100 % 00% 08 Nhân viên có được biết hành vi vi phạm sẽ được xử
GIÁM ĐỐCPhê duyệt giấy đề xuất
Phê duyệt giấy đề xuất
Tìm 3 bảng báo giá Duyệt nhà cung cấp Làm hợp đồng mua bán Mua hàng KHOA, PHÒNG Biên bản bàn giao và thanh lý hợp đồng
Thanh toán tiền KẾ TOÁN
được đối tượng cần truyền đạt theo đúng hình thức và nội dung mong muốn thì cần phải được ban hành bằng văn bản với hình thức rõ ràng, cụ thể.
•Thông tin lên trên: là thông tin đi từ cấp quản lý thấp hơn lên cấp cao hơn như các báo cáo, kháng nghị, khiếu nại, thỉnh cầu, đề nghị, tờ trình…
Dòng thông tin này có thể bị cán trở bởi các trưởng phòng ở các khâu trung gian. Các trưởng phòng trung gian, trong quá trình truyền tin, có thể có các động tác chọn lọc thông tin theo tiêu chí của mình và chỉ truyền đi các thông tin có lợi cho bản thân hoặc khoa, phòng của mình.
•Thông tin theo chiều ngang: bao gồm dòng thông tin truyền theo chiều ngang giữa những người cùng cấp hay ở cấp tổ chức tương đương. Loại thông tin này được sử dụng để mở rộng phạm vi thông tin, tin tức sang các bộ phận để phối hợp hoạt động giữa các bộ phận của các tổ chức
- Theo mục đích sử dụng:
•Thông tin tài chính: là tất cả các thông tin, dữ liệu có thể thu thập thông qua các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên, …. như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, nợ phải trả, …Bệnh viện hiện nay đang thực hiện công khai tài chính theo Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 15/6/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
•Thông tin phi tài chính: là những thông tin không phải là thông tin tài chính như sự biến động về nhân sự, trình độ và chuyên môn của đội ngũ nhân viên, lĩnh vực hoạt động chủ yếu,…
Bên cạnh đó, Bệnh viện cũng xây dựng nhiều kênh truyền thông để chắc chắn nhân viên có thể biết đến mọi thông tin mà cấp lãnh đạo muốn truyền đạt cũng như những gì mà nhân viên muốn truyền đạt đến lãnh đạo cấp trên. Cụ thể:
- Đầu giờ sáng các ngày trong tuần và cuối giờ ngày thứ 6 hàng tuần, lãnh đạo luôn tổ chức các cuộc họp giao ban nhằm báo cáo và bàn luận về những thông tin cần thiết trong hoạt động kinh doanh, quản lý của đơn vị. Đồng thời răn đe, chấn chỉnh các sai phạm vừa xảy ra một cách kịp thời.
- Ban giám đốc thường xuyên tổ chức những cuộc họp cơ quan đột xuất nhằm nắm được tình hình chung của công ty một cách sâu sắc và phổ biến những nội dung quan trọng đến toàn thể nhân viên, qua đó, ban lãnh đạo đưa ra những quyết định, phương hướng hoạt động phù hợp.
- Mỗi khi có sự thay đổi về hệ thống thanh toán bảo hiểm y tế hoặc vấn đề gì về pháp luật có liên quan, Ban lãnh đạo nhanh chóng tổ chức các buổi tập trung bắt buộc nhằm thông báo cho toàn thể các nhân viên biết về sự thay đổi để tránh làm sai khi thực hiện nhiệm vụ.
- Ban lãnh đạo yêu cầu đăng tải các thông tin cần thiết lên trang website chính của bệnh viện và đính kèm thông báo, hướng dẫn trên bảng thông báo hành chính.
- Các thùng thư góp ý được lắp đặt nhằm thu thập ý kiến phản ánh của người dân về thái độ làm việc, phong cách cư xử của nhân viên đối với cộng đồng. Dựa vào các lá thư góp ý, ban lãnh đạo sẽ xem xét để có sự điều chỉnh hợp lý. Tuy nhiên đa phần người dân đi khám bệnh còn e dè khi viết thư góp ý vì sợ phiền phức, nhọc nhằng nên Bệnh viện không nhận được nhiều phản hồi từ người dân.
- Ban Giám đốc quan tâm đến việc thu nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới thông qua việc khuyến khích nhân viên cấp dưới báo cáo những điều không phù hợp cho cấp quản lý.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông CÂU HỎI
TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
SL TL %) SL TL (%)
01. Nhân viên bệnh viện có biết được mục tiêu của cơ quan và các chỉ tiêu hoạt động hàng năm, hàng tháng không?
98 98% 0 0%
02. Bệnh viện có xây dựng các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận không?
03. Các hình thức trao đổi thông tin ( trực tiếp, văn bản, cuộc họp, website,…) có được sử dụng tại bệnh viện không?
100 100% 0 0%
04. Nhân viên trong bệnh viện có báo cáo ngay lập tức các sự cố xảy ra cho người quản lý không?
85 85% 15 15%
05. Các nhân viên có được khuyết khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý với Ban giám đốc và người quản lý các khoa phòng không?
90 90% 10 10%
Kết quả khảo sát về thực trạng thông tin và truyền thông tại đơn vị như sau: - 98% nhân viên trong đơn vị được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về mục tiêu của cơ quan và các chỉ tiêu hoạt động hàng năm, hàng tháng để thực hiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Bệnh viện cũng xây dựng các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận.
- Đơn vị không chỉ quan tâm và thực hiện tốt công tác thông tin và truyền thông trong nội bộ đơn vị mà còn thông tin và truyền thông cho toàn thể nhân dân về lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, đặc biệt trong công tác phòng, chống các dịch bệnh. Lãnh đạo xem đây là một phương pháp hữu hiệu để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình cụ thể nhân viên báo cáo ngay các sự cố xảy ra với người quản lý mình là 85% và ban giám đốc khuyến khích nhân viên báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý là 90%.
2.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống KSNB. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì, điều chỉnh những gì. Hiện nay, Bệnh viện chủ yếu giám sát hệ thống KSNB thông qua việc kiểm tra việc thực hiện mục tiêu của đơn vị và của từng khoa, phòng.
Bệnh viện hàng năm trải qua các cuộc kiểm tra, kiểm toán của Sở Y tế, Bảo hiểm y tế,…. Từ đó phát hiện những lỗ hổng trong công tác kiểm soát nội bộ, nhờ vậy có sự điều chỉnh lại khi có nghiệp vụ không đúng qui trình xảy ra.
Ngày 16/11/2019, Thanh tra TP. Đà Nẵng đã công bố kết luận thanh tra số 78/KL-TTTP về việc chấp hành chính sách, pháp luật về đấu thầu mua sắm thuốc chữa bệnh, trang thiết bị y tế và quản lý quỹ bảo hiểm y tế tại bệnh viện Da liễu Đà Nẵng. Qua cuộc thanh tra, Bệnh viện còn một số thiết sót như:
- Đối với công tác đấu thầu gói thầu mua sắm thuốc chữa bệnh, vật tư, trang thiết bị y tế và hoá chất đặc thù:
•Chưa lưu trữ hồ sơ đấu thầu theo đúng quy định
•Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu vượt quá thời gian quy định của pháp luật về đấu thầu
- Đối với công tác quản lý quỹ bảo hiểm y tế:
•Hợp đồng KCB bảo hiểm y tế được ký kết giữa Bệnh viện Da liễu Đà Nẵng với cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương chưa quy định thời gian.
•Thời gian bệnh viện báo cáo quyết toán chi phí KCB bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội và thời gian cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện thanh quyết toán chi phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế mỗi quý cho bệnh viện đều chậm so với quy định
• Bệnh viện áp dụng một giá dịch vụ ngày giường bệnh cho những trường hợp giường bệnh ở phòng không có điều hoà là không phù hợp.
Bệnh viện có thành lập Tổ Kiểm soát chi phí KCB và thanh quyết toán BHYT, tuy nhiên tổ này hoạt động còn cầm chừng, chưa phát huy hiệu quả. Vì vậy, công tác thanh quyết toán BHYT thường hay bị chậm trễ, kinh phí KCB BHYT luôn bị xuất toán qua các năm. Năm 2019: BHXH đề nghị xuất toán: 3.045.623.301 đồng; cụ thể:
- Quí 1 và Quí 2: 2.073.252.538 đồng - Quí 3: 540.049.956 đồng - Quí 4: 432.320.807 đồng
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về giám sát
CÂU HỎI TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
SL TL %) SL TL (%)
01. Ban giám đốc có thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của từng khoa/phòng và kết quả công việc của các cá nhân không?
02. Bệnh viện có xây dựng bảng điểm làm công cụ giám sát không?
90 90% 10 10%
03. Bệnh viện có thường xuyên cập nhật và điều
chỉnh biện pháp giám sát cho phù hợp không? 76 76% 24 24% 04. Bệnh viện có các hình thức thu thập phản ánh
của bệnh nhân và của cán bộ nhân viên; tổ chức kiểm tra trong nội bộ được kiểm tra từ các tổ chức bên ngoài như Sở y tế, kiểm toán nhà nước,… nhằm phát hiện các sai sót, gian lận không?
90 90% 10 10%
04. Sau các đợt giám sát, bệnh viện có lập báo cáo và chỉ ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục không?
86 86% 14 14%
05. Việc công khai báo cáo tài chính và những thông tin trong đơn vị có được thực hiện theo đúng quy định không?
94 94% 6 6%
Qua khảo sát thấy được:
- Việc thực hiện giám sát HTKSNB chỉ ở mức tương đối, lãnh đạo chưa quan tâm nhiều đến việc giám sát thường xuyên hệ thống kiểm soát nội bộ. Một số cán bộ trong bộ phận giám sát chủ yếu là cán bộ kiêm nhiệm, chưa qua đào tạo kỹ năng giám sát nên không đủ năng lực để thực hiện chức năng này. Điều này làm cho công tác giám sát chưa thật sự hiệu quả. Giám sát chỉ mang tính hình thức chứ chưa đi vào thực chất. Đơn vị giám sát hệ thống KSNB thông qua việc kiểm tra việc thực hiện mục tiêu của tổ chức và của các bộ phận. Ban giám đốc thường xuyên áp dụng nhiều hình thức kiểm tra, giám sát hoạt động của các khoa, phòng và cá nhân, thể hiện ở 98% đồng ý. Ngoài ra, đơn vị còn thực hiện công khai các hoạt động để toàn thể cán bộ công nhân viên và những người dân có liên quan giám sát 93,10%. Thông qua giám sát việc thực hiện mục tiêu của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, đơn vị đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB, tìm ra những khiếm khuyết để từng bước hoàn thiện.
- Đối với đơn vị, hàng năm Sở Y tế xây dựng bảng điểm dựa theo hướng dẫn của Bộ Y tế và đặc thù để đánh giá kết quả hoạt động cũng như hiệu quả quản lý tại đơn vị. Trên cơ sở đó, Bệnh viện cũng xây dựng bảng điểm làm công cụ giám sát
nhân viên của mình (90% ý kiến đồng ý). Bệnh viện không có bộ phận Kiểm toán nội bộ nên 90% ý kiến khảo sát nghĩ rằng Bệnh viện sử dụng các hình thức thu thập phản ánh của bệnh nhân và của cán bộ nhân viên; kiểm tra từ các tổ chức bên ngoài như Sở y tế, kiểm toán nhà nước,… nhằm phát hiện các sai sót, gian lận. Hàng năm, Bệnh viện trải qua các cuộc kiểm tra của Sở Y tế hoặc Kiểm toán nhà nước. Nhờ vậy mà việc thực hiện sổ sách, báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm tra định kỳ hàng năm và có sự điều chỉnh lại khi có nghiệp vụ không đúng qui trình xảy ra. 76% ý kiến có cập nhật và điều chỉnh biện pháp giám sát cho phù hợp, và 86% sau các đợt giám sát bệnh viện lập báo cáo và đưa ra những yếu kém của HTKSNB và giải pháp khắc phục. Việc công khai tài chính và những thông tin trong đơn vị đúng theo quy định có 94%.