100 % 00% 08 Nhân viên có được biết hành vi vi phạm sẽ được xử
2.2.2.2. Nhận diện rủi ro
Có thể nói y tế được xem là môi trường nguy cơ cao, bởi ở đó bệnh nhân luôn phải đối mặt với nhiều tai nạn không mong muốn do rất nhiều nguyên nhân từ cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Những rủi ro này có thể làm cho mục tiêu của đơn vị không thể đạt được. Hiện tại bệnh viện cũng nhận dạng một số rủi ro có thể ảnh hưởng đến uy tín cũng như tài sản của đơn vị.
- Rủi ro mất mát tài sản: Bệnh viện thỉnh thoảng cũng xảy ra các trường hợp bệnh nhân hoặc người nhà bệnh nhân bị mất cắp, trộm đồ. Hoặc có những trường hợp không ngờ khi giao dịch tiền bạc với bệnh nhân gây ra các cuộc cãi vả, hoài nghi.
- Rủi ro hỏa hoạn, cháy nổ: bất kì một doanh nghiệp nào cũng có thể bất gặp các tình huống khó kiểm soát, điển hình là rủi ro cháy nổ. Có nhiều nguyên nhân gây ra hỏa hoạn tại bệnh viện như:
•Cháy do điện: khi chất cách điện bị hư hỏng, do quá tải hay ngắn mạch chập điện, dòng điện tăng cao gây nóng dây dẫn điện, khi cháy cầu chì, chạm mach,..
•Cháy do tia nắng mặt trời khi tiếp xúc với những hỗn hợp cháy, nắng rọi qua những tấm thủy tinh lồi có thể hội tụ sức nóng tạo thành nguồn,…
•Hút thuốc lá ở nơi có các bãi tập trung lá khô tại sân sau bệnh viện
- Rủi ro liên quan đến kiện tụng, pháp lý: người bệnh hoặc người nhà bệnh nhân sau khi điều trị tại Bệnh viện cũng có thể mang đến một số vụ kiện nếu gặp phải lí do sau:
•Do sai sót y khoa: thất bại khi thực hiện các cuộc phẫu thuật, thủ thuật cho bệnh nhân
•Sự cố không mong muốn hay các biến chứng là hậu quả xảy ra ngoài ý muốn của các can thiệp y tế gây kéo dài thời gian điều trị, bệnh tật và tử vong.
2.2.2.3. Đánh giá rủi ro
- Đối với rủi ro mất mát tài sản:
Việc để tình trạng mất mát tài sản xảy ra tại một Bệnh viện lớn không chỉ làm thiệt hại tài sản, của cải của đơn vị mà quan trọng hơn là đánh mất uy tín, làm xầu đi hình ảnh của Bệnh viện trong mắt người dân. Để cải thiện tình hình an ninh của mình, một trong những điều tốt nhất bệnh viện có thể làm là đánh giá rủi ro an ninh.
Bệnh viện đã liên hệ với một công ty an ninh chuyên nghiệp ( Công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ Hưng Thịnh Phát) để thực hiện điều này. Trong quá trình đánh giá, một đại diện từ công ty an ninh đến Bệnh viện và đánh giá hệ thống an ninh hiện tại của đơn vị. Từ đó họ sẽ đưa ra các đề xuất thích hợp, xác định các khu vực đặc biệt dễ bị trộm cắp và các vấn đề liên quan khác. Họ sẽ xác định các khu vực tốt nhất để đặt camera giám sát và cho phòng TCHC biết phần nào của hệ thống camera nên được nâng cấp hay cập nhật thêm.
- Đối với rủi ro hỏa hoạn, cháy nổ:
Bệnh viện chưa thực hiện công việc đánh giá khả năng rủi ro cháy nổ có thể xảy ra tại đơn vị. Phòng TCHC đơn thuần là chỉ đánh giá chung dựa trên những thiệt hại mà một vụ cháy nổ có thể mang đến như:
•Gây thiệt hại về tài sản và nghiêm trọng hơn là tính mạng của con người
•Sự đình trệ trong hoạt động: khi một đám cháy xảy ra thì bắt buộc đơn vị phải mất một khoản thời gian để giải quyết hậu quả, sửa chữa các khu vực bị tổn hại bởi đám cháy. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bệnh viện, từ đó giảm doanh thu, ảnh hưởng gián tiếp đến thu nhập của cán bộ công nhân viên làm việc tại đơn vị.
•Ảnh hưởng đến danh tiếng của Bệnh viện: Nếu các biện pháp an toàn không được áp dụng khi đám cháy bùng phát, Bệnh viện sẽ phải chịu trách nhiệm về thương tích hoặc tử vong - có thể hủy hoại danh tiếng của Bệnh viện.
•Khó thu hút nhân viên mới: Khi Bệnh viện không đảm bảo an toàn cháy nổ và những khắc phục về hệ thống an toàn cháy nổ sau đó, Bệnh viện sẽ gặp khó khăn trong việc thu hút nhân viên mới. Sự thờ ơ về an toàn và sức khỏe lao động sẽ khiến nhiều người không muốn làm việc tại đơn vị nữa.
- Đối với rủi ro kiện tụng, pháp lý:
Ban lãnh đạo luôn đặt biệt quan tâm đến loại rủi ro này, và luôn đánh giá khả năng xảy ra rủi ro bằng cách:
•Luôn tổ chức buổi hội chẩn trước mỗi ca phẫu thuật, thủ thuật, để các bác sĩ, kể cả người trực tiếp tham gia thực hiện phẫu thuật cho bệnh nhân, cùng nhau thảo luận, đưa ra các rủi ro có thể xuất hiện trong cuộc phẫu thuật, từ đó thống nhất quyết định lựa chọn phương pháp an toàn và tốt nhất cho người bệnh.
•Đối với các ca nằm viện, đơn vị cũng tổ chức các buổi Bình Đơn Thuốc, để mọi bác sĩ, điều dưỡng cùng xem xét và thảo luận về cách thức điều trị, đơn thuốc đưa ra cho các bệnh nhân sử dụng, tránh tình trạng kháng thuốc, sốc thuốc,…
Ban lãnh đạo đơn vị đánh giá mỗi bệnh nhân đều có thể đem theo một lý do để dẫn đến việc tranh chấp, kiện tụng. Đơn giản có thể cũng chỉ vì bệnh nhân không hài lòng với một công đoạn nào đó trong quá trình điều trị tại bệnh viện. Một vụ kiện xảy ra ảnh hưởng không nhỏ đến bệnh viện.
•Đầu tiên là làm mất thời gian khi cán bộ phải giải trình về lí do và trường hợp dẫn đến tranh chấp với bệnh nhân.
•Hậu quả lớn nhất là ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng và hình ảnh của bệnh viện – đây là tài sản vô hình mà Bệnh viện đã cố gắng xây dựng trong 40 năm hình thành và phát triển đến tận bây giờ.
Vì thế Bệnh viện rất xem trọng việc giảm thiểu khả năng xảy ra cũng như yêu cầu bồi thường đối với các loại rủi ro này.
2.2.2.4. Quản trị rủi ro
Vì biết rủi ro là “luôn luôn rình rập” nên bệnh viện đã đưa ra một số biện pháp để giảm thiểu sự xuất hiện cũng như ảnh hưởng của rủi ro
- Đối với rủi ro mất mát tài sản:
Giám đốc cho lắp đặt hệ thống camera tại các vị trí cần thiết như tại điểm kế toán thu viện phí, dọc lối đi, hành lang, nhà giữ xe,… Bộ phận IT sẵn sàng truy xuất camera làm bằng chứng giải quyết vấn đề.
- Đối với rủi ro hỏa hoạn, cháy nổ:
•Bệnh viện tổ chức định kỳ 6 tháng/ lần các buổi tập huấn cháy nổ cho cán bộ nhân viên, nhằm trang bị các kỹ năng cần thiết nhất để có thể xử lý tình huống, nhằm đảm bảo an toàn cho bản thân cũng như người bệnh
•Lắp đặt, bố trí hệ thống phòng cháy chữa cháy đầy đủ, tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Cục phòng cháy chữa cháy
•Bệnh viện thực hiện phân tán rủi ro bằng cách mua bảo hiểm cháy nổ hàng năm. Kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ qua các năm như sau:
+ Năm 2018: 3.939.120 đ + Năm 2019: 4.808.387 đ + Năm 2020: 5.275.100 đ
•Bệnh viện luôn bảo quản kỹ tất cả hồ sơ bệnh án tại kho hồ sơ của phòng Kế hoạch tổng hợp
Hồ sơ bệnh án là một yếu tố rất quan trọng trong việc phòng ngừa và giảm thiểu những hậu quả bất lợi tiềm tàng của các vụ kiện do sơ suất. Hồ sơ bệnh án nếu được bảo quản kém, không đầy đủ, thiếu chính xác, khó đọc hoặc bị thay đổi sẽ tạo nên mối nghi ngờ liên quan đến việc điều trị bệnh nhân. Còn mgược lại, nó sẽ là tài liệu pháp lý chính xác và phản ánh toàn bộ việc chăm sóc sức khỏe bệnh nhân, đồng thời sẽ trở thành nhân chứng khách quan trước hội đồng xét xử.
•Bản cam kết đồng ý phẫu thuật
Bệnh viện yêu cầu bệnh nhân hoặc người nhà bệnh nhân phải đọc và ký xác nhận vào bản cam kết đồng ý phẫu thuật thì việc phẫu thuật mới được tiến hành. Nhiều bệnh nhân cảm thấy đây đơn giản chỉ là hình thức cho có đủ thủ tục. Tuy nhiên, bản cam kết đó là quá trình truyền thông mà qua đó, bệnh nhân với sự tư vấn và hỗ trợ của bác sĩ, sẽ quyết định được việc điều trị cho chính họ, đồng thời cũng là cuộc thỏa thuận quan trọng nhất giữa bệnh nhân và bác sĩ. Bệnh nhân có thể kiện hay yêu cầu bồi thường đôi khi chỉ dựa vào việc bệnh viện hoặc bác sĩ không cho họ sự cam kết đồng ý hoặc sự đồng ý đưa ra đã không được dựa trên thông tin đầy đủ và thích hợp. Do đó, dưới góc độ quản lý rủi ro, qui trình cam kết đồng ý đóng một vai trò rất quan trọng trong việc giảm thiểu các vụ kiện và yêu cầu bồi thường cho bệnh viện và nhân viên y tế.
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CÓ KHÔN
SL TL %) SL TL (%)
01. Bệnh viện có xây dựng mục tiêu chung toàn đơn vị ( mục tiêu hoạt động, mục tiêu về tài chính, mục tiêu tuân thủ) không?
98 98% 0 0%
02. Mục tiêu chung của Bệnh viện có được cụ thể hóa thành mục tiêu của từng khoa/phòng không?
98 98% 0 0%
03. Bệnh viện có thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro phát sinh bên trong bệnh viện (biến động nhân sự, cơ cấu tổ chức...) không?
04. Bệnh viện có đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong các hoạt động của đơn vị không?
65 65% 35 35%
05. Bệnh viện có đề ra các biện pháp nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro không?
80 80% 20 20%
Lãnh đạo cần phải có biện pháp nhận dạng rủi ro để quản lý chúng. Để làm được điều này thì trước tiên đơn vị cần phải xác định được mục tiêu của mình là gì, từ đó có thể nhận diện và phân tích được rủi ro đó.
Đối với mục tiêu hàng năm, có 98% ý kiến cho rằng trong đơn vị có xây dựng mục tiêu toàn đơn vị, và mục tiêu chung đó được cụ thể hóa thành mục tiêu cho từng khoa phòng. Tuy nhiên, khi được hỏi “bệnh viện có thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro trong hoạt động của mình không?” thì có 77% ý kiến cho rằng có. Như vậy, đơn vị đang có nguy cơ xảy ra những rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức nhưng không được phát hiện kịp thời để xử lý. Sau khi đã nhận dạng rủi ro, đơn vị cần phải tiến hành phân tích và đánh giá rủi ro nhằm xác định mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro, giúp đơn vị có kế hoạch đối phó phù hợp. Tuy nhiên, khi tiến hành khảo sát thì chỉ có 65% là có đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong các hoạt động của đơn vị. Khi rủi ro xảy ra, Bệnh viện dễ rơi vào thế bị động và chỉ xử lý hậu quả chứ chưa đề ra biện pháp để giảm thiểu tác hại của rủi ro ( 20% ý kiến đồng ý với điều này)
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục được xây dựng nhằm đảm bảo đường lối, chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đúng cách và đúng thời gian.
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
01. Bệnh viện có xây dựng chính sách kiểm soát và các thủ tục kiểm soát đặc thù cho từng bộ phận khác nhau (hành chính, kế toán, chuyên môn) không?
58 58% 42 42%
02. Bệnh viện có thường xuyên kiểm tra việc thực hiện thực tế so với kế hoạch tiêu chuẩn đặt ra (hàng tháng, quý) không?
98 98% 2 2%
03. Bệnh viện có những giải pháp điều chỉnh thích hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả không?
85 85% 15 15%
04. Bệnh viện có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng phần mềm kế toán không?
100 100% 0 0%
05. Bệnh viện có kiểm soát tốt các thiết bị lưu trữ và việc sao lưu dự phòng dữ liệu không?
98 98% 2 2%
06. Hệ thống có bắt buộc khai báo tên người sử dụng và mật khẩu trước khi đăng nhập sử dụng không?
100 100% 0 0%
07. Bệnh viện có quy định rõ ràng việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng bảo quản tài sản, ghi chép, thực hiện và xét duyệt nhằm hạn chế tiếp cận tài sản, hồ sơ sổ sách, dữ liệu tin học của những người không có trách nhiệm không?
82 82% 28 28%
08. Bệnh viện có quy định về trình tự luân chuyển và bảo quản chứng từ, hồ sơ ngăn nắp không? Chứng từ có được đánh số thứ tự trước khi vào sổ sách không?
90 90% 10 10%
09. Chứng từ kế toán có được ghi chép trung thực và chính xác ngay khi phát sinh nghiệp vụ và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? Các khoa phòng có kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách, phần mềm không?
10. Các hoạt động kiểm kê, giám sát tài sản ( Tiền, vật tư, máy móc,…) có tuân thủ theo quy trình quy định không?
80 80% 20 20%
11. Định kỳ, có báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của từng khoa/phòng cho người quản lý không? Các dữ liệu và báo cáo kết xuất có đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, hợp lệ không?
89 89% 11 11%
Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát của đơn vị cụ thể như sau:
- 58% ý kiến được khảo sát trong đơn vị cho rằng Bệnh viện có xây dựng chính sách và thủ tục kiểm soát đặc thù cho từng bộ phận khác nhau. Hàng tháng, hàng quý, bệnh viện thường xuyên kiểm tra việc thực hiện thực tế so với kế hoạch tiêu chuẩn đặt ra ( 98% ý kiến đồng ý). Ngoài ra, lãnh đạo cũng tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ hoạt động của các khoa, phòng để kịp thời đưa ra các giải pháp khắc phục những rủi ro trên phương diện quản lý toàn công ty và đưa ra những giải pháp điều chỉnh thích hợp khi hoạt động kiểm soát không hiệu quả ( 85% ý kiến đồng ý).
- Theo thời đại 4.0, Bệnh viện ngày càng quan tâm đầu tư công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý và cải cách hành chính. 100% ý kiến khảo sát cho rằng công ty có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và phần mềm kế toán DAS trong hạch toán tại đơn vị. Hiện nay hầu hết các bộ phận trong đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thực hiện lưu trữ và sao lưu dự phòng tốt với 98% , có sử dụng hệ thống ngăn chặn virus tự động. Ngoài ra đơn vị còn thực hiện tốt việc bảo mật thông tin (khi sử dụng phải có khai báo tên và mật khẩu) để tránh hiện tượng xâm nhập tràn lan, ảnh hưởng đến số liệu và thông tin dữ liệu trên hệ thống.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được thực hiện để hoạt động kiểm soát hữu hiệu nghĩa là một cá nhân không được tham gia thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ cũng như kiêm nhiệm chức năng ở các khâu quan trọng. Hiện tại, đơn vị thực hiện tương đối tốt, không có tình trạng kiêm nhiệm các chức năng bảo quản tài sản,
phê duyệt, thực hiện và ghi chép ( 82% đồng ý là có). Thực hiện theo quy trình 5S, 90% ý kiến cho rằng chứng từ được lưu trữ có đánh số thứ tự, vào sổ theo dõi, lưu trữ, ngăn nắp theo đúng trình tự luân chuyển và bảo quản sổ sách. 35% cho rằng chứng từ được ghi chép trung thực, chính xác và được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Các khoa phòng ít kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách, phần mềm.
- Về công tác kiểm soát vật chất: Bệnh viện có hệ thống kho lưu trữ, két sắt…