8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.1.2. Các văn bản quy định về công tác lễ tân
Không có nhiều văn bản quy định về công tác lễ tân tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông. Trong đó, tiêu biểu có một số văn bản đề cập đến quy trình, nghiệp vụ của công tác lễ tân như quy chế hoạt động của công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông; Thông báo về quy trình duyệt, chuyển phát nhanh Hồ sơ công ty – một trong những nhiệm vụ của lễ tân; phiếu giao việc của nhân viên lễ tân công tỵ
Quy chế hoạt động của công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đề cập đến quy trình nghiệp vụ công tác lễ tân văn phòng, các nghiệp vụ và yêu cầu thực hiện các nghiệp vụ lễ tân. Trong đó, những yêu cầu dành cho nhân viên lễ tân khi giao tiếp, tiếp xúc với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng là luôn tươi cười , niềm nở và tôn trọng đối tượng giao tiếp; có những ứng xử phù hợp với từng đối tượng, hoàn cảnh cụ thể. Tuy nhiên, quy chế chưa đưa ra được các chế tài cũng như các quy định trong các trường hợp cụ thể cho công tác lễ tân và các nghi thức lễ tân cần thực hiện. Chinh vì vậy, việc thực hiện quy chế của các CBNV thực hiện công tá lễ tân chưa được đồng bộ, thống nhất, chưa có tính trách nhiệm trong việc thực hiện các quy trình, nghiệp vụ đề cập trong quy chế.
công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông về quy trình duyệt, chuyển phát nhanh Hồ sơ công tỵ Nhân viên lễ tân công ty chịu trách nhiệm tập hợp Hồ sơ, tài liệu đã qua kiểm duyệt làm thủ tục chuyển phát theo quy trình được quy định tại Thông báo số 08/TB-CT. Hồ sơ, tài liệu sau khi trình duyệt được tập trung tại quầy lễ tân. CBNV/ bộ phận có hồ sơ, tài liệu cần chuyển phát điền thông tin vào giấy đề xuất chuyển phát nhanh hồ sơ. Sau đó, nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm liên hệ với đơn vị chuyển phát nhanh làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát hồ sơ,tài liệu; báo cáo với Ban Giám đốc, CBNV/ bộ phận có Hồ sơ, tài liệu chuyển phát tiến trình chuyển phát.
Các văn bản tuy có đề cập đến công tác lễ tân nhưng chưa cụ thể, rõ ràng và chưa có các chế tài mang tính răn đe nhằm thực hiện thống nhất các quy trình, nghiệp vụ, nội dung công tác đem đến hiệu quả công việc tốt hơn đồng thời chuyên nghiệp hóa công tác lễ tân công tỵ