8. Cấu trúc của đề tài
2.4.2. Tổ chức công tác điều hành hội họp
a) Đón tiếp đại biểu, điểm danh đại biểu và phát tài liệu
Tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, việc đón tiếp đại biểu, điểm danh đại biểu, phát tài liệu được thực hiện khá hiệu quả. Đối với các loại hình hội họp có quy mô nhỏ việc đón tiếp đại biểu sẽ được tiến hành theo kiểu chào đón từng đại biểu. Tuy nhiên, đối với các cuộc họp có quy mô lớn như Hội nghị tổng kết năm, Hội nghị khách hàng... việc đón tiếp sẽ theo hình thức
băng rôn và đội lễ tân. Đại biểu đến dự họp sẽ đến trước phòng họp để đăng kí tên tại bàn lễ tân và sau đó nhận tài liệu của cuộc hội họp. Tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng có một hình thức điểm danh đai biểu nữa là điểm danh đại biểu trước ngày cuộc họp diễn ra. Theo cách này, bộ phân Văn phòng Công ty sẽ gọi đến cho từng đại biểu, khách mời để kiểm tra xem họ đã nhận được giấy mời chưa và họ có chắc chắc đến không. Việc này giúp ban tổ chức xác định được từ trước số lượng người tham gia để sắp xếp, bố trí công việc. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với cuộc họp có quy mô nhỏ, số lượng thành viên tham gia ít, nếu không thì sẽ rất tốn thời gian..
b) Điều hành hội họp
Sau thủ tục đón tiếp, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình sẽ đọc diễn văn khai mạc cuộchọp, thông thường là Chánh văn phòng hay Trưởng ban tổ chức đứng ra phát biểu khaimạc. Việc khai mạc được tiến hành theo đúng lịch trình, nhanh gọn nhưng phải đảmbảo tính trang trọng và đầy đủ.
Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn cần tiếnhành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …Sau khai mạc, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chủ tịch đoàn, chủ tọa buổihọp, thư ký, các đại biểu tham dự…Giám đốc Công ty sẽ lên điều hành cuộc họp theo trình tựchương trình hội họp đã được đề ra: thông qua nội dung chương trình, thống nhất cách làm việc, mục tiêu thời gian và những điều chỉnh nội dung (nếu có), triển khai công việc, tổ chức thảo luận lấy ý kiến.... Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15phút.
Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ. c) Giám sát, kiểm tra tình hình thực tế
Người chủ trì cuộc họp cần phải thường xuyên giám sát, đảm bảo diễn biến của cuộc họp đi theo đúng lịch trình đã đề ra để cuộc họp thành công tốt đẹp. Trong thời gian tiên hành cuộc họp, ban hậu cần cần kiểm tra và sẵn sàng
đối phó với các sự cố, người chủ trì phải thường xuyên theo dõi trách nhiệm của mỗi cá nhân trong ban tổ chức và những cá nhân được phân công nhiệm vụ để xem họ có đang thực hiện đúng, đủ và tốt không và để kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót xảy ra. Ban quản trị, an ninh phải đảm bảo điều kiện về âm thanh, ánh sáng và an ninh cho hội họp.
d) Xử lý các tình huống phát sinh
Trong xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp, ban tổ chức đã để ra thời gian dự trù và lường trước các tình huống có thể phát sinh trong quá trình tổ chức hội họp, đồng thời xây dựng giải pháp khắc phục tình huống đó. Trong quá trình tổ chức hội họp, nếu có các sự cố phát sinh, ban tổ chức và người có trách nhiệm cần nhanh chóng, linh hoạt trong việc khắc phục sự cố đó.
Các sự cố phát sinh trong cuộc hội họp thường là: tình trạng đi họp không đúng giờ, nói chuyện riêng, làm việc riêng, cuộc họp buồn tẻ....Trong trường hợp này, các cán bộ Văn phòng sẽ chịu trách nhiệm nhắc nhở, cùng hỗ trợ với lãnh đạo giải quyết các tình huống phát sinh.
Ngoài ra, sự cố vẫn thường xảy ra nhiều là sự cố về micro, loa. Khi đó, bộ phận quản trị cần nhanh chóng khắc phục sự cố này để tiếp tục tổ chức và điều hành hội họp.
e) Ghi biên bản hội họp
Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời giannhất định sau đó. Lãnh đạo văn phòng sẽ phân công bộ phận thư ký chuyên ghi biên bảnhội họp, tùy theo quy mô tổ chức mà thành viên ban thư ký có nhiều hay ít. Ngườiđược phân công ghi biên bản chỉ cần ghi những nội dung vắn tắt những vấn đề của cuộc họp, cần ghinguyên văn những kiến nghị hay đề nghị, điều khoản bổ sung, chỉ định và các giảipháp. Sau khi kết thúc cuộc họp ban thư ký có nhiệm vụ hoàn chỉnh văn bản, trình lênChánh Văn phòng xem xét sau đó gửi cho Giám đốc để báo cáo. Thư ký cũng cần ghi vào lịchcông tác những vấn đề phát sinh sau cuộc họp như các cuộc hẹn gặp, các
cuộc họp…Đối với các cuộc họp lớn của Công ty, có mời Lãnh đạo Tổng Công ty và các đại biểu khác, sau khi kết thúc cuộc họp, Văn phòng sẽ soạn thảo thư cảm ơn gửi các đại biểu, khách mời tham dự và ghi nhận những ýkiến đóng góp của họ.
Đối với các cuộc hội họp có quy mô nhỏ như họp giao ban trong văn phòng thì người phụ trách ghi biên bản sẽ là một cán bộ văn phòng đảm nhiệm.
f) Bế mạc hội họp:
Bế mạc cuộc họp Giám đốc Công ty lên đọc diễn văn bế mạc, nhấn mạnh kết quả đạt được trong hội họp và đọc lời cảm ơn.