8. Cấu trúc của đề tài
1.5.2. Trong cuộc họp
Bước 1:Đón tiếp đại biểu, điểm danh và phát tài liệu (nếu có).
Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước để đón tiếp đại biểu hoặc có thể ủy thác cho người đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu. Điểm danh đại biểu có nhiều hình thức như: đăng ký ở bàn lễ tân, qua sơ đồ vị trí chỗ ngồi...
Nếu cuộc họp cần có các tài liệu thì trước khi bắt đầu cuộc họp phải chuẩn bị và phát đầy đủ tài liệu cho đại biểu, khách mời, người tham gia cuộc họp.
Bước 2: Khai mạc, điều hành cuộc họp.
- Giới thiệu đại biểu, chương trình: Trước khi chủ tọa cuộc họp đọc diễn văn khai mạc cuộc họp, Đại diện Ban tổ chức tiến hành giới thiệu đại biểu và chương trình cuộc họp. Giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, cần phải chú ý đến thứ tự của các đại biểu cần giới thiệu (theo chức vụ hoặc vị tri của đại biểu trong cuộc họp). Tuyệt đối tránh giới thiệu sai tên, sai chức danh và học hàm của đại biểu. Sau khi giới thiệu đại biểu thì tiến
hành giới thiệu chương trình, thống nhất thời gian và phương thức làm việc. - Đọc diễn văn khai mạc: Sau khi giới thiệu đại biểu và chương trình cuộc họp, chủ tọa cuộc họp tiến hành đọc diễn văn khai mạc cuộc họp. Diễn văn phải ngắn gọn, súc tích, đúng mục đích, cuối bài diễn văn có lời chức mừng và chúc thành công.
- Trình bày các báo cáo, tham luận: nội dung các bài tham luận phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ nội dung chính.
- Tiến hành thảo luận các vấn đề được đặt ra.
- Điều hành cuộc họp: Trong mỗi cuộc họp không thể tránh khỏi những xung đột, mâu thuẫn khi thảo luận vấn đề. Người điều hành cuộc họp phải khéo léo kích thích xung đột, biết dừng các xung đột đúng lúc. Người điều hành cuộc họp cần lưu ý:
+ Điều hành cuộc họp đúng kế hoạch trong chương trình đã định trước. + Lắng nghe cẩn thận các ý kiến và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
+ Ngăn chặn các hiểu lầm trong cuộc họp, cố gắng vận dụng được trí tuệ tập thể.
+ Biết cách khuyến khích các thành viên phát biểu ý kiến và tập trung vào các ý kiến.
+ Tại cuối mỗi nội dung thảo luận cần tổng kết đã thảo luận và đạtt được sự đồng thuận.
- Ghi biên bản cuộc họp: Trong các buổi họp, biên bản họp phản ánh những sự việc diễn tiến trong buổi họp. Thư ký cuộc họp phải hỏi ý kiến của chủ tọa cuộc họp về hình thức ghi biên bản. Biên bản phải đúng kỹ thuật và thể thức, phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, trung thực các nội dung của buổi họp. Các nội dung trong biên bản phải có trọng tâm, trọng điểm. Do đó thư ký cuộc họp phải xác định được những nội dung cần thiết, các kiến nghị được đưa ra trong cuộc họp và tên những người ủng hộ kiến nghị mới.
- Bế mạc: khi cuộc họp kết thúc, chủ tọa cuộc họp phát biểu bế mạc cuộc họp, ghi nhận những ý kiến đóng góp, đưa ra kế hoạch hành động và gửi lời cảm ơn đến mọi người vì sự có mặt và tham gia đóng góp ý kiến.