8. Cấu trúc của đề tài
2.2. Vai trò của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng trong việc tổ
việc tổ chức các cuộc họp tại Công ty
Văn phòng là đơn vị tham mưu,giúp việc cho Công ty và Ban Giám đốc Công ty. Một trong các nhiệm vụ của văn phòng là trực tiếp thực hiện công tác tổ chức hội họp của Công ty, đảm bảo các điều kiện cần thiết phục vụ hội họp. Cụ thể, văn phòng cần phải thực hiện các công việc sau:
- Lập kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp. Căn cứ vào kế hoach hoạt động tháng, quý, năm hoặc căn cứ vào tình hình hoạt động của cơ quan trong từng giai đoạn cụ thể mà Văn phòng lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp. - Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho tổ chức hội họp: cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện đi lại, phương tiện nghe nhìn..., bố trí, sắp xếp cuộc
họp một cách hợp lý. Văn phòng có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đảm bảo nhanh chóng, đúng thời gian.
- Gửi giấy mời, thông báo, công văn mời họp, chương trình tới các đơn vị, cá nhân có liên quan theo chỉ đạo của Ban Giám đốc. Văn phòng có trách nhiệm gửi giấy mời, công văn mời nhanh chóng, chính xác, kịp thời để đảm bảo đúng, đủ thành phần.
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác chuẩn bị hội họp và chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho hội họp. Để phục vụ hội họp cần có các loại văn bản, giấy tờ, các tài liệu phục vụ hội họp, lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm đề xuất Ban Giám đốc phân công cho các đơn vị, cá nhân có liên quan chuẩn bị các văn bản đó. Sau khi các đơn vị, cá nhân dự thảo xong văn bản, Văn phòng kiểm tra lại nội dung, thể thức của văn bản để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản, nếu văn bản đã đúng Văn phòng trình Ban Giám đốc phê duyệt, sau khi được phê duyệt Văn phòng thực hiện nhân bản tài liệu đảm bảo nội dung, thể thức và số lượng. Trong trường hợp cần thiết, gửi file tài liệu trước cho các đơn vị, cá nhân là thành phần của cuộc hội họp để các đơn vị, cá nhân nghiên cứu, hiểu rõ và chuẩn bị trước nội dung thảo luận.
- Tổ chức đón tiếp đại biểu, ghi danh sách đại biểu,phát tài liệu, thực hiện công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện tốt nhất cho cuộc hội họp.
- Lãnh đạo Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến cuộc họp, đôn đốc để cuộc họp diễn ra theo đúng chương trình. Bên cạnh đó, Văn phòng cần chuẩn bị phương án giải quyết các sự cố có thể xảy ra trong cuộc họp như loa đài, điện,nước..
- Tổng kết cuộc hội họp, xác định các vấn đề đã được nêu ra và thảo luận trong cuộc họp, tổng kết các ý kiến đã được thống nhất trong cuộc họp, nếu có nhiều ý kiến khác nhau cần tổng hợp để trình lên Ban Giám đốc xem
xét và giải quyết.
- Ghi biên bản cuộc họp.
- Thông báo bằng văn bản kết quả của cuộc họp.
- Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện ý kiến kết luận của cuộc họp. - Thu thập tài liệu, lập hồ sơ hội họp đối với các công việc thuộc chức năng của Văn phòng, đôn đốc, nhắc nhở đơn vị khác hoàn chỉnh hồ sơ nếu công việc thuộc trách nhiệm của đơn vị khác. .