9. Bố cục của đề tài
1.2.4. Nội dung cơ bản trong công tác hiện đại hóa văn phòng
Công tác hiện đại hóa văn phòng bị tác động bởi rất nhiều nội dung khác nhau. Song, trong giới hạn của một bài báo cáo tốt nghiệp, cá nhân xin phép đƣợc đề cập đến 4 nội dung chính: Đội ngũ nhân sự trong văn phòng; nghiệp vụ hành chính; cơ sở trang thiết bị trong văn phòng; kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng.
Đây là 4 nội dung mà theo cá nhân thấy quan trọng nhất và có ảnh hƣởng lớn đến công tác hiện đại hóa bởi l :
Về đội ngũ nhân sự trong văn phòng: Trong tất cả các hoạt động con ngƣời
luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất, đặc biệt trong công tác hiện đại hóa văn phòng. Trong văn phòng truyền thống, yếu tố con ngƣời ít đƣợc quan tâm, bởi có những quan niệm cho r ng văn phòng là những công việc liên quan đến giấy tờ, nghiệp vụ đơn giản, chỉ có những công việc sự vụ. Do vậy, nhân sự làm trong văn phòng thƣờng ít đƣợc đào tạo và quan tâm. Tuy nhiên, văn phòng hiện đại lại ngạt bỏ những suy nghĩ sai lầm đó, nhân tố con ngƣời đƣợc xem trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong văn phòng yêu cầu có trình độ chuyên môn cao, có kỹ năng, và phải đƣợc đào tạo đa năng và toàn diện tạo điều kiện cho họ dễ dàng đáp ứng theo yêu cầu của cơ quan.
Về nghiệp vụ hành chính: Nghiệp vụ hành chính là những công việc hàng ngày
của cán bộ, nhân viên văn phòng nhƣ soạn thảo, văn thƣ – lƣu trữ. Với văn phòng hiện đại, CBCC không chỉ thực hiện các thao tác cơ bản mà phải có sự am hiểu tƣờng tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng. Hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính nh m rút ngắn các khâu trung gian, các quy trình, thủ tục nghiệp vụ hành chính, biến nó trở nên nhanh chóng, gọn nhẹ và dễ dàng hơn. Đảm bảo hiệu quả và nâng cao năng suất lao động. Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức.
Cơ sở trang thiết bị trong văn phòng: Thiết bị văn phòng là những công cụ, phƣơng tiện không thể thiếu hỗ trợ nhân viên văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Quá trình hiện đại hóa đồng nghĩa với việc đổi mới cách thức làm việc, đƣa máy móc vào hỗ trợ các nghiệp vụ văn phòng. Thông qua các trang thiết bị hiện đại, công tác thu thập xử lý thông tin đƣợc nhanh chóng, chính xác hơn. Ngày nay, thông tin đƣợc xem là nguyên nhân dẫn đến sự thành công hay thất bại cho các tổ chức, nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác s đem lại hiệu quả vô cùng lớn và ngƣợc lại nắm bắt thông tin chậm s mất sự chủ động trong công việc, đƣa ra những chính sách phát triển không phù hợp, kém hiệu quả dẫn đến thất bại.
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng: Để
thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Đầu tƣ cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đ y nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý. Đ y mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng nhƣ trong hoạt động cơ quan nhà nƣớc là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Mặt khác, đầu tƣ mua sắm các trang thiết bị văn phòng đồng thời phải trang bị các kiến thức, kỹ năng cho cán bộ, nhân viên để từ đó họ có thể ứng dụng công nghệ vào quá trình hoạt động, phát huy tối đa hiệu quả của máy móc đem lại.
*Tiểu kết
Thông qua việc tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng, công tác văn phòng cũng nhƣ hiện đại hóa trong công tác văn phòng giúp chúng ta hiểu r hơn tầm quan trọng không thể thiếu của văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan. Việc tìm hiểu, hệ thống các cơ sở lý luận về văn phòng s là tiền đề giúp cá nhân có cơ sở để thực hiện tốt nội dung đánh giá thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ở phần chƣơng 2.
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 2.1. Khái quát chung về Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là một trong 8 cơ quan khoa học thuộc Chính phủ; địa chỉ số 1 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội; tên giao dịch quốc tế là Vietnam Academy of Social Sciences - có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử, Địa lý và Văn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn) đƣợc thành lập ngày 2 tháng 12 năm 1953 đƣợc thành lập theo Quyết định số 34/NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Lao động Việt Nam. Sau nhiều lần đổi tên, ngày 26 tháng 12 năm 2012 Viện có tên gọi chính thức là Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Trải qua 65 năm thành lập, hiện nay, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 5 cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan chức năng giúp việc Chủ tịch Viện trên mọi lĩnh vực hoạt động.
Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ- CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng 2 năm 2013, theo đó, Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam có chức năng nhiệm vụ nhƣ sau:
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Việt Nam
2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nƣớc trong việc hoạch định đƣờng lối, chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tƣ vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nƣớc.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế b ng tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS
2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm) thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tƣớng Chính phủ quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm thuộc th m quyền của Thủ tƣớng Chính phủ.
- Trình Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi đƣợc phê duyệt.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc, từng bƣớc hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;
Sự phát triển của nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa, Nhà nƣớc pháp quyền xã hộichủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam;
Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con ngƣời Việt Nam và các giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân loại;
Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá, văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nh m phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của Việt Nam dƣới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;
Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh toàn cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;
Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hƣớng phát triển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực và Việt Nam;
Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nƣớc, chú trọng những lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các liên kết vùng;
Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu, những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ công tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.
- Tổ chức sƣu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nh m phát huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.
- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo và cấp b ng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nƣớc, ngành, vùng, địa phƣơng và doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế, các viện và trƣờng đại học nƣớc ngoài theo quy định của pháp luật.
- Tƣ vấn và phản biện các chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chƣơng trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phƣơng và doanh nghiệp.
- Tổ chức tƣ vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số ngƣời làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc th m quyền.
- Quản lý tài chính, tài sản đƣợc Nhà nƣớc giao; quyết định và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về các dự án đầu tƣ thuộc th m quyền theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm
Ban lãnh đạo Viện Khoa học Xã hội Việt Nam gồm Chủ tịch và các Phó chủ tịch bao gồm:
1. Chủ tịch: GS.TS. Nguyễn Quang Thuấn
- Các Phó Chủ tịch:
2. PGS.TS. Bùi Nhật Quang - Ủy viên Dự khuyết Trung ƣơng Đảng; 3. PGS.TS. Phạm Văn Đức;
4. PGS.TS. Đặng Nguyên Anh.
- Các ban chức năng
1. Ban Tổ chức cán bộ 2. Ban Kế hoạch - Tài chính 3. Ban Quản lý khoa học 4. Ban Hợp tác quốc tế 5. Văn phòng
6. Ban Thi đua Khen thƣởng
- Các đơn vị nghiên cứu khoa học xã hội
1. Viện Triết học
2. Viện Nhà nƣớc và Pháp luật 3. Viện Kinh tế Việt Nam 4. Viện Xã hội học
5. Viện Nghiên cứu Con ngƣời 6. Viện Tâm lý học
7. Viện Địa lý nhân văn
- Các đơn vị nghiên cứu khoa học nhân văn
1. Viện Sử học 2. Viện Văn học 3. Viện Ngôn ngữ học
4. Viện Nghiên cứu Hán Nôm 5. Viện Dân tộc học[5]
6. Viện Khảo cổ học
8. Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới 9. Viện Nghiên cứu Tôn giáo
- Các đơn vị nghiên cứu quốc tế
1. Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới 2. Viện Nghiên cứu Trung quốc 3. Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á 4. Viện Nghiên cứu Đông Nam Á
5. Viện Nghiên cứu Ấn Độ và Tây Nam Á 6. Viện Nghiên cứu châu Âu
7. Viện Nghiên cứu châu Mỹ
8. Viện Nghiên cứu châu Phi và Trung Đông
- Các đơn vị nghiên cứu vùng
1. Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ 2. Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ 3. Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên 4. Viện Nghiên cứu và Phát triển bền vững Vùng
- Các đơn vị nghiên cứu khác
2. Viện Từ điển học và Bách khoa thƣ Việt Nam 3. Viện Thông tin Khoa học xã hội
4. Trung tâm Phân tích và Dự báo
5. Trung tâm ứng dụng công nghệ Thông tin
6. Trung tâm Nghiên cứu Chính sách phát triển bền vững 7. Trung tâm Nghiên cứu Kinh thành
8. Trung tâm Nghiên cứu và Tƣ vấn về Phát triển
- Các đơn vị sự nghiệp
1. Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam 2. Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam 3. Học viện Khoa học xã hội
4. Nhà xuất bản Khoa học xã hội 5. Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa
2.2. Khái quát chung về Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật, hoạt động từ ngân sách nhà nƣớc, có tên giao dịch quốc tế b ng tiếng anh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social Sciences, có trụ sở chính tại 01, đƣờng Liễu Giai, phƣờng Liễu Giai, quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội; điện thoại liên hệ: 02462750277; 02462730408 (4113) fax : 02462730450.
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Viện Hàn lâm
Căn cứ Quyết định số 517/QĐ – KHXH ngày 07/4/2014 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
2.2.1.1. Vị trí, chức năng của Văn phòng
Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mƣu tổng hợp, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Viện Hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thƣ lƣu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất, y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự, an toàn cơ quan; bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòng Đẳng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên VHL; làm đầu mố duy trì quan hệ công tác với cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phƣơng và các cơ quan khác; đảm bảo thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch VHL; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tƣ vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tƣ dự án do Chủ tịch VHL quyết định.
Văn phòng Viện Hàn lâm có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, mở