8. Cấu trúc của đề tài
2.4.3. Tổ chức các công việc khi kết thúc hội họp
Đối với các cuộc hội họp có quy mô lớn, sau khi kết thúc cuộc họp, lãnh đạo văn phòng chỉ đạo, hướng dẫn cho CB, nhân viên văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Hoàn thiện các văn kiện.
- Tặng quà (nếu chưa thực hiện ở phần đón tiếp).
- Dọn dẹp, thu xếp hội trường sau hội họp. Bộ phận Tạp vụ thuộc Văn phòng Công ty sẽ thực hiện công việc này.
- Thông báo cho các cơ quan, đơn vị hữu quan nội dung kết quả cuộc họp. Ban Tổ chức cuộc họp chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận cuộc họp gửi về Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng để tổng hợp và soạn thảo bản thông báo kết luận hoàn chỉnh trình lên Giám đốc Công ty phê duyệt nội dung . Sau khi đã có ý kiến đồng ý của Giám đốc về nội dung, bộ phận Tổng hợp trình Chánh Văn phòng Công ty kí ban hành và gửi tới các đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện.
- Lập hồ sơ cuộc họp. Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữbiên bản, còn đối với những hội họp lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội
họp. Hồ sơnày thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những ngườimời tham dự; Diễn văn khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộchọp; Biên bản; Diễn văn bế mạc. Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp: Đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng Công ty hoàn tất thủ tục thanh quyết toán kinh phí tổ chức cuộc họp theo quy định hiện hành của nhà nước và Tổng Công ty.
- Tổ chức thực hiện các kết luận của cuộc họp.
- Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp.
Còn đối với các loại hình hội họp có quy mô nhỏ, khi cuộc họp kết thúc thì các thành viên sẽ nhanh chóng bắt đầu triển khai thực hiện kết quả cuộc họp.
Kết quả phiếu khảo sát công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
Theo kết quả khảo sát, khi được hỏi về việc thực hiện trách nhiệm của người chủ trì thì có 36/70 CBCNV đồng ý rằng người chủ trì cuộc họp đã thực hiện tốt trách nhiệm của mình (chiếm tỷ lệ 51%) , 30/70 CBCNV cho rằng người chủ trì thực hiện tương đối tốt trách nhiệm (chiếm tỷ lệ 43%), chỉ có 4/70 CBCNV chọn chưa tốt (chiếm tỷ lệ 6%).
Ngoài ra, tôi cũng khảo sát về thời gian tiến hành cuộc họp tại Công ty, có tới 62/70 CBCNV đồng ý rằng thời gian tiến hành cuộc họp đã hợp lý (chiếm tỷ lệ 89%), 6/70 CBCNV cho rằng cuộc họp quá dài (chiếm tỷ lệ 8%), còn lại cho rằng thời gian họp chưa hợp lý, không có ai cho rằng thời gian cuộc họp quá ngắn. Đồng thời, thông qua khảo sát tôi nhận thấy phần lớn các CBCNV ngại phát biểu, đóng góp ý kiến trong các cuộc họp, 29/70 CBCNV chọn mức độ thường xuyên (chiếm tỷ lệ 41%), 32/70 CBCNV chọn mức độ thỉnh thoảng (chiếm tỷ lệ 46%), còn lại 9/70 CBCNV không tham gia phát biểu (chiếm tỷ lệ 13%). Như vậy có thể thấy rằng các cuộc họp hiện nay vẫn
có sự buồn tẻ, mức độ tương tác của người nghe và người nói còn rất hạn chế. Khi được hỏi về những ưu điểm và nhược điểm trong tổ chức hội họp tại Công ty, có 58/70 CBCNV cho rằng đã có sự xác định, phân công rõ nhiệm vụ từng người và công tác chuẩn bị được thực hiện tương đối kỹ lưỡng (chiếm tỷ lệ 83%),còn lại cho rằng chất lượng cuộc họp ngày càng được nâng cao. Bên cạnh đó, 32/70 CBCNV đánh giá cuộc họp có sự buồn tẻ, nhàm chán, nội dung nghèo nàn (chiếm tỷ lệ 46%), 20/70 CBCNV cho rằng trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa tốt, thường xuyên xảy ra sự cố (chiếm tỷ lệ 29%); 5/70 CBCNV cho rằng công tác chuẩn bị sơ sài (chiếm 7%), còn lại chọn ý kiến khác.