8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.2.1. Nhóm giải pháp về người làm công tác lễ tân
Để nâng cao hiệu quả công tác lễ tân, trước hết người làm công tác lễ tân phải nắm chắc được chức năng, nhiệm vụ cũng như vai trò công việc của họ đối với công tỵ Người làm lễ tân là người đại diện công ty tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác đến cơ quan liên hệ làm việc, là người sắp xếp,
bố trí công tác lễ tân tiếp khách, tổ chức các cuộc hội nghị hội họp của công tỵ Nắm được vai trò của mình đối với công ty, cũng như các yêu cầu, nhiệm vụ, người lễ tân biết được vị trí và tầm quan trọng cảu mình và phải làm thế nào đúng với vị trí ấỵ
Người làm công tác lễ tân không những là người có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về công tác lễ tân mà còn cần có phong cách riêng tạo nên dấu ấn của bản thân cũng như hình ảnh của công ty nơi mình làm việc.
Ngoại hình ưa nhìn, luôn luôn tươi cười, niềm nở chào hỏi khách ra vào cơ quan chính là hình ảnh tiêu biểu, đại diện của lễ tân doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân cho khách hàng thấy được phong cách làm việc cẩn trọng, khoa học nhưng không kém phần linh hoạt trong việc xử lí các tình huống phát sinh trong công việc như giải quyết thắc mắc của khách hàng, xử lí khi khách đến cơ quan làm việc mà không có lịch hẹn gặp trước, các cuộc họp, chương trình phát sinh đột xuất ngoài kế hoạch,…
Phong cách làm việc của một lễ tân chuyên nghiệp còn được thể hiện trên tinh thần làm việc tích cực và nắm bắt thông tin nhanh nhạy, chính xác kịp thời cung cấp cho lãnh đạo xử lí công việc. Thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của bản thân nói riêng và của toàn công ty mà họ đại diện nói chung như đúng giờ, nhanh nhạy, linh hoạt trong xử lí công việc, cẩn trọng và chu đáo trong công việc. Lễ tân là người luôn quan sát, lắng nghe lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng, hiểu họ cần gì và phải làm gì để đáp ứng yêu cầu của họ.
Về kỹ năng: Người làm lễ tân cần trau dồi cho bản thân các kỹ năng mềm cần thiết như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiệu quả, làm việc khoa học, kỹ năng nghe điện thoại, trả lời khách hàng,… Đặc biệt trong môi trường làm việc năng động và đa dạng về khách hàng, việc kiểm soát khách ra vào cơ quan cũng như thông tin cung cấp cho khách hàng đặc biệt chú ý. Lễ tân phải khéo léo trong việc
cung cấp thông tin cho khách hàng để không những tỏ thái độ tôn trọng khách mà không làm lộ bí mật kinh doanh công tỵ
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết không chỉ cho đội ngũ lễ tân mà là kỹ năng cần thiết cho tất cả mọi người nhất là nhân viên làm trong môi trường doanh nghiệp. Người lễ tân không chỉ tiếp xúc với khách hàng là người đễn công ty ký kết hợp đồng, còn phải tiếp xúc với đối tác làm ăn của công ty, các đồng nghiệp hay cấp trên. Họ đến từ những nơi khác nhau và có nhu cầu công việc khác nhaụGiao tiếp tốt giúp nhân viên lễ tân nhanh chóng tạo thiện cảm với đối tượng giao tiếp, rút ngắn thời gian giải quyết vấn đề cũng như nâng cao hiệu quả công việc.Giao tiếp tốt giúp nhân viên lễ tân tạo lập mối quan hệ với khách hàng, tạo cơ hội tốt cho công việc của họ sau nàỵ
Kỹ năng ngoại ngữ, tin học, thuyết trình, đàm phàn,… cũng là những kỹ năng cần thiết đối với một lễ tân chuyên nghiệp. Các kỹ nâng này bổ trợ giúp lễ tân thực hiện công việc dễ dàng hơn, tự tin hơn trong công việc có thể xử lí tốt mọi công việc trong quyền hạn được giaọ
Về nghiệp vụ: Nhân viên lễ tân nắm vững được các nghiệp vụ cơ bản của công tác lễ tân, các nội dung, yêu cầu và quy trình thực hiện các nghiệp vụ đó phải được quy định cụ thể. Nghiệp vụ lễ tân của công ty phải được thống nhất từ trên xuống dưới, có quy định rõ ràng làm các căn cứ, cơ sở để lễ tân thực hiện. Đối với từng nghiệp vụ cụ thể, cần có những quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên lễ tân tránh chồng chéo hay sơ sài gây khó khăn cho việc thực hiện.
Về thái độ: Nhân viên lễ tân luôn thể hiện thái độ niềm nở, thân thiện và tôn trọng với mọi ngườị Luôn lắng nghe, và tìm ra phương pháp tốt nhất để xử lí công việc hiệu quả.Thái độ trong công việc luôn nghiêm túc, cầu thị và là người yêu nghề.
Về phía nhân viên làm lễ tân phải chủ động học hỏi trau dồi kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, các kỹ năng cần thiết của một nhân viên lễ tân để
kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc.Tìm cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng, có tinh thần cầu thị và cầu tiến mới là tinh thần của lễ tân doanh nghiệp ngày nay đang rất cần.