2.4.1. Hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm
Trên cơ sở các quy định tại Nghị định số 83/2010/NĐ-CP và Nghị định số 05/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 83/2010/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký các giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, tàu bay và tàu biển có thể khái quát bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:
(i) Đơn yêu cầu đăng ký;
(ii) Hợp đồng bảo đảm (thế chấp, cầm cố,…);
(iii) Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản bảo đảm; (iv) Trường hợp người yêu cầu đăng ký là người được ủy quyền thì phải có Văn bản ủy quyền và;
(v) Một số giấy tờ khác như: Giấy phép xây dựng, Quyết định phê duyệt dự án đầu tư,...
Còn đối với giao dịch bảo đảm bằng động sản khác thì ngƣời yêu cầu đăng ký chỉ cần nộp Đơn yêu cầu đăng ký và Văn bản ủy quyền trong trƣờng hợp ngƣời yêu cầu đăng ký là ngƣời đƣợc ủy quyền.
60
Có thể nói, một trong những nguyên tắc của hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm là cần quy định cụ thể, rõ ràng về những giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ đăng ký. Do đó, cần loại bỏ những giấy tờ không cần thiết trong hồ sơ mà vẫn bảo đảm đƣợc những thông tin quan trọng, cơ bản nhất của công tác đăng ký giao dịch bảo đảm. Xuất phát từ nguyên tắc này, trong hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, Thông tƣ liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT đã quy định theo hƣớng "loại bỏ" những giấy tờ không cần thiết trong hồ sơ đăng ký nhƣ: (i) ngƣời yêu cầu đăng ký chỉ nộp 01 Đơn yêu cầu đăng ký thay vì phải nộp 02 Đơn nhƣ quy định tại Thông tƣ liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT và các Thông tƣ sửa đổi; và (ii) quy định cụ thể thành phần, số lƣợng các loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký đối với mỗi loại việc đăng ký cụ thể. Ngoài ra, đối với các loại giấy tờ là bản chính, bản sao hay bản sao có chứng thực cũng đƣợc quy định rõ nhằm tạo thuận lợi cho ngƣời yêu cầu đăng ký và cán bộ thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký.
Bên cạnh đó, Thơng tƣ liên tịch cũng có quy định mở rộng hơn đối với các trƣờng hợp Đơn yêu cầu đăng ký chỉ cần chữ ký, con dấu của một bên ký kết hợp đồng thế chấp hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền (mà không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký, con dấu của tổ chức, cá nhân là các bên ký kết hợp đồng thế chấp hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ngoài những trƣờng hợp quy định trƣớc đó tại Thơng tƣ liên tịch số 06/2010/TTLT-BTP-BTNMT hƣớng dẫn việc đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, đó là: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp nhà ở, hợp đồng thế chấp tài sản khác gắn liền với đất hoặc hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất hình thành trong tƣơng lai đã có cơng chứng, chứng thực hoặc xác nhận theo quy định của pháp luật;… Chúng tôi thấy rằng, các quy định nêu trên đã góp phần tạo điều kiện cho các NHTM và Bên vay vốn tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí khi thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm mà vẫn bảo vệ đƣợc quyền và lợi ích cho mỗi bên.
61
Ngồi ra, Nghị định số 83/2010/NĐ-CP cũng đã quy định rõ các loại giấy tờ cần phải cung cấp khi thực hiện đăng ký đối với từng loại tài sản bảo đảm.
Tuy nhiên, đối với việc đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, trên thực tế tại một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất khơng có sự thống nhất trong việc yêu cầu người đăng ký cung cấp thêm các giấy tờ, hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm ngoài những tài liệu pháp luật quy định như: yêu cầu Ngân hàng/Bên bảo đảm phải cung cấp thêm tài liệu là Biên bản định giá tài sản bảo đảm, Hợp đồng tín dụng giữa Ngân hàng và khách hàng,…khi thực hiện đăng ký. Điều này ít nhiều đã ảnh hưởng đến việc hưởng thứ tự ưu tiên thanh toán cao nhất của các ngân hàng khi phải mất thêm thời gian cung cấp văn bản này [29].
Bên cạnh đó, trong hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm bằng tàu biển tại Sổ đăng ký tàu biển quốc gia Việt Nam đang sử dụng tại cơ quan đăng ký tàu biển Việt Nam, hiện mới chỉ có phần ghi về "đăng ký cầm cố, thế chấp/xóa
đăng ký", mà chƣa có phần ghi các nội dung về đăng ký thay đổi, đăng ký văn
bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm. Do đó, nếu thực tế các NHTM và Bên bảo đảm có yêu cầu đăng ký thay đổi, hoặc yêu cầu đăng ký văn bản thông báo xử lý tài sản bảo đảm là tàu biển sẽ khơng có phần để ghi nội dung này. Đồng thời pháp luật hiện hành cũng chƣa có hƣớng dẫn cụ thể về hồ sơ đăng ký thế chấp tàu biển hình thành trong tương lai. Nghị định số
83/2010/NĐ-CP quy định nội dung đăng ký thay đổi, đăng ký văn bản thông báo xử lý tài sản bảo đảm là tàu biển nhƣng hiện chƣa có mẫu đơn đăng ký đối với các loại việc này. Do vậy đã gây ra khó khăn cho các ngân hàng và Bên vay vốn khi nhận bảo đảm và thế chấp loại tài sản này.