8. Cấu trúc của đề tài
2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
2.4.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc hội họp
Căn cứ vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm hoặc căn cứ vào tìnhhình hoạt động của đơn vị từng thời kỳ mà đơn vị tiến hành tổ chức các cuộc họpnhằm giải quyết những vấn đề liên quan. Thông thường trong công tác lập kế hoạchcho việc tổ chức họp thường có các nội dung sau:
- Tên cuộc họp;
- Mục đích cuộc họp; - Thời gian họp;
- Thành phần tham dự họp; - Địa điểm họp;
- Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp; - Nội dung họp;
- Kinh phí;
- Người chịu trách nhiệm.
Đối với các cuộc họp có quy mô lớn, xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp là rất quan trọng, quyết đinh đến sự thành, bại của công tác tổ chức hội họp. Quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức của Văn phòng Công ty gồm các
bước sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm. Bước 2: Soạn thảo tờ trình đề xuất kế hoạch tổ chưc cuộc họp. Bước 3: Xây dựng bản kế hoạch tổ chức cuộc họp.
Bước 4: Gửi bản kế hoạch tổ chức cuôc họp đã ban hành đến các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Bước 5: Thành lập Ban tổ chức và Ban giúp việc cho cuộc họp.
Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng Công ty chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức hội họp. Sau khi soạn thảo kế hoạch, cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch sẽ mang lên trình Chánh văn phòng phê duyệt về nội dung và thể thức kế hoạch. Nếu kế hoạch đã đầy đủ, chính xác, khoa học Chánh Văn phòng sẽ kí nháy cuối văn bản rồi trình lên Giám đốc
Đối với các cuộc họp có quy mô nhỏ như họp tổ, họp giao ban hoặc các cuộc họp bất thường của cơ quan thì việc lập kế hoạch là không bắt buộc.
2.4.1.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp
a) Xây dựng chương trình cho cuộc hội họp
Chương trình hội họp là một bảng danh sách những đề mục nội dung công việc cần thực hiện trong cuộc họp khi cuộc họp diễn ra, các lãnh đạo cần phải thống nhất trước để gửi cho khách tham dự.
Một số hội họp gửi chương trình này kèm theo thưmời, một số hội họp khác thì gửi ngay khi khách đến tham dự tại bàn lễ tân hoặc đểtrong bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội họp. Đối với những hội họp có quy mô nhỏ, thời gian tổ chức ngắn thì người điều hành khai mạc hội họp có thể đọcchương trình hội họp khi hội họp bắt đầu diễn ra.
Chương trình hội họp được xây dựng thành 2 mẫu, một mẫu dành riêng cho ban tô chức và những người trong công tác điều hành, mẫu thứ 2 được tóm tắt ngắn gọn hơn để thông báo cho các đại biểu, khách mời, giúp họ nắm
được lịch trình công việc và để họ chủ động hơn trong theo dõi, đóng góp trong hội họp.
b) Chuẩn bị nội dung cuộc họp
Trước khi tiến hành bất cứ một cuộc hội họp nào, các CB văn phòng sẽ họp bàn xác định được rõ nội dung của cuộc họp. Đây cũng một yêu cầu quan trọng trong công tác: giảm số lượng cuộc họp và tăng chất lương các cuộc hội họp.
Sau khi xác định được các nội dung của cuộc họp, Chánh văn phòng tổ chức phân công công việc cho các đơn vị, cá nhân. Bên cạnh đó, Chánh văn phòng căn cứ vào các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng, ban, đơn vị trong Công ty để phân công nhiệm vụ làm báo cáo phục vụ cuộc họp. Các đơn vị chuẩn bị báo cáo có nội dung đảm bảo đúng mục đích, chủ đề và yêu cầu về tổ chức hội họp.
Trên cơ sở những nội dung công việc phải tiến hành, văn phòng sẽ soạn thảo các diễn văn khai mạc và bế mạc. Sau khi soạn thảo xong, Chánh Văn phòng sẽ trình lên Giám đốc để Giám đốc phê duyệt.
c) Lập danh sách đại biểu và gửi giấy mời
Theo tính chất, nội dung của mỗi công việc mà người triệu tập cuộc họp xác định số lượng người tham gia, đảm bảo tiết kiệm mọi nguồn nhân lực, vật lực và tổ chức hiệu quả công việc. Đối với các cuộc họp lớn như: Hội nghị tổng kết, Hội nghị Khách hàng, thành phần tham gia ngoài các thành viên nội bộ Công ty: Ban Giám đốc, các Trưởng phó đơn vị, Chủ tịch Công đoàn...còn mời thêm các đại biểu khác như: Lãnh đạo Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND quận Hai Bà Trưng, Chủ tịch Công đoàn Tổng Công ty....Đối với các cuộc họp khác thành phần tham gia chủ yếu là các các thành viên nội bộ Công ty
Theo quy chế làm việc của Công ty về chế độ hội họp, nếu cá nhân, đơn vị được mời họp thì cá nhân, đơn vị đó phải sắp xếp, bố trí người đi đầy
đủ, trong trường hợp người được mời là Trưởng đơn vị không tham gia được có thể ủy quyền cho cấp phó đi thay.
Dựa theo sự chỉ đạo của Giám đốc, Văn phòng xây dựng giấy mời, công văn mời theo đúng số lượng và người tham dự cuộc họp. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và nội dung của cuộc họp, Chánh Văn phòng sẽ đề xuất trình Giám đốc hình thức giấy mời và quy cách mời. Tuy nhiên, giấy mời phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Đảm bảo hình thức và thể thức của văn bản.
- Đảm bảo sự trang trọng của giấy mời. Đối với các cuộc họp lớn, quan trọng, Công ty Điện lực Hai Bà Trưng sử dụng giấy bìa cứng, in màu làm giấy mời cho cuộc họp.
- Nội dung giấy mời phải có đầy đủ các thông tin như: Họ và tên, chức vụ người được mời, tên cơ quan, tên cuộc họp, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp và yêu cầu với khách mời khi tham dự.
- Giấy mời họp phải được gửi trước ít nhất 02 ngày làm việc của cuộc họp, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
d) Chuẩn bị thời gian tiến hành cuộc hội họp
Hiện nay, thời gian tiến hành cuộc hội họp của Công ty đang được thực hiện theo Quyết định số: 157/QĐ-EVN của Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 về việc ban hành Quy định tổ chức hội họp tại Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội. Cụ thể như sau:
- Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; - Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của cuộc họp;
- Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;
- Họp tập huấn tuỳ theo tính chất và nội dung vấn đề, được bố trí chủ yếu vào ngày nghỉ;
- Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 1 ngày.
Khi chuẩn bị thời gian tiến hành cuộc họp cần chú ý những điều sau: - Không tổ chức cuộc họp khi những thành phần chủ chốt không tham dự được.
- Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian diễn ra đối với từng công việc và thời gian dự phòng trước và sau cuộc họp để xử lý những việc đột xuất, ngoài ý muốn.
e) Chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc hội họp
Căn cứ vào nội dung,mục đích, thành phần tham gia cuộc họp, Văn phòng hoặc Đơn vị được phân công chuẩn bị địa điểm phù hợp: Hội trường A, Phòng Truyền thống, Phòng họp C.
Các cuộc họp được tổ chức tại Hội trường A thường là các cuộc họp có quy mô lớn của Công ty và có số lượng người tham gia đông như: Hội nghị Tổng kết, Hội nghị Sơ kết, Hội nghị Khách hàng, Họp tập huấn, triển khai...
Các cuộc họp: Họp Giao ban, Họp Tham mưu – Tư vấn thường được tổ chức tại Phòng truyền thống. Các cuộc họp chuyên môn, cuộc họp giải quyết công việc hoặc họp trực tuyến thì sẽ được tổ chức tại Phòng họp C của Công ty.
Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với loại hình hội họp và số lượng thành viên tham gia, việc chuẩn bị địa điểm tổ chức các hội họp còn phải chú ý đến bài trí, sắp xếp địa điểm tổ chức cuộc họp.
Việc bài trí, sắp xếp địa điểm tổ chức cuộc họp tại Công ty được thực hiện theo Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Trong đó, có những quy định cụ thể về việc trang trí sân khấu. Tùy vào mỗi loại hội họp khác nhau lại có cách trang trí riêng cho phù hợp.
Việc sắp xếp bàn ghế cũng tùy thuộc vào loại hình hội họp và số lượng người tham gia để lựa chọn các kiểu sắp xếp: kiểu chữ U, kiểu lớp học, kiểu phòng họp, phòng hội nghị, kiểu rỗng ở giữa, kiểu bàn tròn...Phòng họp C và Phòng truyền thống của Công ty được sắp xếp theo kiểu rỗng ở giữa. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn, có thể tương tác tốt hơn, và phù hợp cho cuộc họp với quy mô 12-30 người.
f) Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc hội họp
Trước khi tiến hành một cuộc họp,lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Công ty cùng phối hợp với phòng Kế hoạch - tài chính lên một kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp. Bản dự trù chi phí đã thống kê cụ thể, chi tiết những việc cần chi trả trong quá trình tổ chức và điều hành từ khi bắt đầu đến khi kết thúc hội họp. Sau khi Văn phòng, Lãnh đạo Công ty và Phòng TC-KH đã xây dựng một bản dự trù kinh phí , Đơn vị đươc phân công chịu trách nhiệm tổ chức sẽ tiến hành thủ tục nhận và chi cho hội họp. Các khoản chi phí trong tổ chưc hội họp phải được công khai, minh bạch. Các khoản kinh phí của hội họp phải đảm bảo được sử dụng hợp lý, tối ưu, tiết kiệm và hiệu quả nhất, tùy theo tính chất của mỗi cuộc hội họp để có mức chi phí cho phù hợp. Việc sử dụng kinh phí tổ chức hội họp sẽ được Văn phòng Công ty giám sát.
Thông thường bản dự trù kinh phí tổ chức hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng gồm có những nội dung sau:
- Số thứ tự nội dung chi. - Nội dung chi
- Đơn giá - Số lượng - Thành tiền - Ghi chú.
Các trang thiết bị, phương tiện phục vụ tổ chức hội họp gồm có micro, máy chiếu, màn chiếu, loa đài, hệ thống ánh sáng, video, bảng viết…. Đây là những công cụ trợ giúp đắc lực cho hiệu quả tổ chức công tác hội họp của Công ty. Do đó, trước khi tiến hành hội họp, Văn phòng Công ty đã quan tâm, chú trọng trang bị đầy đủ các trang thiết bị này, đồng thời cần sát sao theo dõi, kiểm tra các trang thiết bị để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho hội họp.
h) Chuẩn bị hồ sơ tại hội họp
Trước khi diễn ra cuộc họp, Văn phòng, Đơn vị được phân công chịu trách nhiệm về hồ sơ tài liệu chuẩn bị đầy đủ tài liệu, bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trìnhchương trình nghị sự hội họp, giấy, bút… và danh sách các tài liệu liên quan khác như danhsách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa và tối…Các loại tài liệu này được đóng hay kẹp ghim và được sắp xếp theo thứ tự chương trình.
i) Kiểm tra công tác hội nghị
Tính từ ngày diễn ra hội họp trước khoảng một tuần, Lãnh đạo văn phòng,ban tổ chức tiến hành kiểm tra xem chương trình đã thực hiện đến đâu, rà soát lịch trình, kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị, đặc biệt là rà soát xem văn bản tài liệu vàcác giấy tờ liên quan phát cho các đại biểu cũng như các tài liệu chuẩn bị cho chủ tịchđoàn về số lượng và nội dung để kịp thời phát hiện sai sót, thiếu hụt và điều chỉnh, bổsung kịp thời.