8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.5. Quản lí trang thiết bị được giao
Công ty dùng chung 1 máy photocopy được đặt ở quầy lễ tân, các phòng ban cần photo tài liệu photo tập trung tại quầy lễ tân. Nhân viên lễ tân quản lí máy photo, giấy sử dụng photo và có nhiệm vụ ghi chép lại số lượng, tần xuất sử dụng, cân đối chi tiêu văn phòng phẩm của văn phòng, hướng dẫn photo tài liệu hiệu quả, tiết kiệm tránh lãng phí.
Các trang thiết bị được giao phải được kiểm tra thường xuyên tránh hỏng hóc ảnh hưởng đến quá trình làm việc.Lễ tân có trách nhiệm sử dụng, bảo quản, kiểm tra bảo dưỡng khi cần thiết các trang thiết bị công ty giaọ Sắp xếp kho khoa học, gọn gàng, giữ chìa khóa kho văn phòng phẩm, phòng họp công ty, tắt bật điện hành lang, quầy lễ tân khi đến và ra về.
Đăng thông báo, các quyết định, quy định mới của công ty lên bảng tin công ty, các thông báo trước thang máy theo quy định để thông tin cho CBNV được biết.
Về quản lí máy photo tài liệu được giao cho lễ tân công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông. Các công ty con có nhu cầu photo tài liệu viết phiếu yêu cầu và đăng ký số lượng, loại giấy photo với lễ tân Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông và được sự đồng ý của lễ tân mới tiến hành photo tài liệụ Cuối tháng, nhân viên lễ tân tổng hợp lượng giấy sử dụng, cân đối văn phòng phẩm.
nhiệm mở cửa phòng họp khi bắt đầu giờ làm việc, vệ sinh phòng họp và các trang thiết bị của phòng họp, đóng cửa khi tan làm.Nhận lịch họp bà bố trí phòng họp cho các CBNV cũng như phòng làm việc, chỗ ngồi cho khách khi chờ CBNV/bộ phận tiếp khách hợp lí.
Quản lí, chịu trách nhiệm mở cửa ra vào, máy chấm công, chấm công cho các CBNV đi công tác theo lịch và phiếu đi công tác.