9. Bố cục của đề tài
2.3.2. Thực tiễn thực hiện nghiệp vụ hành chính
Trong giới hạn của bài báo cáo tốt nghiệp, cá nhân xin đƣợc thể hiện các quy trình, nghiệp vụ chính của Văn phòng Viện Hàn lâm đƣợc thể hiện trên các nội dung sau:
2.3.2.1. Nghiệp vụ văn thư
Quy trình nghiệp vụ về văn thƣ do Văn thƣ cơ quan thực hiện. Quy trình này đƣợc thực hiện theo Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016 của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc Ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của Viện. Trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Viện Hàn lâm đã tiếp nhận trung bình hơn 6000 văn bản trên một năm. Với số lƣợng văn bản lớn nhƣ vậy, yêu cầu nghiệp vụ văn thƣ phải đƣợc thực hiện theo đúng quy trình .
S
STT Năm Số văn bản đến Số văn bản đi
1 2013 5088 7500
2 2014 6542 5464
3 2015 6588 5130
4 2016 6589 6713
T Cộng 24807 24804
Hình 4: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đến - đi từ năm (2013-2016)
Qua quá trình quan sát thực tế, cá nhân nhận thấy cán bộ văn thƣ đã thực hiện các quy trình nghiệp vụ nhƣ sau:
- Quy trình quản lý văn bản đi – đến:
Theo quy định của Viện, tất cả các văn bản do Chủ tịch Viện ban hành, Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch và các văn bản do các lãnh đạo khối cơ quan giúp việc ký thừa lệnh Chủ tịch đều phải đăng ký lấy số, đóng dấu vào hệ điều hành quản lý văn bản đến tại Phòng Văn thƣ – Hành chính:
Quy trình giải quyết văn bản đi đƣợc thực hiện theo trình tự sau:
Bƣớc 1: Cho số công văn đi: khi có yêu cầu xin số công văn từ các khối cơ qun giúp việc, các đơn vị, văn thƣ cơ quan s căn cứ vào phần mềm quản lý văn bản đi và cung cấp số văn bản tiếp theo của hệ thống.
Bƣớc 2: Nhân bản công văn đi: sau khi văn bản đƣợc lấy số, theo yêu cầu giải quyết công việc văn bản s đƣợc gửi đi số lƣợng văn bản đi đƣợc nhân bản tại Phòng Văn thƣ.
Bƣớc 3: Kiểm tra thể thức văn bản: trƣớc khi đóng dấu, văn thƣ cần kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bƣớc 4: Đóng dấu văn bản đi: đóng dấu văn bản nh m xác định giá trị của văn bản. số lƣợng văn bản đƣợc nhân bản ứng với việc văn thƣ phải đóng bấy nhiêu dấu.
Bƣớc 5: Lƣu văn bản đi: văn thƣ cơ quan s giữ lại 01 bản có đủ dấu và chữ ký trực tiếp của ngƣời có th m quyền.
Bƣớc 6: Chuyển giao văn bản: Cán bộ văn thƣ s tiến hành chọn bì văn bản và đƣa văn bản vào bì thƣ cho phù hợp. Đối với văn bản đƣợc chuyển ra ngoài cơ quan
thì cần phải chuyển qua bƣu điện (đóng dấu mức độ mật, kh n, hỏa tốc nếu có). Đối với văn bản gửi nội bộ thì chuyển vào tủ công văn của các đơn vị.
Thông qua quá trình thực tập, đƣợc trực tiếp thực hiện các công việc, cá nhân nhận thấy quy trình nghiệp vụ văn thƣ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đƣợc quan tâm và thực hiện đúng với các quy trình.
Tuy nhiên bên trong hoạt động nhập số công văn đi vẫn còn một số thiếu sót. Hoạt động nhập số công văn đi là hoạt động mang tính thƣờng xuyên và đòi hỏi phải c n thận, vì nhập đúng số, ký hiệu, trích yếu nội dung văn bản s là cơ sở phục vụ cho hoạt động tra tìm tài liệu. Đây đƣợc đánh giá là hoạt động hết sức quan trọng. Thế nhƣng theo quan sát, cá nhân nhận thấy cán bộ văn thƣ có nhập công văn đến nhƣng lại không đầy đủ hoặc ghi tắt thậm chí thiếu trích yếu nội dung của văn bản điều này gây khó khăn trong công tác tra tìm tài liệu.
Quy trình giải quyết văn bản đến:
Thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, hàng ngày Phòng Văn thƣ – Hành chính phải tiếp nhận rất nhiều văn bản đến từ các nguồn khác nhau với các loại thể loại đa dạng. Các văn bản đến đều đƣợc tập trung tại Văn thƣ, cán bộ văn thƣ tiến hành tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình nhƣ sau:
Bƣớc 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Khi văn bản đƣợc chuyển đến Phòng Văn thƣ, Cán bộ chuyên trách quản lý văn bản đến s tiến hành tiếp nhận, kiểm tra bì, số lƣợng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trƣớc khi ký nhận. Sau khi kiểm tra xong cán bộ mới đƣợc ký nhận.
Đối với bản Fax phải chụp lại trƣớc khi đóng dấu đến. Đối với văn bản đƣợc chuyển qua mạng, trong trƣờng hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến. Sau đó, khi nhận đƣợc bản chính cần đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký
Văn bản đến phải đƣợc đăng ký trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp
Văn bản mật đƣợc đăng ký vào sổ riêng hoặc nếu đăng ký trên phần mềm quản lý thì không đƣợc kết nối mạng LAN hoặc Internet
Sau khi đã nhận văn bản, cán bộ văn thƣ nhanh chóng tiến hành phân loại để lựa chọn bì nào nên bóc và bì nào không bóc. Khi phân loại xong, CBVT s tiến hành đóng dấu công văn đến và ghi ngày tháng văn bản đến, số văn bản đến
Bƣớc 3: Nhập văn bản đến
Trƣớc khi thực hiện bƣớc chuyển giao văn bản, cán bộ văn thƣ s tiến hành nhập số ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung và tên loại văn bản vào hệ điều hành quản lý văn bản đến của Viện nh m phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu và dễ dàng trong việc quản lý văn bản.
Bƣớc 4: Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải trình ngƣời có th m quyền để xin ý kiến phân phối giải quyết. Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ kh n thì phải đƣợc chuyển giao ngay. Căn cứ vào ý kiến giải quyết, Văn thƣ đăng ký tiếp và chuyển giao theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.Việc chuyển giao đảm bảo chính xác, đúng đối tƣợng và giữ bí mật.
Qua quá trình quan sát cá nhân thấy, những văn bản thuộc th m quyền giải quyết của Lãnh đạo Viện sau khi tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản trên hệ điều hành quản lý văn bản và tác nghiệp, tất cả đƣợc chuyển cho CVP để trình lãnh đạo Viện Hàn lâm xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 ngày kể từ khi văn bản đƣợc đăng ký trên hệ thống. Sau khi lãnh đạo VHL có ý kiến chỉ đạo, Văn thƣ VHL s cập nhật ý kiến chỉ đạo vào Hệ thống quản lý, và chuyển ngay cho các đơn vị, cá nhân đƣợc giao để giải quyết.
Đối với văn bản kh n, hỏa tốc gửi đến Viện Hàn lâm ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, ngày lễ, thì nhân viên bảo vệ tiếp nhận và thông báo cho ngƣời có th m quyền để xin ý kiến xử lý
Đối với văn bản mật, văn thƣ VHL vào sổ theo dõi, chuyển ngay cho Lãnh đạo Viện hoặc CVP xử lý, sau khi có ý kiến chỉ đạo VT chuyển tiếp ngay cho các đơn vị, cá nhân đƣợc giao trách nhiệm giải quyết.
Bƣớc 5: Giải quyết và theo d i, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận đƣợc văn bản đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện và quy định của Pháp luật
Văn thƣ có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã đƣợc giải quyết, văn bản đến hạn nhƣng chƣa đƣợc giải quyết để báo cáo ngƣời có th m quyền.
CVP có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo với Lãnh đạo Viện về tình hình và tiến độ giải quyết công việc
Trƣởng phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo đơn vị tình hình giải quyết văn bản để thông báo cho các phòng, bộ phận liên quan.
Trong thời gian thực tập tại VHL, cá nhân nhận thấy Phòng VT của VHL đã tuân thủ theo đúng quy chế của Viện cũng nhƣ quy định của Nhà nƣớc từ khâu tiếp nhận; kiểm tra; phân loại; bóc bì; đóng dấu đến, ghi số, ngày, tháng, năm đến; cập nhật trên Hệ điều hành quản lý văn bản tác nghiệp. Tất cả văn bản đều đƣợc Scan và gửi file cứng và file mềm cho CVP giải quyết. Việc cập nhật văn bản trên HĐH rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, xử lý, giải quyết văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ của VHL đƣợc thực hiện theo quy định của nhà nƣớc và quy định tại Quyết định 2316/QĐ-KHXH về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của VHL.
Quản lý con dấu và bảo quản con dấu: Dấu của đơn vị tổ chức đƣợc giao cho
01 Văn thƣ chuyên trách quản lý và sử dụng. Ngƣời đƣợc giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng đơn vị.
Trong quá trình kiến tập tại Phòng Văn thƣ cơ quan, theo cá nhân quan sát thì Phòng Văn thƣ – Hành chính đang thực hiện đúng theo quy định, ngƣời chuyên trách quản lý con dấu của cơ quan là ThS. Dƣơng Thái Hậu, là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Thủ trƣởng đơn vị về quản lý và sử dụng con dấu. Trong quy trình quản lý con dấu Văn thƣ đã thực hiện những quy định sau:
Con dấu đƣợc quản lý tại phòng làm việc, trƣờng hợpcon dấu đƣa ra khỏi cơ quan thì cần đƣợc có sự đồng ý của ngƣời đứng đầu của cơ quan. Con dấu đƣợc bảo đảm an toàn trong giờ cũng nhƣ ngoài giờ làm việc. Trƣớc khi ra về con dấu đƣợc chuyển vào tủ có khóa để đảm bảo an toàn. Không giao con dấu cho ngƣời khác trừ trƣờng hợp đƣợc sự đồng ý b ng văn bản của ngƣời có th m quyền.
Sử dụng con dấu: Viên chức đƣợc giao sử dụng và bảo quản con dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản. Chỉ đóng dấu lên văn bản đã đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày và sau khi đã có chữ ký của ngƣời có th m quyền.
Khi cá nhân, đơn vị yêu cầu đóng dấu lên văn bản thì Văn thƣ luôn luôn kiểm tra thể thức văn bản theo đủ hay chƣa, kỹ thuật trình bày có đúng với quy định của nhà nƣớc và của Viện hay không, nếu có sai sót hay còn thiếu, Văn thƣ s nhắc nhở và yêu cầu cá nhân, đơn vị làm lại, bổ sung.
Văn thƣ không đóng dấu trên giấy không có nội dung, đóng dấu trƣớc khi ký, đóng dấu lên chữ ký của ngƣời không có th m quyền.
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan:
- Phương pháp lập hồ sơ
Bƣớc 1: Lập hồ sơ
Lập hồ sơ đƣợc tiến hành theo 03 bƣớc là mở hồ sơ; thu thập cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ:
Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ do cán bộ Lƣu trữ
phụ trách, sau đó gửi xuống các phòng, ban, đơn vị lên quan góp ý, từ đó Phòng Lƣu trữ s điều chỉnh bổ sung và trình lãnh đạo duyệt, ký, ban hành. Các đơn vị thuộc và trực thuộc VHL căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị, cán bộ phụ trách Phòng Lƣu trữ làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn VHL trình Chủ tịch và ký ban hành. Bản danh mục đó s đƣợc in thành nhiều văn bản và gửi xuống các đơn vị thuộc và trực thuộc VHL để thực hiện.
Phòng Lƣu trữ s nhân bản danh mục hồ sơ gửi cho các phòng, ban để cán bộ, công chức, viên chức dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ lập thành hồ sơ.
Vào đầu năm Phòng Lƣu trữ cơ quan căn cứ danh mục hồ sơ để chu n bị bìa hồ sơ và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị và cá nhân có trách nhiệm lập. Các cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ đã có để mở hồ sơ và đƣa văn bản liên quan vào trong hồ sơ
Mở hồ sơ khi chưa có danh mục hồ sơ: Khi không có danh mục hồ sơ, các cá nhân mở hồ sơ trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trƣng chủ yếu hình thành hồ sơ cụ thể nhƣ: đặc trƣng vấn đề (hồ sơ đại hội, chuyên đề, hội nghị, hội thảo) đặc trƣng tác giả,...
Bƣớc 2: Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ
Phòng Lƣu trữ có trách nhiệm lập hồ cần phải thu thập đầy đủ các hồ sơ tài liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ, các văn bản đƣợc sắp xếp theo một trình tự hợp lý.
Ví dụ: Tập quyết định cử cá nhân, đoàn các cán bộ, công chức, viên chức của VHL đi công tác tháng 6/2017 thì những văn bản Quyết định của VHL về việc cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác tháng 6 đƣợc lập thành một hồ sơ
Bƣớc 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi giải quyết xong công việc đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ cần xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại đi những bản trùng lặp, bản không cần thiết, sắp xếp trật tự hồ sơ và chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề của hồ sơ.
Hồ sơ đƣợc lƣu lại tại Văn thƣ cơ quan theo cá nhân quan sát thì tƣơng đối đầy đủ. Hồ sơ đã phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của VHL và các đơn vị trực thuộc. Văn bản, hồ sơ có sự liên quan đến nhau, theo đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giả quyết công việc.
- Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Trách nhiệm đối với việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ của VHL cụ thể nhƣ sau:
- Trách nhiệm của Chủ tịch VHL: Chủ tịch Viện có th m quyền ban hành các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của VHL, hàng năm chỉ đạo việc xây dựng danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lƣu trữ. Quyết định các hình thức khen thƣởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị tổ chức lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ
- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng: giúp Chủ tịch Viện xây dựng danh mục hồ sơ, tham mƣu cho Chủ tịch về việc chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc công tác lập, giao nộp hồ sơ và lƣu trữ
- Trách nhiệm của Thủ trƣởng các đơn vị: thực hiện lập hồ sơ, bảo quản và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ
- Trƣởng phòng tổ chức – hành chính các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc VHL có trách nhiệm:tham mƣu thủ trƣởng các đơn vị trong việc kiểm tra đôn đốc lập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động: các cá nhân thuộc diện phải lập và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan cần giao nộp đúng hạn theo quy định.
- Trách nhiệm của Văn thƣ, Lƣu trữ: Văn thƣ, Lƣu trữ tại các đơn vị có trách nhiệm hƣớng dẫn các cán bộ, công chức, viên chức, ngƣời lao động của đơn vị mình lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ theo quy định.
- Thời hạn nộp lƣu: Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lƣu trữ cơ quan đƣợc quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;