5. Kết cấu của luận văn
4.2.1. Tăng cường quản lý chi phí
Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phát triển vững mạnh, bên cạnh việc cần môi trường kinh doanh thông thoáng, bình đẳng với sự đồng hành của cơ quan, chính quyền các cấp trong cắt giảm chi phí đầu vào thì bản thân mỗi doanh nghiệp cần có giải pháp cắt giảm chi phí trong hoạt động của mình. Làm thế nào để tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh là vấn đề không mới nhưng luôn đòi hỏi cần có câu trả lời mới đối với các doanh nghiệp.
Thực trạng sản xuất kinh doanh cho thấy, mặc dù tỷ lệ giá vốn hàng bán trên doanh thu thuần có xu hướng giảm xuống, nhưng vẫn còn cao. So với các doanh nghiệp cùng ngành đối sánh năm 2019 như BNW (5,5%), GDW (5,9%), BTW (12%) thì tỷ lệ này của công ty là 74%. Ngoài ra, chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty còn cao và có xu hướng tăng. Điều này sẽ có tác động làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty. Do đó, tăng cường quản lý chi phí, đặc biệt là giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp là giải pháp quyết định hiệu quả kinh doanh của công ty.
Một số giải pháp nhằm tăng cường quản lý chi phí của công ty cụ thể như sau:
Một là, xác định rõ các bước cần thiết khi tiến hành cắt giảm chi phí. Bất kỳ công ty nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, đối với nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng đầu. Kiểm soát được chi phí sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của công ty.
Để giảm chi phí hiệu quả, trước hết nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng trung tâm và kết quả tính toán các biến động sẽ giúp phát hiện được các bộ
phận yếu kém trong công ty trong việc quản lý và sử dụng chi phí. Thông thường, chỉ cần quan tâm đến những biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất lợi kéo dài theo thời gian. Bên cạnh đó, cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu và bỏ qua các nguyên nhân còn lại. Sau khi nắm chắc được các vấn đề trên, nhà quản lý phải đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí. Việc đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của các nhân viên, bộ phận liên quan vì thông thường, các biện pháp này thiên về mặt kỹ thuật hơn là quản lý.
Hai là, xác định rõ ràng và nhất quán đâu là chi phí không cần thiết và không tạo ra giá trị gia tăng. Cần lưu ý, nếu cắt giảm thì sẽ gây hậu quả không hay cho việc tăng năng suất lao động, tác động đến kết quả của giá trị gia tăng mà công ty muốn có. Cho nên cần cắt giảm chi phí theo những phương thức hợp lý nhất mà không làm mất đi các năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh của công ty. Mấu chốt của vấn đề là phân biệt các loại chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng lợi nhuận và những chi phí có thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh. Các nhà quản lý sẽ tự trả lời các câu hỏi: Yếu tố nào trong các chi phí là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào không là cần thiết? Liệu những chi phí nhằm trợ giúp đội ngũ nhân viên bán hàng có thể cắt giảm được không? Còn các chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài chính kế toán thì sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì và việc tái đầu tư đem lại những lợi ích nào? Giải quyết được các vấn đề câu hỏi này sẽ đảm bảo để công ty có thể đưa ra một chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả.
Ba là, sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để khích lệ sự cần thiết và gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững. Mạnh tay tiết kiệm những khoản chi phí
hoạt động cơ bản nhưng vẫn dành ra một khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác và đổi mới quản lý, kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao. Để làm được điều này, Ban quản trị cấp cao cần công bố những mục tiêu cơ bản và mang tính thách thức cao nhất để toàn thể công ty hiểu rõ nhu cầu cần áp dụng một phương thức cắt giảm chi phí mới. Công ty chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng, qua đó tạo ra một mối liên kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng này.
Bốn là, thường xuyên rà soát, nghiên cứu chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể. Một mặt, công ty cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khác cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác.
Năm là, xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí hiện tại. Công ty nên xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận công ty và có giải pháp ngăn ngừa việc chi tiêu không đúng chỗ. “Các chi phí trung tâm” được chia thành từng nhóm dưới sự quản lý trực tiếp của ban quản trị cấp cao. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng. Mục đích của việc này nhằm quản lý tốt hơn các chi phí quan trọng và để nhận ra những khoản ngân sách có thể tiết kiệm được hiệu quả hơn nữa nhưng vẫn đảm bảo được những mục tiêu cơ bản và qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động kinh doanh trong công ty.
Sáu là, việc cắt giảm các chi phí nhưng vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng phải có sự thích hợp giữa những chỉ đạo “từ trên xuống dưới” và các
đề xuất “từ dưới lên trên”. Các nhà quản lý cấp cao đóng vai trò xây dựng những trọng điểm và mục tiêu quản lý chi phí, còn các nhà quản lý cấp dưới là người thực thi những nhiệm vụ được đặt ra, trực tiếp xử lý các chi tiết kinh doanh, tìm ra những chi phí tốt và chi phí xấu; đồng thời, đánh giá các mặt lợi hại của việc cắt giảm các chi phí do các nhà quản lý cấp cao đề ra
Bên cạnh các vấn đề quan trọng trên, các công ty cần quan tâm đến công tác kiểm soát chi phí ẩn phát sinh do lỗi trong các hoạt động từ đầu vào, sản xuất, đến đầu ra. Cụ thể như: Chi phí ẩn bao gồm phế phẩm, hàng bị trả lại, sản phẩm thu hồi sau khi đã bán ra thị trường, tồn kho, thất thoát tài sản, thời gian chết, vi phạm pháp luật, sử dụng không hết công suất, nguồn nguyên liệu không phù hợp, cung cấp hàng không đúng thời điểm… Bởi chi phí ẩn không dừng lại ở việc làm tăng giá thành sản phẩm, giảm năng lực cạnh tranh trong ngắn hạn, mà còn ảnh hưởng lớn đến uy tín, thương hiệu của công ty trong tương lai. Do vậy, giảm thiểu chi phí ẩn sẽ góp phần lớn vào việc cải thiện năng lực cạnh tranh cho công ty trong ngắn hạn và lâu dài.
4.2.2. Nâng cao hiệu suất sử dụng vốn ưu động
Hiệu quả sử dụng vốn nói chung và hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói riêng phụ thuộc vào việc sử dụng tiết kiệm và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Vốn lưu động của công ty cùng một lúc được phân bổ trên khắp các giai đoạn và được biểu hiện bằng nhiều hình thức khác nhau. Để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục thì công ty phải có đủ vốn để đầu tư vào các giai đoạn, các hình thái và đảm bảo cho các hình thái đó có mức tồn tại hợp lý, tối ưu và đồng bộ với nhau. Trong giai đoạn 2015 – 2019, vòng quay vốn lưu động của công ty có xu hướng giảm xuống. Điều này cho thấy, tốc độ luân chuyển vốn lưu động của công ty giảm xuống, biểu hiện hiệu suất sử dụng vốn lưu động giảm. So sánh với các doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh đối sánh thì vòng quay vốn lưu động của công ty đều thấp hơn. Điều này cho thấy hiệu suất sử dụng vốn lưu động của công ty vẫn còn rất thấp, từ đó tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
* Tăng cường quản lý vốn bằng tiền
Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
- Doanh nghiệp phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi các khoản tiền tạm thời chưa dùng đến;
- Vận dụng triệt để phương thức thanh toán chuyển khoản giữa hai bên mua bán;
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn đúng kế hoạch và nắm vững số dư tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng hàng ngày;
- Hạn chế tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng;
- Quy trách nhiệm các bên nếu để xảy ra trường hợp thừa/ thiếu. Với doanh nghiệp Nhà nước, cổ phần, liên doanh không để người có quan hệ tộc trong một gia đình nắm giữ các chức danh như: giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ… Hoặc bố trí kiêm nhiệm các chức danh đó, nhằm đảm bảo tính khách quan trong quản lý vốn bằng tiền;
Quản lý dòng tiền vào
- Xác định mức dự trữ vốn bằng tiền hợp lý: Duy trì vừa đủ khoản tiền mặt trong SXKD; dữ trữ thừa hay thiếu hoặc không dự trữ tiền mặt sẽ làm công ty phải đối mặt với chi phí rủi ro lớn (Dự trữ nhiều: rủi ro lãi suất; chi phí biến đổi; mất giá do lạm phát; mất uy tín với nhà cung cấp…). Xác định mức dự trữ vốn bằng tiền một cách hợp lý sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro và tận dụng tốt các cơ hội kinh doanh, giữ uy tín với các nhà cung cấp, tăng cơ hội thu lời;
- Tăng tốc thu hồi tiền là tăng tốc thu hồi tiền mặt nhanh (tăng tốc độ luân chuyển các khoản phải thu), sử dụng chính sách bán hàng hấp dẫn như áp dụng chiết khấu/ tặng hàng khuyến mại khi khách hàng trả tiền sớm. Quản lý chặt chẽ dòng tiền vào doanh nghiệp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, thu từ hoạt động kinh doanh;
Quản lý dòng tiền ra;
- Quản lý chặt chẽ các khoản chi bằng tiền trong doanh nghiệp thông qua việc xây dựng quy chế, nội dung về quản lý các khoản chi tiền mặt, tránh nhầm lẫn, thất thoát, xuất hiện hành vi trục lợi cá nhân. Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt (đối tượng, mức độ tiền mặt được tạm ứng…).
- Tất cả các khoản chi tiền mặt đều phải thông qua quỹ không được chi ngoài quỹ. Việc xuất quỹ hàng ngày đều phải do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu chi tiền mặt hợp thức và hợp pháp. Ngoài ra, cần kịp thời áp dụng biện pháp giảm tốc độ chi tiêu nếu xét thấy cần thiết (tăng thời gian chiếm dụng vốn);
- Chủ động lập kế hoạch vốn bằng tiền (kế hoạch luân chuyển vốn bằng tiền). Doanh nghiệp cần xác định dòng tiền vào – ra cho từng thời kỳ, tương ứng với các dự báo: Dự báo ngắn hạn; Dự báo trung hạn; Dự báo dài hạn;
* Tăng cường quản lý các khoản phải thu
Nhằm nâng cao hiệu quả thu hồi nợ phải thu của khách hàng, công ty cần áp dụng một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, tăng cường tổ chức quản trị khoản phải thu của khách hàng: Phải đảm bảo phân công rõ ràng, bố trí nhân sự hợp lý cho việc đôn đốc, theo dõi thu hồi nợ trên cơ sở nguồn nhân lực hiện có.
Thứ hai, cần phối hợp giữa các phòng ban chức năng: Cùng theo dõi khách hàng nợ về giá trị, thời hạn, địa chỉ nhưng mỗi phòng ban sẽ có chức năng khác nhau: Phòng thương mại định kỳ lập báo cáo công nợ theo dõi khách hàng một cách tổng quát, đồng thời đề xuất biện pháp thu hồi công nợ nhằm đảm bảo các khoản nợ được thanh toán đúng hạn.
Phòng kế toán mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho tài khoản 131, Báo cáo tổng hợp công nợ bán hàng và có đề xuất cho phòng kinh doanh ngừng bán hàng cho những đơn vị không có khả năng thanh toán, gửi xác nhận công nợ cho những khách hàng có số dư nợ lớn hoặc quá hạn thanh toán.
Thứ ba, thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả quản lý khoản nợ phải thu của khách hàng: Việc theo dõi thường xuyên các khoản nợ phải thu giúp cho công tác quản lý nợ được thuận lợi, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra khi cần thiết từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định.
Vì vậy, để nâng cao hiệu quả việc theo dõi nợ phải thu của khách hàng, các công ty nên kết hợp phân loại các khoản nợ theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo khả năng thu hồi; Theo thời gian thu hồi nợ; Theo hình thức bảo lãnh; Theo tính chất của khách nợ. Việc phân loại sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí phát sinh cho việc thu hồi nợ và khoản trích lập dự phòng phải thu để đề phòng rủi ro không thu hồi được nợ, từ đó đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời để tránh gây tổn thất cho đơn vị.
Thứ tư, áp dụng các chính sách và hình thức bán hàng hợp lý: Trong mỗi hợp đồng kinh tế, các công ty cần soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh về nợ của khách hàng, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định về việc thanh toán nợ và nêu rõ mức phạt nếu khách hàng thanh toán chậm; nên tính lãi phạt cho những hóa đơn thanh toán trễ hạn nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng kỳ hạn. Ngoài ra, mỗi công ty có thể áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn tránh rủi ro trong việc phát sinh nợ phải thu. Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ…
Thứ năm, nâng cao năng lực của cán bộ thu nợ: Nhiệm vụ của cán bộ thu nợ là giúp khách hàng nâng cao ý thức thanh toán nợ. Vì vậy, để đạt hiệu quả cao trong thu hồi công nợ thì cán bộ thu nợ phải luôn thân thiện với khách hàng, nắm chắc được tình hình hoạt động cũng như các thông tin khác về khách hàng; Đồng thời, duy trì tác phong thu nợ chuyên nghiệp, biết kiềm
chế bản thân và thật tập trung, trong khi xử lý phải biết đưa ra yêu cầu trả nợ một cách thẳng thắn, nghiêm túc.
Thứ sáu, áp dụng triệt để các hình thức thu nợ: Để nâng cao hiệu quả