Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cho cả nội bộ và bên ngoài đơn vị, giúp nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp
1.2.4.1. Thông tin
Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm. Các thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Một HTTT tốt cần có đặc điểm sau:
- Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh: HTTT phải là một phần của hoạt động kinh doanh. Có nghĩa là HTTT không chỉ thu thập thông tin cần thiết trong việc đưa ra quyết định cho kiểm soát mà còn giúp đưa ra các chiến lược kinh doanh.
- Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược: Chiến lược kinh doanh và chiến lược HTTT có ý nghĩa quyết định sự thành công của nhiều tổ chức. Nhiều công ty đã sử dụng HTTT giúp sản phẩm tiếp cận với người tiêu dùng dễ dàng hơn.
- Tích hợp với hoạt động kinh doanh: Việc sử dụng thông tin ngày nay đã dịch chuyển từ HTTT đơn thuần là tài chính sang hội nhập với HTTT chung của toàn công ty. HTTT này giúp kiểm soát quá trình kinh doanh, theo dõi, ghi nhận nghiệp vụ kịp thời.
- Phối hợp HTTT cũ và mới: Sẽ không đúng khi cho rằng HTTT mới thường giúp kiểm soát tốt hơn bởi vì chúng mới. Trong thực tế có thể là ngược lại. Do hệ thống cũ đã được kiểm tra thông qua sử dụng, do vậy chúng thường đáp ứng được nhu cầu. Do vậy, cần nghiên cứu kỹ lưỡng hai hệ thống (cũ và mới) để có quyết định phù hợp.
Không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Thích hợp: thông tin phải phù hợp với yêu cầu ra quyết định của nhà quản lý. - Kịp thời: thông tin phải cung cấp kịp thời, khi có yêu cầu
- Cập nhật: hệ thống phải đảm bảo có các số liệu mới nhất. - Chính xác và dễ dàng truy cập.