9. Bố cục của đề tài
2.3.1. Tình hình nhân sự trong Văn phòng
2.3.1.1. Tổ chức, sắp xếp tình hình nhân sự trong văn phòng
Bộ máy tổ chức hành chính của Văn phòng Viện đã đƣợc căn cứ vào khối lƣợng và độ phức tạp của công việc. Hiện nay, tổng số cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Viện Hàn lâm là 85 ngƣời với 12 bộ phận, số lƣợng đƣợc cụ thể nhƣ sau:
STT Tên đơn vị Số lƣợng ngƣời Chức vụ
1
Ban lãnh đạo Văn phòng 05
01 Chánh Văn phòng 04 Phó Chánh Văn phòng 2 Phòng Tổ chức – Hành chính 06 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 04 Nhân viên 3 Phòng Tổng hợp - Thông tin – Biên tập 04 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 02 Nhân viên 4 Phòng Pháp chế 02 01 Phó Trƣởng phòng 01 Nhân viên 5 Phòng Lễ tân 07 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 05 Nhân viên 6 Phòng Cơ sở vật chất 06 01 Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 04 Nhân viên 7 Phòng Lƣu trữ 03 01 Trƣởng phòng 02 Nhân viên 8 Phòng Kỹ Thuật 04 01 Trƣởng phòng 03 Nhân viên 9 Phòng Quản lý xe 11 01Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 09 Nhân viên 10 Phòng Tài chính – Kế toán 07 01Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 05 Nhân viên 11 Phòng Y tế 04 01Trƣởng phòng 01 Phó Trƣởng phòng 02 Nhân viên 12 Phòng Thƣờng trực – Bảo vệ cổng Đội Cấn 13 01Trƣởng phòng 02 Phó Trƣởng phòng 10 Nhân viên 13 Trung tâm Tƣ vấn và Dịch vụ Khoa học 13 01 Giám đốc; 01 Phó Giám đốc; 11 Nhân viên
Hình 1: Bảng Thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng
Qua bảng thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên của Văn phòng Viện, nhìn chung việc bố trí, sắp xếp giữa các phòng ban tƣơng ứng với chức năng nhiệm vụ của văn phòng. Giữa các phòng ban này có sự gắn kết chặt ch , bổ sung hỗ trợ cho nhau theo nhiệm vụ đƣợc giao.
Với đặc thù công việc nên giữa các phòng có sự bố trí sắp xếp khác nhau ví dụ nhƣ: Phòng Hành chính- Tổ chức đƣợc bố trí ở tầng 01 cùng với Phòng Bảo vệ và Phòng xe đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp đón khách đến liên hệ công tác và các công việc khác....Phòng Lƣu trữ đƣợc bố trí tại tầng 04 của tòa nhà phù hợp với yêu cầu về việc bố trí sắp xếp bảo quản tài liệu (kho Lƣu trữ không quá thấp cũng không quá cao) tránh những tác hại từ môi trƣờng ảnh hƣởng đến hồ sơ tài liệu đƣợc lƣu trữ. Mặt khác, Phòng Lƣu trữ là nơi lƣu giữ những tài liệu, hồ sơ của cả Viện do đó phòng làm việc cũng đƣợc bố trí ở nơi thuận tiện cho việc đi lại giao nộp hồ sơ của các phòng ban.
Tuy nhiên, việc bố trí số lƣợng nhân lực tại các Phòng lại có sự chênh lệch và chƣa phù hợp, ví dụ trong 02 tháng đƣợc thực tập tại Phòng Lƣu trữ cá nhân nhận thấy khối lƣợng công việc của Phòng khá lớn, nhiều khối tài liệu nặng mà nhân lực trong phòng chỉ có 03 ngƣời đều là nữ trong đó 01 trƣởng phòng, 02 nhân viên (01 hợp đồng). Gây khó khăn trong khi giải quyết công việc, dễ dẫn đến tâm lý chán nản.
2.3.1.2. Chuyên môn nghiệp vụ
Việc tuyển dụng Cán bộ đƣợc thực hiện trên cơ sở chỉ tiêu biên chế năm đƣợc Viện Khoa học xã hội Việt Nam phân bổ, kế hoạch tuyển dụng biên chế, hợp đồng hàng năm do Trƣởng ban Ban Tổ chức cán bộ chu n bị. Theo báo cáo tổng kết năm 2017, hiện tại Văn phòng có 03 Tiến sĩ, 19 Thạc sĩ, 25 cử nhân, 32 ngƣời lao động thuộc trình độ khác nhau, trong đó có 04 ngƣời đang theo học nghiên cứu sinh, 02 ngƣời đang chờ cấp b ng Thạc sĩ. 4% 24% 32% 40% n c nhân nh c
Hình 2: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn của công chức, nhân viên Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017
Do vậy, việc tuyển chọn nhân sự vào bộ máy văn phòng về cơ bản đã đáp ứng đƣợc về trình độ và chuyên môn nghiệp vụ, b ng cấp phù hợp với vị trí các công việc trong bộ máy văn phòng.
Nếu có nhu cầu tuyển dụng cần phải lập kế hoạch xin tuyển dụng. Việc khen thƣởng kỷ luật đều phải dựa vào các văn bản quy định của Nhà nƣớc, điều này thể hiện mang tính dân chủ cao.
Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
Chánh Văn phòng Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Thành lập HĐ tuyển dụng Chủ tịch Viện Hội đồng tuyển dụng Chủ tịch Viện Tổ chức tuyển dụng Quyết định tuyển dụng Chánh Văn phòng Hợp đồng thử việc
Chủ tịch Viện Bổ nhiệm vào ngạch viên
chức
Chƣa dừng lại ở đó, theo sự phát triển của Viện, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng s đƣợc bổ sung, đổi mới nh m phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Viện Hàn lâm. Căn cứ Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 về việc đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức. Hàng năm, ngoài việc cử cán bộ đi học, Viện còn mở lớp tập huấn ngắn hạn để bồi dƣỡng nghiệp vụ chuyên môn nh m trang bị đầy đủ về mặt kiến thức, tự tin hơn về các kỹ năng góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, có ph m chất đạo đức tốt.
Tuy nhiên, dƣới góc nhìn nhận khi chƣa có sự hiện đại hóa công tác văn phòng, tình hình đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng còn thiếu sót và chƣa đúng đối tƣợng.
Với sự quan tâm của Ban lãnh đạo Viện cũng nhƣ của Lãnh đạo văn phòng hàng năm Văn phòng có tổ chức các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ hành chính cũng nhƣ tập huấn các kỹ năng, chuyên môn. Nhƣng những cá nhân tham gia lớp học không phải là những đối tƣợng cần đƣợc đào tạo mà là những trƣờng hợp do đơn vị “cử đi nên phải đi”. Đi theo tƣ tƣởng chống đối thiếu tinh thần tự giác dẫn đến có đào tạo nhƣng không hiệu quả.
Hay cũng có trƣờng hợp, cùng một lớp học nhƣng trình độ nhận thức của các cá nhân khác nhau ngƣời đã giỏi chuyên môn nghiệp vụ nay vẫn đƣợc đơn vị cử đi để học hỏi về truyền đạt lại cho các cá nhân trong đơn vị mình, nhƣng đơn vị khác lại cử những cá nhân chuyên môn nghiệp vụ kém đi để học hỏi và đúc kết kinh nghiệm cho bản thân. Từ đó dẫn đến tình trạng nhận thức về một vấn đề khác nhau hiệu quả cũng không cao.
2.3.1.3. Tác phong, phong cách làm việc trong văn phòng
Một trong những ph m chất quan trọng của ngƣời cán bộ là phải có phƣơng pháp, tác phong làm việc khoa học, thiết thực, hiệu quả để hoàn thành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao, đƣợc quần chúng nhân dân tín nhiệm. Bác Hồ đã từng ví von một cách rất hình ảnh: “Có kinh nghiệm mà không có lý luận, cũng nhƣ một mắt sáng, một mắt mờ” Bởi vì, khi ngƣời cán bộ, đảng viên có tri thức khoa học và kỹ thuật, có trình độ lý luận cách mạng, có năng lực công tác thì luôn tâm huyết với nghề nghiệp, nhƣng nếu không có phƣơng pháp, tác phong làm việc khoa học, xa rời thực tiễn, ít chịu cập
nhật những biến đổi của tình hình, thậm chí chuyên quyền, quan liêu, độc đoán... thì khi thực hiện các nhiệm vụ thƣờng gặp khó khăn, vƣớng mắc, chất lƣợng và hiệu quả công việc s không đạt đƣợc nhƣ mong muốn.
Qua khảo sát tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cá nhân nhận thấy phần lớn các cán bộ, nhân viên Văn phòng đều tuân thủ những quy định chung của Viện và quy chế của đơn vị. Làm việc đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trách nhiệm trong công việc, có tinh thần hợp tác tốt với các đồng nghiệp. Ứng xử văn minh, lịch sự. Kính trọng cấp trên, tôn trọng cấp dƣới cũng nhƣ khách đến làm việc tại cơ quan.
Tuy nhiên vẫn còn một số khía cạnh thuộc tác phong làm việc mà cán bộ, nhân viên trong văn phòng thực hiện chƣa tốt. Theo quan sát từ thực tế có một số cán bộ thƣờng xuyên đi làm muộn. 7h30 bắt đầu vào làm thì 8h thậm chí 8h30 mới đến cơ quan. Trong giờ làm việc, nhiều cán bộ lƣớt web đọc báo mạng, chơi game, ngồi nói chuyện cá nhân không tập trung cho công việc. Gây lãng phí thời gian và chậm trễ trong giải quyết công việc. Ngoài ra, các cá nhân còn tranh thủ buôn bán các mặt hàng cho cán bộ nhân viên trong Viện, gây mất thời gian, làm xấu hình ảnh của cơ quan.
Hơn thế, chúng ta có thể bắt gặp các hình ảnh, các biển chữ “cấm hút thuốc” ở mọi nơi trong cơ quan. Nhƣng đồng thời chúng ta cũng thƣờng xuyên bắt gặp hình ảnh những cán bộ, nhân viên nam hút thuốc mọi lúc, mọi nơi khiến cho môi trƣờng làm việc bị ảnh hƣởng nghiêm trọng.