8. Cấu trúc của đề tài
2.3.1. Phiên họp thường kỳ của Công ty
Các phiên họp thường kỳ của Công ty gồm có: - Họp giao ban tuần;
- Họp giao ban tháng;
- Họp giao ban thường kỳ quý; - Họp giao ban thường kỳ 6 tháng; - Họp giao ban thường kỳ 9 tháng; - Hội nghị tổng kết năm;
- Hội nghị sơ kết và tổng kết chuyên đề; - Hội nghị Tri ân khách hàng.
- Người triệu tập: Giám đốc triệu tập phiên họp thường kỳ theo kế hoạch hoạt động của Công ty và căn cứ theo quy định của Công ty và Tổng Công ty.
các cuộc họp của Công ty, trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, Giám đốc sẽ ủy quyền cho một Phó Giám đốc chủ tọa phiên họp. Tuy nhiên, thông thường đối với các cuộc họp, nếu Giám đốc bận việc đột xuất không thể tham dự cuộc họp thì cuộc họp sẽ được lùi lại sang 1 ngày khác trong tuần, đợi khi Giám đốc về sẽ tổ chức. Trong trường hợp khẩn cấp thì Giám đốc sẽ ủy quyền cho Phó Giám đốc.
- Chuẩn bị phiên họp: Văn phòng Công ty có nhiệm vụ chuẩn bị cho phiên họp, cụ thể như sau: Kiểm tra tổng hợp các hồ sơ đề án trình ra phiên họp, chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Giám đốc quyết định; chuẩn bị các điều kiện: hội trường, cơ sở vật chất... phục vụ phiên họp, gửi giấy mời và tài liệu họp đến các thành viên và đại biểu được mời họp ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp (trừ trường hợp họp bất thường).
Các Đơn vị chuyên môn thuộc Công ty có nhiệm vụ chuẩn bị các bài báo cáo, thảo luận
- Thành phần dự phiên họp của Công ty: Thành phần tham dự các phiên họp định kỳ của Công ty bao gồm: Các thành viên trong Ban Giám đốc, Trưởng các đơn vị, đội, phòng và 1 số phó phòng được Giám đốc yêu cầu. Đây là những thành phần bắt buộc tham dự phiên họp định kỳ của Công ty, nếu vắng mặt phải được sự đồng ý của Giám đốc, các Trưởng đơn vị, Phòng, Đội có thể ủy quyền cho cấp phó của mình đi dự phiên họp thay nếu vắng mặt tuy nhiên phải có sự đồng ý của Giám đốc.
Tùy theo mục đích của từng cuộc họp để xác định thành phần dự họp. Trong một số cuộc họp, thành phần tham gia cuộc họp có thể là một số cá nhân khác theo yêu cầu của Giám đốc.
- Trình tự phiên họp:
Trước tiên, Chánh Văn phòng Công ty tổng hợp, báo cáo Giám đốc số thành viên có mặt, vắng mặt, người dự họp thay và đại biểu mời tham dự và thông báo về chương trình phiên họp.
Sau khi Chánh văn phòng thông qua về chương trình phiên họp, chủ tọa phiên họp sẽ lên chủ trì cuộc họp.
Tiếp đó, Chủ trì phiên họp sẽ dẫn dắt phiên họp tới thảo luận từng vấn đề theo trình tự sau:
Một là Ban Giám đốc chủ trì đề án trình bày tóm tắt đề án, nêu rõ những vấn đề cần xin ý kiến.
Hai là các thành viên thảo luận, phát biểu ý kiên tán thành hay không tán thành, những nội dung cần làm rõ, kiến nghị hoặc bổ sung.
Ba là chủ trì đề án phát biểu ý kiến tiếp thu và giải trình những điểm chưa nhất trí, những câu hỏi của các thành viên Công ty và các đại biểu dự họp.
Bốn là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chủ trì thảo luận đề án kết luận và lấy biểu quyết.
Năm là nếu thấy vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị Ban Giám đốc chưa thông qua đề án và yêu cầu tiếp tục chuẩn bị bổ sung.
Chủ tọa phiên họp kết luận phiên họp Công ty. Văn phòng phân công bộ phận thư ký chuyên ghi biên bản hội họp, người ghi biên bản chỉ cần ghi những nội dung vắn tắt những vấn đề của cuộc họp, cần ghi nguyên văn những kiến nghị hay đề nghị, điều khoản bổ sung, chỉ định và các giải pháp. Sau khi kết thúc cuộc họp, ban thư ký có nhiệm vụ hoàn chỉnh văn bản, trình lên lãnh đạo xem xét, thông báo về kết quả phiên họp tới các thành viên, các đơn vị, cá nhân có liên quan để tổ chức thực hiện.
2.3.1.1. Họp giao ban tuần
- Thời gian: Được tổ chức định kỳ 1 tuần 2 lần vào chiều thứ 2 và chiều thứ 5 hàng tuần.
- Nội dung họp: Các đơn vị chức năng thuộc Công ty báo cáo tình hình hoạt động chuyên môn của đơn vị mình, giải trình các vấn đề chưa hoàn
thành, trao đổi trực tiếp tại cuộc họp và xác định kế hoạch tuần tới và nhận nhiệm vụ từ Ban Giám đốc.
- Người chủ trì: Cũng như trong các cuộc họp khác của Công ty, Giám đốc chủ trì cuộc họp, Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc chủ trì phiên họp.
- Thành phần: Thành phần tham dự Họp giao ban tuần gồm có: Giám đốc, Các Phó Giám đốc, Chánh văn phòng, Các trưởng phòng, Đội trưởng.
2.3.1.2. Họp tổng kết hàng năm (Hội nghị tổng kết năm):
Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh gía tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị.
- Thời gian: Đây là cuộc họp được tổ chức thường niên hàng năm, tổ chức vào tháng đầu tiên của Quý I mỗi năm.
- Chuẩn bị: Văn phòng chuẩn bị địa điểm, cơ sở vật chất phục vụ hội họp, các đơn vị chuyên môn phối hợp với Văn phòng chuẩn bị cho Hội nghị, chuẩn bị các báo cáo, tham luận phát biểu trong hội nghị.
- Nội dung: Hội nghị tổng kết năm thường được tổ chức dưới hình thức chung là báo cáo, khen thưởng cá nhân, tập thể xuất sắc, văn nghệ, ăn uống. Hội nghị thường được tổ chức tại Hội trường A – Hội trường chính và lớn nhất của Công ty.
Họp tổng kết năm gồm có: Tổng kết Công tác sản xuất kinh doanh, công tác Công đoàn, Công tác Đảng, Đoàn TN, Công tác thi đua...Thông qua cuộc họp, đại diện các đơn vị sẽ báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của đơn vị, những thành tích đạt được và những việc chưa hoàn thành, đồng thời trong báo cáo sẽ trình bày những khó khăn, vướng mắc. Đại diện lãnh đạo cơ quan cấp trên sẽ ghi nhận, đánh giá và biểu dương những kết quả mà Công ty cũng như các Đơn vị trong Công ty đạt được, bên cạnh đó cũng chỉ ra phương
hướng hoạt động năm tới.
- Người chủ trì: Giám đốc chủ trì Hội nghị Tổng kết năm. Đây là cuộc họp rất quan trọng, do đó nếu Giám đốc bận, cuộc họp sẽ được lùi lại vào một ngày khác trong tuần.
- Thành phần: Tham dự cuộc họp có các đồng chí đại diện Ban lãnh đạo Tập đoàn Điện lực Thành phố Hà Nội, Giám đốc và các Phó Giám đốc, Chủ tịch Công đoàn Điện lực Hai Bà Trưng, các đồng chí trong Ban chấp hành Công đoàn, Đoàn Thanh niên, đại diện lãnh đạo các đội, phòng chức năng thuộc Công ty.
2.3.1.3. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề
Đây là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.
Họp sơ kết:
Họp sơ kết thường được tổ chức theo hình thức Hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm (Hội nghị sơ kết công tác sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2016; Hội nghị sơ kết công tác công đoàn 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2016 ...). Cũng như Hội nghị tổng kết năm đã được đề cập phía trên, Hội nghị sơ kết cũng đưa ra những đánh giá về tình hình công tác, tuy nhiên thành phần tham dự Hội nghị sơ kết chỉ gồm Ban Giám đốc và đại diện các đơn vị trong Công ty.
- Người chủ trì: Giám đốc.
- Chuẩn bị: Văn phòng chuẩn bị địa điểm, các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hội họp, các đơn vị chuyên môn chuẩn bị báo cáo.
Hội nghị tổng kết chuyên đề
nghị chuyên đề công tác Kinh doanh điện năng và dịch vụ khách hàng; Hội nghị chuyên đề giảm tổn thất điện năng...). Tham dự Hội nghị gồm có các đồng chí trong Ban Giám đốc, Chủ tịch Công đoàn, Thường trực Ban Thi đua khen thưởng, Trưởng phó các phòng chức năng công ty và các đồng chí là Đội trưởng các đội có liên quan. Hội nghị thảo luận về chuyên đề đưa ra, tổng kết, đánh giá nghiêm túc về nhiệm vụ công tác, kết quả đạt được, những hạn chê và tồn tại, phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp thực hiện chuyên đề.
- Người chủ trì: Giám đốc.
- Chuẩn bị: Văn phòng chuẩn bị địa điểm, các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hội nghị, các đơn vị chuyên môn được phân công chuẩn bị báo cáo.
2.3.1.4. Hội nghị Tri ân Khách hàng
Đây là hoạt động thường niên của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Hội nghị nhằm hướng tới khách hàng, tri ân khách hàng, để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về dịch vụ điện, lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng sử dụng điện để tiếp tục phấn đấu xây dựng một môi trường phục vụ chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ ngày càng hoàn hảo cụ thể như: nâng cao chất lượng đội ngũ giao dịch viên cả về phong cách, kỹ năng và kinh nghiệm phục vụ, chú trọng nâng cao chất lượng phục vụ của bộ phận trực điện để có thể giải quyết nhanh các sự cố điện, giải quyết các nhu cầu của khách hàng đúng theo cơ chế một cửa, đẩy mạnh công tác tuyên truyền sử dụng điện tiết kiệm điện, … theo đó sẽ tiếp tục duy trì và đẩy mạnh, phát huy chủ đề năm "Kinh doanh và dịch vụ khách hàng" với mục tiêu "Tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng" và thực hiện năm "Văn hóa an toàn lao động và kỷ luật lao động".
Chủ trì cuộc họp là ông Nguyễn Thanh Anh – Giám đốc Công ty. Để chuẩn bị cho cuộc họp, Phòng kinh doanh và Văn phòng phối hợp chuẩn bị
tài liệu, hậu cần, cơ sở vật chất phục vụ cuộc họp.
Đây là một trong những hội nghị lớn của năm, thường được tổ chức tại Hôi trường lớn – Hội trường A của Công ty. Tham gia hội nghị gồm có các Đồng chí đại diện: Phòng Kinh doanh, Ban Quan hệ cộng đồng, Trung tâm chăm sóc khách hàng Tổng công ty; đại diện lãnh đạo UBND quận Hai Bà Trưng; các đồng chí trong Ban giám đốc, trưởng các đơn vị thuộc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng cùng đại diện CBCNV trong Công ty và các khách hàng sử dụng điện tiêu biểu của Công ty.