8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.2.2. Nhóm giải pháp về công tác tổ chức của văn phòng
Văn phòng là đơn vị trực tiếp quản lí bộ phận lễ tân, giao nhiệm vụ và bố trí, sắp xếp công việc của lễ tân.Hơn ai hết, Văn phòng hiểu rõ vai trò của bộ phận lễ tân đối với hoạt động của công tỵ Công tác tổ chức lễ tân hiệu quả giúp văn phòng phát huy vai trò là cầu nối thông tin, là trái tim của cơ quan, tổ chức.
Vềcông tác tổ chức của văn phòng, việc bố trí và sắp xếp nhân sự làm lễ tân cần đưa ra các tiêu chí chuẩn và lấy đó làm thước đo để tuyển dụng và bổ nhiệm cán bộ. Bố trí công việc và phân công nhiệm vụ cho nhân viên lễ tân phải rõ ràng và cụ thể hơn không nói quá chung chung, đại khái gây khó khăn trong việc thực thi nhiệm vụ của nhân viên lễ tân.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc của lễ tân để đề xuất những phương án, chương trình đào tạo hiệu quả hơn, thiết thực hơn góp phần nâng cao kiến thức và kỹ năng lễ tân cho CBNV đặc biệt là vị trí lễ tân. Thực hiện khảo sát đánh giá về kỹ năng, thái độ làm việc của lễ tân từ các đồng nghiệp, cấp trên, từ khách hàng để có cái nhìn khách quan, toàn diện hơn về công tác lễ tân của công ty, phát hiện những thiếu sót để kịp thời khắc phục, sửa chữa và phát huy những điểm mạnh, điểm tốt, nhanh chóng đưa đội ngũ lễ tân công ty trở thành đội ngũ lễ tân hiện đại, chuyên nghiệp, là bộ phận nòng cốt của công ty trong các chương trình, sự kiện và các nhiệm vụ khác.