9. Bố cục của đề tài
3.1. Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa trong văn phòng
Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ƣu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.
Ngày nay, quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra ngày càng nhanh, mạnh và sâu sắc trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặt các cơ quan, tổ chức đứng trƣớc trƣớc thách thức phân định ranh giới quản lý sao cho vừa hiệu quả, hòa nhịp đƣợc với đời sống chung của xã hội, trong khi vẫn giữ đƣợc cái riêng của mình. Thực tiễn đó cũng đặt ra đòi hỏi tất yếu khách quan của việc điều chỉnh chức năng của các cơ quan sao cho phù hợp với thời cuộc. Ngày nay, các cơ quan, tổ chức đã nâng cao nhận thức của mình, muốn tồn tại, phải trở thành một chủ thể kiến tạo cho sự phát triển, chứ không đơn thuần chỉ là hoạt động mang tính chất duy trì.
Với Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, ngoài những mặt tích cực mà Văn phòng đạt đƣợc còn tồn tại những hạn chế cần đƣợc khắc phục. Căn cứ vào tình hình thực tiễn nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, cá nhân xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm nhƣ sau:
3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng
Để có bộ máy hành chính hiện đại, hiệu quả, làm nền tảng cho hiện đại hóa công tác văn phòng chúng ta cần hành động đúng quy luật. Bất kỳ quá trình hiện đại hóa nào cũng cần đƣợc bắt đầu b ng nhận thức. Lãnh đạo Văn phòng là ngƣời đứng đầu của bộ máy Văn phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch Viện về toàn bộ hoạt động trong Văn phòng, do vậy, Ban Lãnh đạo cần có nhìn nhận đúng đắn, toàn diện về trách nhiệm của mình. Căn cứ vào Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành theo Quyết định số 2303/QD-KHXH ngày 30/12/2014 của Chủ tịch Viện có quy định cụ thể trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng. Tuy nhiên, muốn thực hiện tốt công tác hiện đại hóa văn phòng Ban Lãnh đạo không chỉ dựa trên những báo cáo, tờ trình của cấp dƣới mà cần
phải đi sâu sát vào thực tiễn để nắm bắt tình hình đƣa ra những quyết định sáng suốt, phù hợp.
Qua kết quả xử lý phiếu khảo sát có đến 96% các ý kiến cho r ng Ban Lãnh đạo quan tâm hơn nữa để hoạt động văn phòng đƣợc hiệu quả hơn. Trên thực tế, có 03 yếu tố chính mà Ban Lãnh đạo cần tập trung quan tâm đó là yếu tố con ngƣời, trang thiết bị và môi trƣờng làm việc, các yếu tố này cần đƣợc phát triển song song với nhau.
Thứ nhất, yếu tố con ngƣời: Trong các hoạt động con ngƣời luôn là nhân vật
trung tâm, là chủ thể chân chính sáng tạo ra mọi giá trị vật chất - tinh thần để phục vụ lại chính đời sống của mình, do vậy, Ban lãnh đạo cần không ngừng nâng cao tri thức cũng nhƣ nhận thức của cán bộ nhân viên trong Văn phòng thông qua các hoạt động “phân cấp đào tạo”:
- Đối với trƣởng các đơn vị, phòng ban, tổ chức cần đƣợc đào tạo cách quản lý nhân viên dƣới cấp của mình bởi hầu hết tất cả các cá nhân khi đƣợc bổ nhiệm lên cấp quản lý đều không đƣợc đào tạo kỹ năng quản lý nhân viên. Do đó, dễ dẫn đến tình trạng lạm quyền hoặc cả nể thậm chí ngƣời lãnh đạo không nắm bắt đƣợc tâm lý của nhân viên mình s rất khó để cấp dƣới nghe theo hoặc phục tùng mệnh lệnh.
- Đối với các cán bộ, nhân viên khác cần phải thƣờng xuyên đƣợc bổ sung những kiến thức mới về nghiệp vụ chuyên môn của mình thông qua các lớp tập huấn, đào tạo ngắn hạn để hoàn thành tốt công tác đƣợc giao.
- Thứ hai, yếu tố môi trƣờng làm việc: Môi trƣờng xung quanh ảnh hƣởng
trực tiếp đến thái độ và tâm trạng làm việc của cán bộ, nhân viên. Lãnh đạo Văn phòng cần có kế hoạch cải thiện môi trƣờng làm việc b ng cách tuyệt đối không để tình trạng hút thuốc trong văn phòng; bổ sung nhiều cây xanh để tiến gần hơn tới mô hình văn phòng xanh.
- Thứ ba, tiến hành khảo sát tình trạng vật lý của trang thiết bị, máy móc phục
vụ cho các hoạt động văn phòng để từ đó bổ sung thay mới nh m đáp ứng nhu cầu sử dụng trong công việc.
3.1.2. Nâng cao công tác tham mưu của Văn phòng đối với Ban Lãnh đạo Viện
Với chức năng nhiệm vụ chính của văn phòng là tham mƣu tổng hợp và hậu cần nên chức năng này cần phải đƣợc phát huy tối đa và có hiệu quả. Song trên thực tế quá
trình tham mƣu cho lãnh đạo lại chƣa tuân theo quy trình hoặc có nhƣng không hiệu quả, ảnh hƣởng đến uy tín và vai trò của văn phòng. Với thực tế đó, ban Lãnh đạo Viện Hàn lâm cần:
Thứ nhất, ban hành các văn bản quy định về công tác tham mƣu cho lãnh đạo
bao gồm:
- Quy định tính thứ bậc trong nền hành chính phải r ràng, trên cơ sở đó thiết lập các mối quan hệ dọc, ngang trong phân công, phối hợp và lãnh đạo, quản lý, điều hành theo nguyên tắc cấp dƣới phục tùng cấp trên một cách tất yếu.
- Nhận diện các cấp độ của tham mƣu nhƣ: tham mƣu trình - nghĩa là cấp dƣới có trách nhiệm trình lên cấp trên thuộc chức trách đƣợc giao; tham mƣu theo cấp độ cá nhân hoặc tổ chức tự đề xuất và tham mƣu là thực thi quá trình kiểm soát.
- Quy định về yêu cầu của công tác tham mƣu:
+ Yêu cầu đảm bảo sđúng thể thức, quy trình và thủ tục ở từng cấp theo quy định (đảm bảo có tờ trình, phiếu trình kèm theo văn bản dự thảo đƣợc chu n bị theo đúng thể thức quy định)
+ Yêu cầu tham mƣu dựa trên cơ sở pháp lý, phù hợp với quy định và đáp ứng mục tiêu yêu cầu nhiệm vụ của tổ chức.
+ Tham mƣu trên cơ sở có luận cứ khoa học r ràng, trung thực, khách quan, chát lƣợng, hiệu quả.
+ Yêu cầu khi thm mƣu phải có trách nhiệm phối hợp giữa các tổ chức và các cá nhân có liên quan.
- Quy định về nguyên tắc tham mƣu:
+ Tham mƣu cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức + Nh m đáp ứng đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ chung của Văn phòng.
+ Tham mƣu cần tuân thủ đúng theo quy định và quy trình. + Dựa trên nguyên tắc khách quan, công tâm, khả thi. - Xây dựng văn bản quy trình tham mƣu bao gồm:
+ Lập ban soạn thảo và tổ chức biên tập;
+ Xây dựng đề cƣơng và xin ý kiến ban soạn thảo + Soạn thảo chi tiết sản ph m tham mƣu
+ Tổ chức hội thảo lấy ý kiến của các chuyên gia hoặc nhà quản lý + Tiếp thu và hoàn chỉnh bản tham mƣu theo quy định
Thứ hai, trƣớc khi giao việc cho cấp dƣới hải xem xét trình độ, năng lực của
từng công chức theo b ng cấp hoặc theo năng lực để phân công công việc đúng sở trƣờng, kỹ năng sẵn có. Ngƣời đi trƣớc phải tận tình giúp đỡ ngƣời mới nắm bắt kịp công việc từ đó mới thực hiện tốt nhiệm vụ và có khả năng chuyên môn hóa cao hơn công việc đƣợc giao.
Thứ ba, mỗi công chức đƣợc phân công nhiệm vụ theo lĩnh vực phải kiểm tra
đầu mối công việc, trong đó làm những công việc gì? Liệt kê các đầu mối ra từng công việc cụ thể, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành. Khi thực hiện nhiệm vụ tham mƣu, phải hiểu biết nhiệm vụ của mình để giải đáp, trả lời, giải thích đúng nghiệp vụ chuyên môn.
Thứ tư, Cần thiết lập và giao cụ thể các quy trình nghiệp vụ cho từng cán bộ
công chức qua đó có chỉ đạo kịp thời; công tác phối hợp đƣợc tổ chức nhịp nhàng, chặt ch .
Thứ năm, Công chức phải tập trung nghiên cứu sâu, kỹ công việc đƣợc phân
công thuộc chức năng nhiệm vụ, đồng thời phải hiểu biết một số lĩnh vực xã hội để tham mƣu, tham vấn, tuyên truyền, hỗ trợ cung cấp thông tin cho Lãnh đạo
Thứ sáu, Cán bộ công chức phải có biện pháp hệ thống hóa và cập nhật văn bản
mới theo lĩnh vực đã đƣợc phân công, sắp xếp.
3.1.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự trong Văn phòng
Trƣớc yêu cầu của sự nghiệp đổi mới đất nƣớc, hội nhập quốc tế, bộ máy Văn phòng Viện Hàn lâm phải đƣợc chú trọng hoàn thiện và từng bƣớc nâng cao về chất lƣợng. Để xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý ngày càng có chất lƣợng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, việc xây dựng và phê duyệt quy hoạch cán bộ phải đƣợc thực hiện một cách thận trọng, chặt ch , đảm bảo đúng quy trình và tiêu chu n chung. Trên cơ sở quy hoạch đƣợc phê duyệt hàng năm phải tiến hành đánh giá, đƣa ra khỏi quy hoạch những cán bộ không đạt chu n, bổ sung vào quy hoạch những ngƣời đạt chu n. Kinh nghiệm cho thấy, chỉ khi có đƣợc đội ngũ CBCC hùng hậu thì mới có cơ sở để tuyển chọn, bố trí, sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả.
Đối với Văn phòng Viện Hàn lâm, xây dựng kế hoạch là bƣớc đầu tiên, tiếp theo là triển khai thực hiện kế hoạch nh m xác định đƣợc trách nhiệm, quyền lợi của từng cá nhân, tránh tình trạng chồng chéo công việc hoặc không thống nhất giữa kế hoạch và thực hiện.
Đ y mạnh công tác xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, rèn luyện, thử thách CBCC, xây dựng các tiêu chu n về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, về ph m chất đạo đức, đây là chìa khóa của công tác bố trí sắp xếp cán bộ.
Cần có ứng cử, đề cử vào các chức danh, vị trí chủ chốt trong Văn phòng. Không bố trí cán bộ tuổi đời đã quá cao hoặc không đủ trình độ, năng lực, không có b ng cấp chuyên môn đảm nhiệm các chức danh cán bộ chủ chốt, các chức danh cán bộ chuyên môn nghiệp vụ.
Áp dụng quy luật cạnh tranh trong công tác tuyển dụng cán bộ, nhân viên văn phòng nh m nâng cao tính công b ng, minh bạch, tìm ra những ngƣời có năng lực thật sự phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
3.1.4. Nâng cao trách nhiệm và tác phong làm việc của đội ngũ nhân sự
Việc hiện đại hoá phải đƣợc tiến hành song song. Hiện đại hóa trang thiết bị đồng thời hiện đại hoá tri thức con ngƣời. Hiện nay chúng ta đang sống trong thế kỷ XIX nhƣng vẫn bị ảnh hƣởng bởi lối sống và tƣ duy tiểu nông của thời kỳ phong kiến nên tác phong làm việc của một số cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện còn nhiều hạn chế. Đây là do nhận thức của các cá nhân chƣa tốt, mặt khác do chế tài xử lý của Văn phòng Viện chƣa nghiêm minh. Muốn nâng cao nhận thức và tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên đòi hỏi có sự thống nhất vào lề lối làm việc.
Trƣớc hết, cần hoàn chỉnh hệ thống các văn bản quy định về chế độ làm việc của Văn phòng Viện.
Điều chỉnh các quy định, các chế tài cho phù hợp với những đối tƣợng vi phạm quy định đã đề ra. Tránh những trƣờng hợp đi làm muộn về sớm, trong giờ hành chính làm việc cá nhân,…
Không chỉ dừng lại ở việc ban hành quy chế, chế tài mà cần phải mở các buổi Hội nghị, Tọa đàm để bàn về giờ giấc, tác phong làm việc của nhân viên công sở. Chỉ rõ thực trạng tác phong làm việc hiện nay của Viện và lấy ví dụ minh họa cụ thể.
Ngoài ra cần phân tích rõ tầm quan trọng của việc thực hiện lề lối, tác phong công nghiệp, có thể lấy minh chứng nƣớc bạn nhƣ Nhật Bản để hiểu r hơn.
3.1.5. Đầu tư mua sắm, bổ sung, thay thế trang thiết bị trong văn phòng
Trang thiết bị Văn phòng, một mặt là những phƣơng tiện hỗ trợ đắc lực cho quá trình thực hiện chức năng nhiệm của cán bộ, nhân viên văn phòng. Mặt khác, tổ chức mua sắm cơ sở vật chất chính là một trong nội dung của hiện đại hóa. Việc đầu tƣ trang thiết bị còn phụ thuộc vào điều kiện tài chính của Văn phòng. Trƣớc đây, khi chƣa thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng, công tác mua sắm trang thiết bị chƣa thực sự đƣợc quan tâm, thiếu các trang thiết bị nhƣ máy phô tô, điều hòa, máy scan… Hiện nay những trang thiết bị đang hoạt động là do mới đầu tƣ hoặc mua sắm trƣớc đây. Vì vậy, có những trang thiết bị đến nay đã cũ, hoặc hết hạn sử dụng cần đƣợc thay thế hoặc mua mới để đảm bảo hoạt động của Văn phòng diễn xuyên suốt.
Muốn thực hiện tốt công tác này Phòng Cơ sở Vật chất cần phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị, tham mƣu cho Lãnh đạo Văn phòng về việc ban hành những văn bản quy định về tổ chức mua sắm, bảo trì, bảo dƣỡng trang thiết bị trong Văn phòng.
Máy in đã cũ, hay bị lỗi khi in; máy photo bị mờ,... mất thời gian để chỉnh sửa cần phải thay thế và bổ sung
Khi tiến hành tổ chức mua sắm cần xem xét kỹ lƣỡng về chất lƣợng, chủng loại, mẫu mã, giá cả, đảm bảo tính đồng bộ hóa
Thƣờng xuyên tiến hành thanh tra, kiểm tra, bảo trì tu dƣỡng và thống kê tài sản, các trang thiết bị trong văn phòng.
3.1.6. Nâng cao công tác tổ chức, thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính
Hiện nay, công tác tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng Viện đƣợc đánh giá chung là tƣơng đối tốt. Tuy nhiên, chỉ có một vài cá nhân làm chƣa tốt. Theo cá nhân đánh giá lý do chính là ở ý thức trách nhiệm trong công việc. Với tâm lý “làm qua loa”, “làm cho xong” thì chất lƣợng công việc không cao, do vậy cần đ y mạnh công tác thi đua khen thƣởng, khen chê rõ ràng không chung chung.
Mở cuộc Hội thảo, tọa đàm có chủ đề nói về việc nâng cao trách nhiệm, ý thức trong công việc của mỗi cá nhân. Đồng thời tuyên dƣơng những cá nhân có thành tích tốt trong lao động và khiển trách, phê bình những cá nhân làm chƣa tốt.
Hệ thống lại các văn bản, quy chế quy định về việc tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ hành chính, đƣa ra các chế tài nghiêm minh hơn về thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính.
3.1.7. Nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
Trang thiết bị máy móc chính là kết quả của khoa học công nghệ. Biết ứng dụng công nghệ khoa học vào quá trình giải quyết công việc chính là bƣớc đầu của sự thành công. Góp phần thúc đ y công cuộc đổi mới, hỗ trợ hội nhập, hiện đại hóa đất nƣớc. Giúp đặt nền tảng cho hiệu quả của công cuộc cải cách hành chính.
Yêu cầu thực tế hiện nay là tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đều phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của mình, nh m nâng cao hiệu quả công việc cũng nhƣ hòa nhập với xu hƣớng hiện đại hóa.
Hiện nay Văn phòng Viện Hàn lâm ứnng dụng các phần mềm để quản lý hệ thống văn bản, công văn đi - đến của Văn phòng b ng máy vi tính, tạo điều kiện tra tìm nhanh chóng tuy nhiên việc tra tìm do lỗi mạng nên còn chậm. Để cải thiện tình vấn đề trên, Văn phòng Viện cần xây dựng hệ thống mạng cơ quan (nhƣ mạng LAN) để tạo sự kết nối giữa các Phòng Ban trong giải quyết các hoạt động chung của Văn phòng. Giúp cho hoạt động nhập văn bản và tra tìm văn bản trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Khuyến khích các cán bộ, nhân viên tham gia học tập. Nhóm các đối tƣợng có trình độ tin học b ng nhau vào một lớp, không để cán bộ, nhân viên tự ý lựa chọn. Nhƣ