văn phòng Viện.
Điều chỉnh các quy định, các chế tài cho phù hợp với những đối tƣợng vi phạm quy định đã đề ra. Tránh những trƣờng hợp đi làm muộn về sớm, trong giờ hành chính làm việc cá nhân,…
Không chỉ dừng lại ở việc ban hành quy chế, chế tài mà cần phải mở các buổi Hội nghị, Tọa đàm để bàn về giờ giấc, tác phong làm việc của nhân viên công sở. Chỉ rõ thực trạng tác phong làm việc hiện nay của Viện và lấy ví dụ minh họa cụ thể.
Ngoài ra cần phân tích rõ tầm quan trọng của việc thực hiện lề lối, tác phong công nghiệp, có thể lấy minh chứng nƣớc bạn nhƣ Nhật Bản để hiểu r hơn.
3.1.5. Đầu tư mua sắm, bổ sung, thay thế trang thiết bị trong văn phòng
Trang thiết bị Văn phòng, một mặt là những phƣơng tiện hỗ trợ đắc lực cho quá trình thực hiện chức năng nhiệm của cán bộ, nhân viên văn phòng. Mặt khác, tổ chức mua sắm cơ sở vật chất chính là một trong nội dung của hiện đại hóa. Việc đầu tƣ trang thiết bị còn phụ thuộc vào điều kiện tài chính của Văn phòng. Trƣớc đây, khi chƣa thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng, công tác mua sắm trang thiết bị chƣa thực sự đƣợc quan tâm, thiếu các trang thiết bị nhƣ máy phô tô, điều hòa, máy scan… Hiện nay những trang thiết bị đang hoạt động là do mới đầu tƣ hoặc mua sắm trƣớc đây. Vì vậy, có những trang thiết bị đến nay đã cũ, hoặc hết hạn sử dụng cần đƣợc thay thế hoặc mua mới để đảm bảo hoạt động của Văn phòng diễn xuyên suốt.
Muốn thực hiện tốt công tác này Phòng Cơ sở Vật chất cần phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị, tham mƣu cho Lãnh đạo Văn phòng về việc ban hành những văn bản quy định về tổ chức mua sắm, bảo trì, bảo dƣỡng trang thiết bị trong Văn phòng.
Máy in đã cũ, hay bị lỗi khi in; máy photo bị mờ,... mất thời gian để chỉnh sửa cần phải thay thế và bổ sung
Khi tiến hành tổ chức mua sắm cần xem xét kỹ lƣỡng về chất lƣợng, chủng loại, mẫu mã, giá cả, đảm bảo tính đồng bộ hóa
Thƣờng xuyên tiến hành thanh tra, kiểm tra, bảo trì tu dƣỡng và thống kê tài sản, các trang thiết bị trong văn phòng.
3.1.6. Nâng cao công tác tổ chức, thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính
Hiện nay, công tác tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng Viện đƣợc đánh giá chung là tƣơng đối tốt. Tuy nhiên, chỉ có một vài cá nhân làm chƣa tốt. Theo cá nhân đánh giá lý do chính là ở ý thức trách nhiệm trong công việc. Với tâm lý “làm qua loa”, “làm cho xong” thì chất lƣợng công việc không cao, do vậy cần đ y mạnh công tác thi đua khen thƣởng, khen chê rõ ràng không chung chung.
Mở cuộc Hội thảo, tọa đàm có chủ đề nói về việc nâng cao trách nhiệm, ý thức trong công việc của mỗi cá nhân. Đồng thời tuyên dƣơng những cá nhân có thành tích tốt trong lao động và khiển trách, phê bình những cá nhân làm chƣa tốt.
Hệ thống lại các văn bản, quy chế quy định về việc tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ hành chính, đƣa ra các chế tài nghiêm minh hơn về thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính.
3.1.7. Nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
Trang thiết bị máy móc chính là kết quả của khoa học công nghệ. Biết ứng dụng công nghệ khoa học vào quá trình giải quyết công việc chính là bƣớc đầu của sự thành công. Góp phần thúc đ y công cuộc đổi mới, hỗ trợ hội nhập, hiện đại hóa đất nƣớc. Giúp đặt nền tảng cho hiệu quả của công cuộc cải cách hành chính.
Yêu cầu thực tế hiện nay là tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đều phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của mình, nh m nâng cao hiệu quả công việc cũng nhƣ hòa nhập với xu hƣớng hiện đại hóa.
Hiện nay Văn phòng Viện Hàn lâm ứnng dụng các phần mềm để quản lý hệ thống văn bản, công văn đi - đến của Văn phòng b ng máy vi tính, tạo điều kiện tra tìm nhanh chóng tuy nhiên việc tra tìm do lỗi mạng nên còn chậm. Để cải thiện tình vấn đề trên, Văn phòng Viện cần xây dựng hệ thống mạng cơ quan (nhƣ mạng LAN) để tạo sự kết nối giữa các Phòng Ban trong giải quyết các hoạt động chung của Văn phòng. Giúp cho hoạt động nhập văn bản và tra tìm văn bản trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Khuyến khích các cán bộ, nhân viên tham gia học tập. Nhóm các đối tƣợng có trình độ tin học b ng nhau vào một lớp, không để cán bộ, nhân viên tự ý lựa chọn. Nhƣ vậy, một lớp học s có trình độ nhận thức tin học nhƣ nhau dễ dàng hơn cho công tác giảng dạy và quản lý chất lƣợng.
Đầu tƣ mua mới, bổ sung các trang thiết bị, nâng cấp các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng nhƣ công tác văn thƣ – lƣu trữ, quản lý tài sản,
Áp dụng các trang thiết bị nhƣ camera, máy chấm công b ng vân tay để kiểm soát giờ giấc đi làm của cán bộ, nhân viên cũng nhƣ kiểm soát an ninh nội bộ của Viện. Đây là các thiết bị cần thiết trong hoạt động văn phòng, tránh đƣợc tình trạng đi làm muộn, tan làm sớm và làm việc riêng trong giờ hành chính.
3.1.8. Cải tiến về môi trường làm việc
C.Mác viết r ng, “trong tính hiện thực của nó, bản chất con ngƣời là tổng hoà tất cả các quan hệ xã hội” một khi đã thừa nhận nhƣ vậy thì đƣơng nhiên phải thừa
nhận vai trò quan trọng của môi trƣờng đối với sự hình thành, phát triển của con ngƣời. Môi trƣờng bao bọc xung quanh chúng ta - cả môi trƣờng tự nhiên lẫn môi trƣờng xã hội. Điều đó có nghĩa là môi trƣờng bao gồm các yếu tố, các điều kiện tự nhiên (lý học, sinh học, hóa học) lẫn các yếu tố, các điều kiện nhân tạo. Nhƣ vậy, môi trƣờng xung quanh hay nói cách khác không gian sống có tác động trực tiếp đến con ngƣời. Môi trƣờng tốt s tạo ra cảm giác khoan khoái, phát huy tính sáng tạo trong công việc đối với ngƣời lao động giúp tăng năng suất lao động và đạt kết quả cao trong công việc.
Hiện nay, Văn phòng Viện Hàn lâm đã sử dụng tối đa diện tích trống của cơ quan để trồng cây xanh nhƣ hành lang, ban công, trong phòng làm việc,…Tuy nhiên, những loại cây này chƣa phù hợp, xét về mặt sinh học, Văn phòng Viện Hàn lâm nên trồng các loại cây có nhiều lá, tán cây rộng nhƣ vậy s giúp môi trƣờng trong lành hơn.
Ngoài ra, để môi trƣờng làm việc thân thiện, tạo cảm giác hòa đồng hơn từ Ban Lãnh đạo Viện cho đến các cán bộ, nhân viên cần phải xây dựng tinh thần đoàn kết, thống nhất, tạo nên sức mạnh tập thể từ đó s dễ dàng hoàn thành những nhiệm vụ chung.
Nghiêm khắc xử phạt hành chính đối với những cá nhân hút thuốc trong giờ làm việc và trong cơ quan để bầu không khí trong lành, cơ quan văn minh.
Có hình thức tuyên dƣơng những cá nhân có ý thức bảo vệ môi trƣờng làm việc của cơ quan, đặc biệt những cá nhân “bỏ tiền túi” mua cây về trồng trong phòng làm việc của mình tạo nên tính th m mỹ trong văn phòng.
3.1.9. Sắp xếp phòng làm việc của Văn phòng theo hướng Văn phòng mở
Bài trí, sắp xếp phòng làm việc hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng, vừa tiết kiệm đƣợc diện tích, vừa nâng cao hiệu quả trong công việc. Hiện nay, hầu hết các Văn phòng, các công ty, doanh nghiệp đều chọn cách bài trí phòng làm việc theo hƣớng văn phòng mở hay nói đúng hơn là theo phong thủy. Với thực tiễn trên, Văn phòng Viện Hàn lâm cần phải đƣợc bài trí và sắp xếp lại cho hợp lý hơn cụ thể:
- Bố trí máy vi tính: Máy vi tính là một đồ vật không thể thiếu ở trong các văn phòng. Tuy nhiên nếu trong phòng làm việc có quá nhiều máy vi tính s dẫn đến sự bức bối, làm con ngƣời trở nên nóng tính, dễ nổi cáu, tinh thần khó tập trung.Theo phong thủy cách hóa giải rất đơn giản là đặt một cốc thủy tinh đựng nƣớc bên cạnh, vì nƣớc có tác dụng trợ giúp giải bớt tính kim của máy tính. Nếu làm điều này những ngƣời làm việc s thấy đầu óc đƣợc tỉnh táo, tâm trạng đƣợc bình an, thoải mái.
- Bố trí bàn ghế làm việc theo phong thủy: Đối với bàn làm việc của lãnh đạo không nên chọn chỗ ngồi mà đối diện cửa ra vào nhƣ vậy theo phong thủy giải thích ngƣời lãnh đạo không có đủ khả năng kháng lại dòng năng lƣợng hƣớng từ cửa vào. Cũng không nên ngồi ở vị trí trong phòng mà lƣng quay ra cửa vì nhƣ vậy dễ bị bị xoi mói.
- Cách treo tranh ảnh: Trong phòng làm việc tránh treo những tranh ảnh mang tính chất kích động, bạo lực, u ám, nặng nề hoặc màu sắc quá lòe loẹt. Chỉ nên treo những bức tranh có nội dung nhẹ nhàng hoặc đơn giản, có thể là các bức tranh thiên nhiên.
- Cách bài trí tủ đồ, giá tài liệu: Theo phong thủy trong phòng làm việc rất nên
có một tủ sách, tủ sách có càng nhiều sách càng tốt. Sách một mặt để tra cứu, tham
khảo, đọc giải trí. Mặt khác sách cũng mang lại cho những ngƣời làm việc những luồng khí tốt, làm cho đầu óc bạn luôn tỉnh táo, minh mẫn, giúp có nhiều ý tƣởng mới, lạ. Không nên để tủ đồ cá nhân trong văn phòng vừa tốn diện tích vừa tạo cảm giác không thoải mái.
- Bố trí trồng nhiều cây xanh trong phòng làm việc: Cây lá xanh có thể ngăn cản hung khí và hấp thu năng lƣợng của trời đất để tỏa ra căn phòng, mang lại nhiều lợi lộc về sức khỏe và trí tuệ cho ngƣời làm việc. Tuy nhiên, theo phong thủy nên lƣu ý tránh trồng những cây có lá nhỏ, lá kim, lá nhọn. Những cây loại này thƣờng hấp thu nguồn năng lƣợng của ngƣời làm việc và không tốt cho phòng làm việc.
- Tạo ánh sáng tự nhiên đầy đủ cho phòng làm việc: Phòng làm việc cần phải
sáng, ánh sáng phải đủ. Nếu có ánh sáng tự nhiên, ánh sáng mặt trời càng tốt. Ánh sáng tự nhiên luôn mang đến cho ngƣời làm việc cảm giác thoải mái, khỏe mạnh, năng động. Nếu điều kiện không cho phép, các phòng làm việc trong Văn phòng không thể có một nơi làm việc có ánh sáng tự nhiên, hãy thắp bóng điện để đủ sáng. Nếu bóng đèn bị cháy nên thay ngay, không nên để phòng làm việc thiếu ánh sáng.
*Tiểu kết
Vấn đề hiện đại hóa văn phòng là một vấn đề còn mới và đang đƣợc các cơ quan, cá nhân quan tâm đến nh m hƣớng tới mô hình “văn phòng xanh” tiết kiệm, hiệu quả. Qua một số giải pháp và kiến nghị ở trên tôi mong r ng những giải pháp tôi đƣa ra s đƣợc đƣa vào thực tiễn để sớm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong Văn phòng và giúp Văn phòng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam cá nhân nhận thấy văn phòng chiếm một vị trí không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, thời gian qua công tác hiện đại hóa văn phòng lại chƣa thực sự đƣợc đầu tƣ và quan tâm. chúng ta chủ yếu tập trung nghiên cứu kiện toàn tổ chức bộ máy chung , chƣa đầu tƣ đúng mức cho việc nghiên cứu cải tiến hoạt động của bộ máy văn phòng dẫn đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của văn phòng còn có những hạn chế, bất cập và Văn phòng Viện Hàn lâm cũng không n m ngoài thƣc trạng chung đó. Trong bài viết này cá nhân trình bày một số vấn đề liên quan đến công tác hiện đại hóa văn phòng nhƣ: Đội ngũ nhân sự trong văn phòng, nghiệp vụ hành chính, trang thiết bị trong văn phòng và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng, từ đó tổng kết những mặt
Tích cực mà Văn phòng Viện Hàn lâm đã làm đƣợc, chỉ ra những hạn chế cần phải khắc phục. Qua đó, cá nhân đƣa ra những giải pháp phù hợp hy vọng s giúp Văn phòng Viện Hàn lâm hoàn chỉnh hơn và phát huy theo chiều hƣớng mới, linh hoạt và hiệu quả hơn.
Thực hiện tốt công tác hiện đại hóa văn phòng giúpVăn phòng Viện Hàn lâm đảm bảo các chức năng nhiệm vụ của cơ quan, góp phần hoàn thiện về cơ cấu, bộ máy của Viện và phù hợp với tiến trình hiện đại hóa. Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam”đến nay cơ bản đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu,
tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất hy vọng nhận đƣợc sự đồng tình cũng nhƣ góp ý từ phía thầy cô, các cán bộ Văn phòng Viện Hàn lâm để đề tài hoàn thiện hơn và đƣợc ứng dụng vào Văn phòng Viện Hàn lâm.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Mạnh Cƣờng, giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước”;
2. Công văn số 1136/VP-THTTBT, ngày 14/6/2016 về việc ban hành một số
mẫu văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam;
3. Ngô Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ
Lao động thương binh và Xã hội”;
4. Nguyễn Thành Độ, (2005) giáo trình “Quản trị Văn phòng”, NXB Lao động
- Xã hội;
5. Bạch Huyết, "Thiên thời địa lợi nhân hòa", NXB Văn hóa - Thông tin
6. Đỗ Thị Liên, “Hiện đại hóa Lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà
Nội”, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội;
7. Nguyễn Thị Loan, “Thực trạng Công tác Văn thư , Quản trị văn phòng và
công tác Lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam”;
8. Luật Công nghệ thông tin, số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm
2006 của Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
9. Luật Tổ chứcChính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001;
10. Nghị định số 109/2012/NĐ-CP, ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Nghị định số 217/2013/NĐ – CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sung một số điều của NĐ 109/2012/NĐ – CP;
11. Quyết định số 58/2015 /QĐ – TTg, ngày 17/11/2015 của Chính phủ về việc
quy định tiêu chu n, định mức, chế độ quản lý, sử dụng máy móc thiết bị thiết bị của cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức,đơn vị sự nghiệp công lập;
12. Quyết định số 246/2005/QĐ – TTg, ngày 06 ngày tháng 10 năm 2005 của
Chính phủ về phê duyệt chiến lƣợc phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020;
13. Quyết định số 2316/QĐ- KHXH, ngày 14/11/2016 của Chủ tịch Viện Hàn
lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Quy chế Công tác văn thƣ, lƣu trữ,