8. Cấu trúc của đề tài
3.7. Một số giải pháp khác
Thứ nhất, cần khuyến khích sự tham gia nhiệt tình của người tham dự. Một cuộc họp mà thiếu đi sự tương tác giữa các thành viên trong cuộc họp chắc chắn sẽ rât buồn tẻ và hiệu quả không cao, không lấy được ý kiến đóng góp xây dựng. Do đó, sự tham gia nhiệt tình của người tham dự là rất quan trọng. Người điều hành cần tich cực thu hút ý kiến của các thành viên tham gia. Bên cạnh đó mỗi thành viên khi tham dự cuộc họp cần tự nâng cao ý thức, tuân thủ các quy định của cuộc họp, chuẩn bị trước nội dung, nghiên cứu tài liệu trước khi bắt đầu cuộc họp đồng thời tích cực trao đổi trong cuộc họp để có những ý kiến góp ý xác đáng.
Thứ hai, cần tăng cường công tác phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Thứ ba, cần tăng cường tổ chức các buổi tập huấn, huấn luyện cho CBCNV văn phòng về công tác tổ chức các cuộc hội họp.
Thứ tư, cần xây dựng bộ nội quy về chế độ họp và treo tại phòng họp để các thành viên tham gia cuộc hội họp nắm bắt được và tuân thủ chặt chẽ các nội quy, góp phần nâng cao hiệu quả cuộc hội họp.
Thứ năm, cần nghiên cứu, lựa chọn nội dung họp phù hợp, thiết thực, cụ thể. Các cuộc họp nên dành thời gian để thảo luận trực tiếp vào nội dung, vấn đề; tránh lan man, kể lể thành tích, không trình bày toàn văn những văn bản đã phát tới đại biểu. Công ty cần hạn chế tổ chức các cuộc họp kéo dài nhiều ngày; đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển giao tài liệu, triển khai văn bản..
Thứ sáu, cần tổ chức tốt công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá trước và sau cuộc hội họp để đảm bảo các điều kiên tốt nhất cho hội họp cũng như đánh giá, rút kinh nghiệm trong tổ chức các cuộc hội họp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Qua việc khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp ở chương 2, chương 3 tôi đã đưa ra đề xuất về một số giải pháp giúp nâng cao chất lượng các cuộc hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Theo tôi, có 3 yếu tố chủ chốt để nâng cao chất lượng các cuộc hội họp đó là: sự chuẩn bị chu đáo kế hoạch, chương trình và các điều kiện cần thiết cho cuộc họp; vai trò của người chủ trì cuộc họp và sự tham gia đóng góp tích cực của các thành viên. Thực hiện tốt công tác tổ chức các cuộc hội họp sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan và góp phần tích cực vào công cuộc cải cách hành chính của nước ta hiện nay.
KẾT LUẬN
Qua việc nghiên cứu đề tài “Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng” tôi đã tìm hiểu được khái quát về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, Văn phòng Công ty, lí luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp và thực trạng về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Công ty , từ đó hiểu được những ưu điểm và nhược điêm và nguyên nhân làm cho công tác tổ chức hội họp của văn phòng không đạt hiệu quả cao. Qua đó tôi rút ra được một số kết luận cơ bản như sau:
Hội họp là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Hội họp có rất nhiều loại khác nhau, mỗi loại hội họp có những vai trò và ý nghĩa khác nhau, tuy nhiên đều hướng tới hiệu quả hoạt động chung của cơ quan.
Hiện nay tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, công tác tổ chức các cuộc hội họp đã được chú trọng, Văn phòng Công ty đã thực hiện khá tốt vai trò này. Công tác tổ chức các cuộc hội họp đã đạt được những thành tích đáng kể, tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này vẫn vấp phải một số hạn chế nhất định. Trong thời gian tới Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng cần chú trọng hơn nữa vào công tác tổ chức các cuộc hội họp, đẩy mạnh hiệu quả của công tác này trong hoạt động của cơ quan. Muốn vậy, Công ty cần xây dựng và triển khai thực hiện các giải pháp để khắc phục những hạn chế trong công tác tổ chức các cuộc hội họp.
Trong bối cảnh hiện nay, để thực hiện cải cách thủ tục hành chính, trước nhất văn phòng phải là bộ phận tiên phong, văn phòng là đầu mối và là bộ mặt của cơ quan do đó nhất thiết văn phòng phải thực hiện tốt chức năng của mình. Muốn vậy văn phòng cần phải thực hiện tốt chức năng tác tổ chức các cuộc hội họp, để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan và thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động hội họp của cơ quan.
Một lần nữa, tôi xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị công tác tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đã tạo điều kiện cho tôi tìm hiểu và thực hiện đề tài. Bên cạnh đó tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng, chúc các thầy cô sức khỏe và luôn hạnh phúc, thành công.
Do thời gian nghiên cứu có hạn cùng với những hạn chế về kiến thức, do đó bài khóa luận của tôi không tránh được những thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Hội đồng và các thầy cô để đề tài của tôi hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ngô Thị Hải Anh, 2015. Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
2. Lê Thị Dung, 2015. Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng. Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
3. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại ọc Kinh tế quốc dân.
4. Vũ Thị Nhân, Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND xã Lệ Xá, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2011.
5. Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh.
6. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
7. Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich, Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân, Nguyễn Đăng Dậu dịch (2004), Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.
8. Tim Hindle, Lê Ngọc Phương Anh dịch (2006), Cẩm nang tổ chức thành công các cuộc họp, NXB Tổng hợp, Hồ Chí Minh.
9. Patrick Lecioni, Danh Văn, Xuân Nguyễn dịch (2005), Chết vì hội họp, NXB Trẻ, Hồ Chí Minh.
10. Hoàng Phê chủ biên (2002), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng. 11. Nguyễn Thị Thoa, Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010.
12. Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ
quan hành chính nhà nước
13. Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
14. Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm 2010 của Bộ Tài Chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập
15. Quy chế làm việc của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng
16. Quyết định số: 784/QĐ-PCHBT ngày 28 tháng 11 năm 2016 của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
17. Quyết định số: 157/QĐ-EVN của Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 về việc ban hành Quy định tổ chức hội họp tại Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội.
18. Quy định chế độ họp trong Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà. 19. Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay, http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay-1281334035.htm [Truy cập ngày 08/8/2010]
20. Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop---bai-3-phai-cai- cach-co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/8/2008].
21. TS. Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc
nâng cao hiệu quả hội họp,
http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_tac_nan g_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013].
22. Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp,
http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop-340647.bld [Truy cập ngày 12/6/2015].
PHỤ LỤC
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
2. Một số phiếu khảo sát công tác hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
3. Quy định chế độ họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
4. Một số hình ảnh về công tác hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
PHỤ LỤC 1
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty)
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KĨ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT PHÒNG KTAT PHÒNG ĐIỀU ĐỘ VẬN HÀNH ĐỘI QUẢN LÝ KHCQ ĐỘI KIỂM TRA
GSSDĐ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KH&VT PHÒNG TCKT PHÒNG TC&NC VĂN PHÒNG ĐỘI ĐẠI TU PHÒNG QL ĐẦU TƯ XD ĐỘI QL ĐIỆN 1 ĐỘI QL ĐIỆN 2 ĐỘI QL ĐIỆN 3 ĐỘI QL ĐIỆN 4 ĐỘI QL ĐIỆN 5 ĐỘI QL ĐIỆN 6 ĐỘI QL ĐIỆN 7 ĐỘI QL ĐIỆN 8 ĐỘI QL ĐIỆN 9
PHỤ LỤC 2
MỘT SỐ PHIẾU KHẢO SÁT CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG.
PHỤ LỤC 3
QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HÀ NỘI
CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY ĐỊNH
CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY
(Ban hành kèm theo Quyết định số: ...ngày ...tháng...năm...của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng về việc ban hành Quy định chế độ họp trong Công ty)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Phạm vi điều chỉnh
1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp (dưới đây gọi chung là họp) trong hoạt động quản lý, điều hành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
2. Các cuộc họp giao ban điều hành sản xuất hàng ngày; các buổi hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành của Quy định này.
Điều 2: Đối tượng áp dụng: 1. Văn phòng Công ty. 2. Các đơn vị trực thuộc.
Điều3: Giải thích từ ngữ:
Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành hoạt động SXKD thuộc chức năng thẩm quyền theo Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và quy định của Pháp luật.
2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất và kiến nghị của đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo đúng chức năng, thẩm quyền.
3. Họp giải quyết công việc là cuộc họp của cấp trên với lãnh đạo đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.
5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
6. Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quản triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.
7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh gía tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị.
8. Họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.
9. Hội nghị Tri ân khách hàng là Hội nghị nhằm hướng tới khách hàng, tri ân khách hàng, để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về dịch vụ điện, lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng sử dụng điện.
10. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.
11. Người tham gia dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được uỷ quyền đi dự cuộc họp.
12. Cuộc họp của Giám đốc là cuộc họp do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc.
13. Cuộc họp của đơn vị trực thuộc là cuộc họp do lãnh đạo các đơn vị chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của lãnh đạo của đơn vị đó.
Điều 4: Mục đích:
Mục đích của quy định này là nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao về chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.
Điều 5: Nguyên tắc tổ chức cuộc họp:
1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
2. Chỉ tiến hành cuộc họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các quyết định quản lý, điều hành.
3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.
5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.