8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.4. Chuyển phát văn bản đi, tiếp nhận, phân phối văn bản đến cơ
quan, văn phòng
Lễ tân các công ty thuộc INTRACOM có nhiệm vụ tiếp nhận các văn bản đến cơ quan qua đường chuyển phát và nhận các văn bản, tài liệu đăng ký chuyển phát đi và làm thủ tục chuyển phát.
Các văn bản, thư tín chuyển phát đến cơ quan đều phải qua quầy lễ tân công tỵ Nhân viên lễ tân kiểm tra bì thư, thời gian chuyển phát, đơn vị chuyển phát và ký tên xác nhận thư. Những văn bản đến cơ quan được chuyển cho văn thư để kiểm tra, vào sổ, trình xin ý kiến chỉ đạo và tiếp tục chuyển phát cho các đơn vị, cá nhân xử lí. Các văn bản trực tiếp đề cập người nhận được chuyển tới đơn vị, người nhận ghi ở bì thư. Tại quầy lễ tân, sau khi nhận thư, nhân viên lễ tân lưu lại nội đơn vị gửi, nhận thư, ngày gửi, nhận thưu để kiểm soát và tra cứu tránh trường hợp thất lạc thư.
Chuyển phát văn bản đi:
. Văn bản chuyển phát đi phải đăng ký ở quầy lễ tân.Thông tin chuyển phát nhanh cung cấp ra bên ngoài phải qua trình duyệt PTVP hay BGĐ ký duyệt mới được chuyển phát. Lễ tân văn phòng liên hệ đơn vị chuyển phát và
làm thủ tục chuyển phát: kiểm tra nội dung số lượng văn bản, ghi bì thư, đơn vị chuyển, nhận thư và báo dự kiến ngày nhận thư cho đơn vị gửi thư nắm được và theo dõi, thuận tiện cho giải quyết công việc.
Lễ tân theo dõi việc chuyển phát và báo cáo BGĐ, PTVP, và người chuyển phát được biết. Quy trình duyệt, chuyển phát nhanh Hồ sơ công ty được nêu rõ trong Thông báo số 08/TB-CT ngày 17 tháng 01 năm 2017.
- Nhận văn bản từ các đơn vị gửi đến qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp
+ Kiểm tra phong bì văn bản (kiểm tra tình trạng phong bì, nơi gửi, nơi nhận, ngày gửi,…)
+ Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi nhận thì ký nhận văn bản. + Chuyển cán bộ văn thư xử lí theo quy định.
- Chuyển văn bản
+ Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản
+ Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm tra quá trình chuyển thư và đối chiếu công nợ
+ Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển phát văn bản + Kiểm tra kết quả chuyển phát văn bản
Cuối mỗi quý, lễ tân kết hợpvới đơn vị chuyển phát nahnh đối chiếu công nợ, chuyển phụ trách văn phòng làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán.
Tình hình nhận và chuyển phát văn bản của lễ tân các công ty thuộc INTRACOM còn nhiều vướng mắc, bất cập như tiếp nhận văn bản chuyển đi nhưng không kiểm tra địa chỉ gửi hay địa chỉ gửi ghi không cụ thể, ghi sai, thư bị trả lại vì không gửi được gây gián đoạn cho giải quyết công việc. Đôi khi nhân viên lễ tân không theo dõi sát sao các văn bản chuyển phát tới các công trường ở vùng sâu, vùng xa, khi công trường phản ánh chưa nhận được văn bản mới kiểm tra lại ngày giờ gửi phát hiện thư bị thất lạc gây ảnh hưởng
đến tiến độ công việc. Tuy nhiên, bên cạnh đó việc nhận chuyển phát văn bản cũng có những ưu điểm cụ thể như quy trình nhận, chuyển phát văn bản được quy định rõ ràng, hồ sơ, văn bản chuyển phát phải được kiểm duyệt, thông qua mới được chuyển phát, có đăng ký chuyển phát, phiếu yêu cầu chuyển phát hay hóa đơn chứng từ liên quan đến việc chuyển phát để tiện theo dõi và giải quyết khi gặp vấn đề xảy rạ