8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.3. xuất quy chế công tác lễ tâncông ty CP Đầu tư xây dựng và hạ
và hạ tầng và gaio thông.
Từ việc khảo sát đánh giá về công tác lễ tân tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tang và giao thông, tôi xin mạnh dạn đề xuất xây dựng quy chế lễ tân công ty (Phụ lục 1)
KẾT LUẬN
Công tác lễ tân văn phòng bao gồm rất nghiều những nghiệp vụ khác nhau nhưng đều phải tuân thủ những nguyên tắc thống nhất nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Tổ chức lễ tân chuyên nghiệp là mang lại hình ảnh lễ tân vững kiến thức, giỏi kỹ năng, chủ động, sáng tạo và linh hoạt trong công việc và luôn hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất. nỗ lực mang hình ảnh tốt đẹp nhất, chuyên nghiệp và tận tâm nhất của công ty tới khách hàng, đối tác nhằm xây dựng và mở rộng mối quan hệ, hợp tác lâu dài đóng góp vào sự phát triển của công tỵ
Do nhu cầu phát triển của toàn xã hội, hiện nay nguồn cung ứng nhân lực chất lượng cao làm công tác lễ tân được đào tạo bài bản ngày càng gia tăng đáp ứng với sự phát triển không ngừng của các cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy mà sự cạnh tranh trong nghề nghiệp cũng ngày càng gia tăng. Là một nhân sự làm công tác lễ tân, phải không ngừng học hỏi, tích lũy kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp của bản thân, luôn tích cực, chủ động trong công việc để “bám vững” và không bị “đá văng” khỏi vòng xoáy khốc liệt của nền kinh tế tri thức toàn cầụ
Cùng với nó là công tác phân quyền và giao quyền phải được tổ chức rõ ràng, chặt chẽ tráng tình trạng chồng chéo công việc hay đùn đẩy công việc ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và phát triển của công tỵ
Ấn tượng đầu tiên của mỗi người khi bước chân vào cơ quan, tổ chức chính là ở đội ngũ làm công tác lễ tân. Chính vì vậy, “gương mặt của công ty” cần phải được chau chuốt kỹ lưỡng.Nói tóm lại, để cải thiện công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, tổ chức công tác lễ tân phải chuyên nghiệp và rõ ràng. Việc tổ chức tốt công tác lễ tân phải được tiến hành đồng bộ và tuân theo quy trình rõ ràng, đồng thời thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc để rút kinh nghiệm và tìm ra phương thức
phù hợp với loại hình của công tỵTùy thuộc vào tình hình thực tế của công ty mà lựa chọn những giải pháp cho phù hợp.Các giải pháp đưa ra cần được thực hiện đồng bộ và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận của công ty mới đạt hiệu quả caọ Xây dựng một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp và hiện đại là mục tiêu tiên quyết trong bước đường đưa công ty hội nhập với trường quốc tế.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Phan Huy Chú, 1960,“Lịch triều hiến chương loại chí”.
2. Phạm Thị Thu Cúc, 2006, “ Lễ tân trong giao tiếp, đối ngoại” , NXB Hà Nộị
3. GS.TS. Nguyễn Thành Độ, GVC. Nguyễn Thị Thảo, 2005, “Quản trị văn phòng” NXB Lao động xã hội, Hà Nộị
4. Trần Hoàng, Trần Việt Hoa, “Kỹ năng thực hành văn hóa công sở, lễ tân và nghi thức nhà nước ở cơ quan” , NXB. Văn hóa thông tin.
5. B.S. Trương Minh Vũ, Võ Đăng Khoa (chủ biên), Hoàng Thị Thanh Trâm, Ngô Thanh Phương, 2015, “Nghiệp vụ lễ tân”, NXB Giáo dục.
6. Nhóm sinh viên khoa Quản trị kinh doanh trường đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, 6/2011, “ Công tác lễ tân” .
7. Nhóm sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trường đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, “ Lễ tân kinh doanh – xây dựng một lễ tân chuyên nghiệp”.
8. Nhóm sinh viên lớp Quản trị văn phòng 14C trường đại học Nội vụ Hà Nội, “ Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở” .
9. Nghị định số 82/2001/NĐ-CP của Chính phủ về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài;
10. Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09 tháng 8 năm 2004 của Chính phủ về nghi thức nhà nước trong tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón danh hiệu vinh dự nhà nước, huân chương, huy chương, cờ Chính phủ, bằng khen của Thủ tướng Chính phủ;
11. Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ
12.Quyết định 129/ 2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước; 13. Quyết định số 1846/QĐ-VPCP ban hành quy trình lễ tân- hậu cần phục vụ các hoạt động cuả Chính phủ và văn phòng chính phủ;
14. Thông báo số 08/TB-CT ngày 17 tháng 01 năm 2017.
15. Nguyễn Thị Minh Thuận, lớp Hành chính văn thư K2 trường trung cấp ĐakLak
“Thực trạng văn hóa trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay” 16. Viện Ngôn ngữ học,1988, “ Từ điển Tiếng Việt”, NXB Từ điển Bách khoạ
17. Louis Dussault; dịch Lê Hồng Phấn…, Dương Văn Quảng, “Lễ tân- công cụ giao tiếp”.
PHỤ LỤC
1. Phụ lục 1. Quy chế về công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.
2. Phụ lục 2. Báo cáo tuần 6/02/2017-11/02/2017 của lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.
3. Phụ lục 3. Phiếu giao việc cho nhân viên lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.
4. Hình ảnh nhật ký tiếp khách ra vào cơ quan tại quầy lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.
Phụ lục 1.
QUY CHẾ
Về công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Ban hành kèm theo Quyết định số…/QĐ-INTRACOM ngày …tháng…năm của công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông)
CHƯƠNG 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế quy định nghi thức, cách thức tổ chức, đón tiếp khách và các vấn đề lễ tân liên quan trong tổ chức công tác lễ tân do công ty thực hiện
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Các đơn vị phòng ban, các CBNV có liên quan trong công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.
CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC LỄ TÂN Điều 3. Phân công nhiệm vụ công tác lễ tân
Công tác lễ tân do Văn phòng công ty thống nhất quản lý và thực hiện 1. Công tác lễ tân đối nội
Bố trí phòng họp, địa điểm và phục vụ cuộc họp, chương trình, tiếp xa giao, hội nghj, hội thảo tổ chức tại trụ sở công ty;
Tổ chức các buổi lễ ký kết, lễ kỷ niệm, tiệc chiêu đãi với sự tham gia của các tổ chức, cá nhân trong nước;
Cấp phiếu đi công tác cho CBNV công tỵ 2. Công tác lễ tân đối ngoại
Tổ chức lễ ký kết, lễ lỷ niệm, tiệc chiêu đãi của lãnh đạo công ty với sự tham gia của các tổ chức, cá nhân nước ngoài;
Tổ chức đưa đón các đoàn khách cấp cao nước ngoài đến thăm và làm việc với lãnh đạo công ty, bố trí địa điểm và phục vụ các buổi làm việc;
Điều 4. Thủ tục đăng ký bố trí phòng họp, hoặc hội nghị, hội thảo
trường tổ chức chương trình, hội nghị, hội thảo với Văn phòng theo mẫu quy định trước 01 ngày làm việc. Trong giấy đăng ký phòng họp ghi rõ số lượng người tham dự, người chủ trì, thời gian và các yêu cầu khác.
Trong trường hợp đột xuất, các đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng họp, hội trường yêu cầu liên hệ trực tiếp với bộ phận lễ tân để giải quyết.
2. Bộ phận lễ tân Văn phòng bố trí phòng họp, hội trường đảm bảo trang trọng, lịch sự phù hợp với quy mô cuộc họp, chương trình, sự kiện theo lịch công tác của lãnh đạo công ty và yêu cầu của các đơn vị gửi đến.
Điều 5. Phối hợp tổ chức sự kiện
Đối với các sự kiện lớn của công ty như lễ ký kết hợp đồng, ký thỏa thuận hợp tác, lễ mở thầu, lễ kỷ niệm, hội nghị, hội thảo, tiếp các đoàn lãnh đạo cấp cao của công ty có sự phối hợp của nhiều đơn vị, bộ phận thì đơn vị chủ trì phải lên kế hoạch cụ thể, sau đó làm việc với PTVP, phòng Kế hoạch để tổ chức thực hiện.
Điều 6. Yêu cầu đối với việc tiếp khách
1. Phòng chủ trì chuẩn bị nội dung, tài liệu làm việc, thành phần tham dự theo chương trình được lãnh đạo công ty phê duyệt(nếu cần). Đối với các tài liệu cần được nghiên cứu trước để thảo luận trong cuộc họp, phòng chủ trì chuyển tới các thành viên dự họp trước ít nhất 1/2 ngày làm việc. Sau mỗi buổi làm việc phải có báo cáo nội dung bằng văn bản cho lãnh đạo công tỵ
2. Khi Lãnh đạo công ty tiếp khách mà có thành phần tham dự là các phòng ban thì người tham dự phải là Trưởng/Phó trưởng phòng phụ trách hoặc người được Trưởng phòng ủy quyền.
3. Đối với các buổi làm việc và tiếp khách quốc tế của lãnh đạo công ty, phòng chủ trì phối hợp với phòng kế hoạch đề xuất nội dung và dự kiến chương trình làm việc với lãnh đạọ Thành phần tham dự phải có lãnh đạo phòng chủ trì và lãnh đạo các phòng tham dự theo danh sách đã thông báọ
Điều 7. Yêu cầu đối với cán bộ tiếp khách
1. Các cán bộ tiếp khách mặc trang phục lịch sự và có mặt trước giờ tiếp khách ít nhất 10 phút. Đối với khách là lãnh đạo các cơ quan Bộ, ban, ngành doanh nghiệp, người tiếp khách sẽ cùng lễ tân đón khách ở cổng và đưa khách lên phòng tiếp khách. Với khách nước ngoài có PTVP tham dự. Lễ tân mặc trang phục áo dài theo quy định của công tỵ
2. Đối với các cuộc họp cần sử dụng các thiết bị âm thanh, nghe, nhìn,… cán bộ tiếp khách phối hợp với lễ tân và cán bộ quản trị (IT) có mặt sớm để chuẩn bị và kiểm tra đảm bảo sẵn sang phục vụ cuộc họp.
3. Không tùy tiện đưa khách vào phòng làm việc. Nếu có yêu cầu thay đổi phòng hay thời gian tiếp khách phải báo lại với bộ phận lễ tân văn phòng giải quyết.
Điều 8. Yêu cầu đối với Bộ phận lễ tân văn phòng
1. Bộ phận lễ tân kiểm tra lịch làm việc, sổ đăng ký phòng họp/ tiếp khách để bố trí phòng cho phù hợp theo yêu cầu nội dung ghi trong giấy đăng ký.
2. Đưa khách vào phòng họp và thông báo với CBNV/bộ phận tiếp khách
3. Trang phục lễ tân gọn gang, lịch sự, phục vụ tận tình.
4. Phục vụ trà nước trong quá trình họp, đối với các cuộc họp kéo dài, tiếp nước 30p/lần.
Điều 9. Cấp phiếu đi công tác cho CBNV
Tổ chức cấp phiếu đi công atcs cho CBNV, theo dõi thời gian đi công tác và báo Văn phòng tổ chức chấm công.
Điều 10. Qùa tặng
Quà tặng cho khách phải phù hợp với đối tượng, thể hiện được lòng meens khách cảu công tỵ
1. Đối tượng tặng quà
- Các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước do công ty mời đến thăm và làm việc, hoặc ký kết các hợp đồng, văn kiện, thỏa thuận hợp tác;
- Các tổ chức, cá nhân đến tham dự chương trình, sự kiện của công ty - Các tổ chức, cá nhân nhân sự kiện đặc biệt như lễ, tết, lễ kỷ niệm; - Các trường hợp khác được lãnh đạo phê duyệt.
2. Thẩm quyền duyệt quà tặng PTVP phê duyệt
- Quà tặng trị giá dưới 150.000 đồng/ người, quà lưu niệm đặt làm sẵn của công ty cho khách theo yêu cầu của các phòng.
- Quà tặng không quá 500.000 đồng/ người cho khách là Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc công ty hoặc tương đương.
Trong trường hợp yêu cầu quà tặng có hình thức và giá trị >500.000đồng/người PTVP trình Lãnh đạo công ty phê duyệt.
3. Văn phòng phu trách quản lí, bảo quản quà của các tổ chức, cá nhân tặng công tỵ
Điều 11. Mời cơm, tiệc chiêu đãi
1. Đối tượng mời cơm, tiệc chiêu đãi
- Các đoàn khách trong và ngoài nước trong thời gian đến thăm và làm việc với công ty;
- Các cá nhân và tổ chức ở nước ngoài nơi mà đoàn công tác của công ty đến thăm và làm việc;
- Khách của lãnh đạọ
Mời cơm hoặc tiệc chiêu đãi do lãnh đọa công ty hoặc người được lãnh đạo ủy quyền chủ trì.
2. Định mức mời cơm,chiêu đãi:
- Mời cơm không quá 200.000 đồng/ngườị - Tiệc chiêu đãi không quá 350.000đồng/ngườị
Đối với các trường hợp vượt định mức chỉ được thanh toán khi có ý kiến chấp thuận của lãnh đạo công tỵ
Điều 12. Nhận điện thoại
- Lễ tân nhấc máy và giới thiệu bản thân, vị trí ví dụ: Alo, lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông xin nghẹ
- Hỏi thông tin người gọi, mục đích cuộc gọi;
- Giải đáp thắc mắc, nếu có yêu cầu không thể gải đáp có thể giới thiệu người chịu trách nhiệm về vấn đề chuyên môn giải đáp hoặc hẹn thời gian khác trả lờị
- Ghi lại tóm tắt thông tin cuộc gọi và nội dung.
- Trong trường hợp yêu cầu chuyển máy, lễ tân báo số máy lẻ cho khách hàng.
Điều 13. Gọi điện thoại
- Chuẩn bị sẵn nội dung cần trao đỏi, giấy bút ghi chú - Nội dung hội thoại ngắn gọn, nói vào trọng tâm vấn đề - Nếu vấn đề chưa được giải đáp hẹn lịch và chủ động gọi lạị
Điều 14. Yêu cầu đối với lễ tân
- Nói ngắn gọn, rõ ràng, không dùng tiếng địa phương khi nhận và gọi điện thoại công tỵ
- Chú ý thái độ, ngữ điệu khi nghe nhận điện thoạị - Không dùng điện thoại công ty giải quyết việc riêng
CHƯƠNG 3. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 15. Tổ chức thực hiện
1. Văn phòng phối hợp với phòng kế hoạch và cá phòng ban liên quan chịu trách nhiệm triển khai thực hiện quy chế này trong công tỵ
2. Mọi hoạt động lễ tân đón tiếp khách và tổ chức công tác lễ tân liên quan đến tài chính, kế toán phải chấp hành đúng các quy trình, thủ tục theo quy định của công tỵ
Điều 16. Sửa đổi, bổ sung