8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.2. Tổ chức chuẩn bị hội nghị, hội họp
trong những hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên bởi lẽ, đây cũng là một kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc chỉ đạo và giải quyết công việc. Việc tổ chức chương trình, hội họp hiệu quả góp phần truyền tải và nắm bắt thông tin, giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và hạn chế những sai sót phát sinh trong quá trình làm việc
- Các cuộc hội nghị, hội họp không chỉ nhằm giải quyết công việc mà còn là nơi trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm làm việc, kiến thức, và những kỹ năng cần thiết trong công việc. Ngoài ra, hội họp là môi trường tăng cường thiết lập các mối quan hệ trong công việc.
Chính vì vậy, việc tổ chức, chuẩn bị cuộc họp, các cuộc hội nghị tại cơ quan tổ chức là vô cùng quan trọng và đòi hỏi kỹ năng, sự chuyên nghiệp.Lễ tân văn phòng INTRACOM chính là người chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức chuẩn bị hội họp.
Phân loại hội nghị, hội họp
- Căn cứ vào mục đích hội nghị được chia thành:Hội nghị kiểm tra, đôn đốc và hội nghị sơ kết, tổng kết.
- Căn cứ vào hình thức tổ chức có Hội nghị chính thức và hội nghị không chính thức
Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ hội họp bao gồm:
- Họp tham mưu, tư vấn - Họp làm việc
- Họp chuyên môn - Họp giao ban
- Họp tập huấn, triển khai - Họp sơ kết, tổng kết
Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp được quy định như sau: - Đăng ký phòng họp
- Thông báo cho người tham dự cuộc họp thường bằng email hoặc giấy mời
- Chuẩn bị tài liệu: Các tài liệu liên quan như kế hoạch, báo cáo,.. công cụ, dụng cụ nghe nhìn
- Chuẩn bị nước giải khát - Ghi biên bản
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định đưa ra trong cuộc họp.
Các cuộc họp tại INTRACOM hầu hết đều nằm trong chương trình, kế hoạch của công tỵ Nhiệm vu của nhân viên lễ tân là thường xuyên kiểm tra nội dung chương trình kế hoạch các chương trình sẽ diễn ra để có sự chuẩn bị chu đáọ
Đối với những cuộc hội họp có quy mô vừa và nhỏ trong cơ quan, nhân viên lễ tân có nhiệm vụ:
- Thông báo lại lịch họp, địa điểm, thời gian họp cho các đơn vị, cá nhân có liên quan
- In ấn tài liệu
- Chuẩn bị phòng họp: dọn dẹp phòng họp, bật các thiết bị chiếu sáng trước khi cuộc họp bắt đầu,chuẩn bị, kiểm tra phương tiện, trang thiết bị phục vụ cuộc họp như máy chiếu, loa mic,..
- Chuẩn bị trà nước chu đáo, với các cuộc họp kéo dài, tiếp nước cứ 30 phút 1 lần.
- Phát tài liệu
- Khi cuộc họp kết thúc, nhân viên lễ tân dọn dẹp và sắp xếp bàn ghế ngay ngắn, kiểm tra lại các thiết bị, phương tiện vừa sử dụng, trả lại các thiết bị về vị trí, tắt các thiết bị điện,…
Đối với những cuộc họp có quy mô lớn, có sự tham gia của khách mời ngoài cơ quan như hội nghị tổng kết công tác năm, hội nghị chuyên đề,… nhân viên lễ tân ngoài các công việc nêu trên còn tham gia vào công tác chuẩn
bị chương trình, kế hoạch, lên danh sách khách mời và phát thư mời, đón tiếp và điểm danh đại biểu, hướng dẫn đại biểu về vị trí chỗ ngồi, điểm danh đại biểu, công tác tặng hoa, quà lưu niệm trong các chương trình,…
Ngoài các cuộc họp thường xuyên như họp tổng kết, họp giao ban, các cuộc họp giải quyết công việc được tổ chức và chuẩn bị chu đáọ Trung bình mỗi tuần có khoảng 3-5 cuộc họp được tổ chức trong đó tuần từ 6/02/2017- 11/02/2017 có 5 cuộc họp trong đó 1 cuộc họp giao ban, 2 cuộc họp với đối tác để bàn bạc về vấn đề hợp tác và 2 cuộc họp để xử lí các vấn đề tồn tại phát sinh trong công việc cần bàn bạc xử lí.
Hình 2.1. Hình ảnh lễ tân trong lễ ký kết hợp đồng tài trợ vốndự án thủy điện Tà Lơi 2
Các chương trình hội nghị, hội họp tại INTRACOM diễn ra khá thường xuyên và có một số chương trình định kỳ như chương trình phật pháp diễn ra hàng tháng, các cuộc họp giao ban hàng tuần, chương trình họp triển khai công tác tháng, quý, họp rút kinh nghiệm,…
Chương trình phật pháp hàng tháng theo lịch Phật thường tổ chức vào tuần đầu tiên của tháng theo lịch âm. Chương trình tổ chức thường xuyên gồm thời khóa lễ Phật lễ xám hối, sau đó là bài giảng của chư tôn, tăng theo các chủ đề của chương trình. Tiếp đó, sư thầy sẽ giải đáp các thắc mắc của các
phật tử, khết thúc chương trình là thời khóa thọ trai(ăn chay) . Chương trình được tổ chức trong không khí trang nghiêm, và hoan hỷ của các phật tử tham giạ Văn hóa Phật giáo đặc biệt là Đạo tràng Cửu Hoa Sơn là một nét đẹp văn hóa Việt mà INTRACOM đã và đang góp phần gìn giữ, phát triển, ứng dụng một cách thiết thực hiệu quả nét văn hóa ấy vào đời sống hàng ngàỵ
Hình 2.2. Nghi lễ dâng hoa cúng dường trong lễ khai pháp đầu năm của công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Trong chương trình này, các lễ nghi được cử hành trang nghiêm, tôn kính như dâng hoa cúng dường, nghinh tiếp chư tôn, lễ thọ chai được tiến hành theo nghi thức của Phật giáọ Tất cả công tác đều được chuẩn bị chu đáo và tiến hành đúng quy trình, có sự kiểm tra, giám sát của người phụ trách văn phòng. Đây là chương trình thường xuyên theo tháng nên mọi công tác đều trở nên chuyên nghiệp và thuần thục đối với không chỉ lễ tân mà với toàn bộ CBNV các công ty thuộc INTRACOM.
Chương trình hội nghị tổng kết năm 2016 và triển khai kế hoạch phương án hoạt đông năm 2017 được tổ chức long trọng tại phòng họp lớn
của công ty với sự tham gia của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trưởng phó các bộ phận. Chương trình diễn ra thuận lợi một phần nhờ đội ngũ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị chương trình kế hoạch, công tác chuẩn bị hội trường, điều phối được chu đáọ Mặc dù Hội trường tổ chức khá rộng mà lượng người tham gia bị hạn chế nhưng nhờ sự nhanh nhạy của đội ngũ lễ tân Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông trong việc sắp xếp, bố trí chỗ ngồi, điều phối bàn ghế phù hợp, tạo không gian chương trình thoải mái mà không quá trống trảị Bên cạnh đó, việc phân công công việc của các nhân viên lễ tân cần được rõ ràng hơn tránh chồng chéo hay đùn đẩy trách nhiệm.
Hình 2.3. Tổng giám đốc Nguyễn Thanh Việt phát biểu trong lễ tổng kếtnăm 2016 và giao kế hoạch năm 2017
Nhìn chung, công tác tổ chức chuẩn bị hội nghị, hội họp của lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông khá chu đáo và đáp ứng nhu cầu đề rạ Công tác chuẩn bị phòng họp hoàn thành trước 7h45p vào buổi sáng và trước 13h15p vào buổi chiều, trước khi cuộc họp diễn ra 30p. Ngoài chuẩn bị
phòng họp, lễ tân cũng phải chuẩn bị trà nước cho lãnh đạo văn phòng và để tiếp khách đến cơ quan liên hệ công tác.
Về nghiệp vụ, lễ tân các công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, công ty CP Đầu tư phát triển đô thị và khu công nghiệp, Công ty Cổ phần hạ tầng đều có xuất phát điểm như nhau, chưa được đào tạo từ các cơ sở, trung tâm về nghiệp vụ lễ tân. Chính vì vậy, công tác lễ tân văn phòng còn thiếu kiến thức về nghiệp vụ lễ tân, nghề lễ tân cũng như chưa nắm được những nguyên tắc cơ bản của một lễ tân văn phòng.Tuy công ty có tổ chức các buổi đào tạo về công tác lễ tân nhưng các buổi đào tạo chưa thực sự có hiệu quả, đặc biệt là kiến thức về nghiệp vụ không thể đào tạo hết trong một hai buổị
Về kỹ năng, nhân viên lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông do được thường xuyên tiếp xúc với các chương trình hội họp, và có hơn 1 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí lễ tân nên các kỹ năng cũng được trau dồi, cải thiện dần qua các chương trình cùng với ý thức cầu thị, học hỏi, các kỹ năng như giao tiếp, đón tiếp khách, chuẩn bị chương trình, kế hoạch, chuẩn bị hội họp được lễ tân làm thuần thục và khoa học, đảm bảo tiến độ, yêu cầu đề rạ Lễ tân công ty CP đầu tư phát tiển đô thị và khu công nghiệp, công ty CP đầu tư hạ tầng là nhân viên mới, chưa được đào tạo bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ lễ tân, kinh nghiệm làm việc tại vị trí lễ tân chưa có. Ngoài ra, lễ tân công ty CP đầu tư hạ tầng trong thời gian tôi thực hiện nghiên cứu đề tài tại công ty đang trong thời gian thử việc. Chính vì vậy, các vấn đề về công tác lễ tân tại 2 công ty này còn nhiều hạn chế, thiếu sót nhất là về chuên môn nghiệp vụ cũng như việc xử lí các vấn đề phát sinh còn chậm chạp và kém hiệu quả gây ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình làm việc và các hoạt động khác của công tỵ
Công tác lễ tân trong tổ chức hội nghị hội họp nói chungđược tổ chức hiệu quả, chuyên nghiệp theo quy trình và quy định. Các chương trình, cuộc
họp diễn ra thuận lợi và hiệu quả giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và thuận lợi, các chương trình, hội nghị được đánh giá cao về tính thực tiễn và nội dung cũng như cách thức tổ chức, đảm bảo mục tiêu đề rạ