8. Cấu trúc của đề tài
3.3. Chú trọng hơn nữa việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hộ
chức hội họp khoa học, hợp lý
Để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp của cơ quan thì việc chú trọng xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp là vô cùng cần thiết. Trước khi tiến hành tổ chức bất cứ cuộc họp nào, văn phòng cần phải xác đinh rõ nội dung, mục đích của cuộc họp, sự cần thiết của cuộc họp để giảm số lượng và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Cần phải đặt ra mục đích, mục tiêu, chủ đề, nội dung cuộc họp ngay từ ban đầu. Sau khi xác định được mục đích, mục tiêu của việc tổ chức hội họp, văn phòng cần chú trọng xây dựng kế hoạch và chương trình tổ chức. Việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức sẽ phục vụ cho việc điều hành hội họp được diễn ra đúng trình tự, không bỏ sót công việc, đảm bảo hiệu quả cuộc họp và là cơ sở để ban hành các thông báo về số lượng, chủ trì, thành phần tham gia, thời gian, nội dung của cuộc họp . Khi tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch, các CBCNV văn phòng phải tính cả đến các yếu tố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình tổ chức để có thể chủ động ứng phó.
Thực tế vấn đề này không phải bao giờ cũng được thực hiện tốt ở Công ty Điện lực Hai Bà Trưng mà chỉ các cuộc họp lớn, quan trọng. Đối với các cuộc họp nhỏ, ít quan trọng thì việc tổ chức thường diễn ra theo tình huống mà không có một kế hoạch, chương trình cụ thể, không tính tới các yếu tố bất ngờ.
Đối với các cuộc họp mang tính đột xuất cần thông báo đến các đơn vị, cá nhân liên quan một cách nhanh chóng, chính xác để đơn vị, cá nhân đó kịp thời chuẩn bị. Khi xây dựng các chương trình, kế hoạch, CBVP cần phải xác định trách nhiệm của từng phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan để mọi người chủ động chuẩn bị, tổ chức và phối hợp tốt hơn. Bên cạnh đó, cần phải chuẩn bị chu đáo về nội dung, thành phần và thời gian của cuộc họp.