với khách hàng doanh nghiệp
1.2.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ các cấu phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm: Cơ cấu tổ chức, cơ chế phân cấp, phân quyền, các chính sách, thông lệ về nguồn nhân lực, đạo đức nghề nghiệp, năng lực, cách thức quản trị, điều hành của các cấp lãnh đạo, chi tiết:
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Đối với hoạt động tín dụng KHDN tại các NHTM giá trị đạo đức và tính chính trực của những người quản lý đứng đầu Ngân hàng sẽ ảnh hưởng và quyết định đến hành vi của toàn thể nhân viên nói chung và các cán bộ tín dụng nói riêng trong Ngân hàng thông qua việc chỉ đạo và thực hiện ban hành các chính sách tín dụng, định hướng tín dụng, các quy tắc đạo đức của các cán
bộ, bộ phận phòng ban liên quan đến quá trình cấp tín dụng. Cụ thể: Nếu nguời đứng đầu quản lý Ngân hàng định huớng việc phát triển tín dụng doanh nghiệp đi liền với nâng cao chất luợng các khoản nợ thì bản thân nguời đứng đầu không chỉ cẩn trọng, cân nhắc kĩ luỡng trong việc quyết định tiếp cận nhu cầu vốn của khách hàng mà kèm theo đó sẽ có các chỉ đạo huớng dẫn các đơn vị thực hiện cấp tín dụng an toàn và coi trọng việc nhân viên và các phòng ban liên quan đến hoạt động tín dụng phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm túc các quy trình quy định liên quan đến việc thẩm định khách hàng khi cấp tín dụng, ví dụ nhu: Chỉ cấp tín dụng cho những khách hàng đáp ứng đầy đủ tất cả các điều kiện của Ngân hàng và 100% có tài sản đảm bảo, từ chối ngay những khách hàng không có tài sản đảm bảo hoặc có một phần tài sản đảm bảo. Và nguợc lại, nếu nguời đứng đầu Ngân hàng phát triển tín dụng theo huớng mở rộng đối tuợng khách hàng, coi trọng tăng truởng du nợ hơn chất luợng các khoản nợ thì các nhà quản lý có thể sẽ dễ dàng bỏ qua một số các điều kiện về đảm bảo an toàn khi cấp tín dụng cho khách hàng để đạt đuợc chỉ tiêu về số luợng khách hàng, giá trị du nợ từ đó dẫn đến việc chỉ đạo, điều hành các đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện cấp tín dụng có thể tiềm ẩn việc bỏ qua các buớc kiểm soát rủi ro, cố tình cấp tín dụng cho các truờng hợp chua đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết của Ngân hàng.
Chính sách nhân sự và Cam kết về năng lực: Đuợc coi là nghiệp vụ có mức độ phức tạp nhất trong số các nghiệp vụ của Ngân hàng do đó các cán bộ, lãnh đạo thực hiện hoạt động cấp tín dụng và quản lý tín dụng doanh nghiệp đều đuợc tuyển dụng kĩ luỡng. Các cán bộ tín dụng ngoài phải có năng lực và kiến thức am hiểu về tài chính doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp, thẩm định tài chính, dự án,.... Thì còn cần phải có sự hiểu biết sâu rộng các kiến thức xã hội liên quan nhu các bộ luật: Luật doanh nghiệp, luật dân sự, luật thuơng mại,..điều này giúp các các bộ tín dụng có thể đua ra các nhận định, đánh giá khách hàng trong quá trình thẩm định cấp tín dụng. Đặc biệt
các cán bộ làm tín dụng đều phải có cam kết về đạo đức nghề nghiệp và một số phẩm chất sau: Trung thực, khách quan, chịu đựng đuợc áp lực chỉ tiêu tín dụng, chỉ tiêu kinh doanh,...
Đồng thời với việc tuyển dụng cán bộ, thì việc đào tạo cán bộ tín dụng KHDN khi vừa mới tuyển dụng là một trong những phuơng pháp hiện nay các NHTM đang áp dụng nhằm nhanh chóng đua cán bộ kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc đặc thù riêng của từng Ngân hàng, đảm bảo khả năng các nhân viên luôn làm đuợc việc. Bên cạnh đó, đối với các nhân viên hiện có, việc thuờng xuyên cử đi đào tạo các lớp kĩ năng tìm kiếm khách hàng, kĩ năng phân tích thẩm định, kĩ năng nhận diện rủi ro tín dụng,. nhằm trau dồi kiến thức nghiệp vụ, kịp thời đáp ứng về nhu cầu công nghệ, chuyên môn nghiệp vụ. Hàng kỳ theo tháng/quý/hoặc năm các Ngân hàng đều tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ cho cán bộ tín dụng nhằm kiểm tra việc hiểu và thực hiện các quy trình quy định của các cán bộ. Việc ôn tập và tham gia thi hàng kỳ giúp các cán bộ có thời gian tìm hiểu lại, học lại các quy trình, quy định để hiểu rõ hơn, sâu hơn, đúng và đầy đủ những công việc mình đang làm hàng ngày.
Ngoài ra chính sách nhân sự cần phải có chế độ thi đua, khen thuởng, thăng
cấp rõ ràng đối với những nhân viên, phòng ban hoàn thành tốt, xuất sắc các nhiệm vụ nhằm khuyến khích và nâng cao hiệu quả làm việc. Đồng thời cũng có
những biện pháp kỷ luật, phạt phù hợp với những cán bộ vi phạm.
Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị thuờng có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động KSNB nói chung và KSNB hoạt động tín dụng doanh nghiệp nói riêng. Hàng kỳ, Ban giám đốc và các ban liên quan có trách nhiệm báo cáo lên Ban quản trị các kết quả tín dụng đạt đuợc cũng nhu các sai phạm tín dụng và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng để Ban quản trị đua ra các quy định hoặc ban hành các huớng dẫn thay đổi phù hợp. Việc tham gia của Ban quản trị trong KSNB hoạt động tín dụng góp phần thể hiện tầm quan trọng của việc kiểm soát đối
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đối với việc thực hiện các chỉ đạo tín dụng, chính sách tín dụng của cấp trên. Cùng một định hướng hoặc chính sách tín dụng được đưa ra nhưng tuỳ theo quan điểm điều hành của Ban giám đốc sẽ tạo ra các phong cách điều hành và thực hiện khác nhau, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc chỉ đạo thực hiện đến các nhân viên cấp dưới và phương pháp triển khai thực hiện để hoàn thành các mục tiêu tín dụng được đề ra.
Cơ cấu tổ chức: Yếu tố này trong môi trường kiểm soát hoạt động tín dụng doanh nghiệp liên quan đến việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp nhằm phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong một đơn vị, giữa các chi nhánh trong một hệ thống. Tại các NHTM hiện nay tuỳ theo quy mô của từng Ngân hàng, hoạt động tín dụng doanh nghiệp thường được tổ chức gồm các bộ phận chính như sau: Bộ phận tìm kiếm khách hàng, bộ phận đề xuất cấp tín dụng, Bộ phận thẩm định xét duyệt tín dụng, bộ phận giải ngân và quản lý tín dụng. Tại mỗi bộ phận đều được tổ chức có cán bộ thực hiện, lãnh đạo kiểm soát và giám sát. Tuỳ theo quy mô và đặc trưng của từng ngân hàng, hiện nay việc xét duyệt tín dụng KHDN được tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau nhưng tiêu biểu là 2 mô hình cơ cấu tổ chức sau:
Mô hình xét duyệt tín dụng doanh nghiệp tập trung: Thành lập duy nhất 01 trung tâm xét duyệt tín dụng của cả hệ thống: Các hồ sơ tín dụng do các đơn vị đề xuất sẽ được chuyển toàn bộ lên trung tâp phê duyệt. Sau khi có phê duyệt tín dụng, chuyển lại từng đơn vị để thực hiện giải ngân, quản lý.
Mô hình xét duyệt phân cấp: Tại mỗi đơn vị đều được phân cấp xét duyệt tín dụng, mức thẩm quyền được phân theo quyết định của cấp trên.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm trong hoạt động cấp tín dụng doanh nghiệp đối với từng cá nhân,
từng phòng ban, bộ phận nhằm đảm bảo tính độc lập, khách quan và có sự kiểm soát chặt chẽ trong từng bước cấp tín dụng. Tuỳ theo năng lực và trình độ chuyên môn của từng cán bộ để giao nhiệm vụ và quyền hạn đảm bảo phù hợp và phát huy tối đa năng lực cán bộ.
Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau như thế nào và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Vấn đề chính sách nhân sự ảnh hưởng tới việc thực thi những quyết định của cấp trên bao gồm: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong thời gian hiện tại và kế hoạch nhằm thực hiện được mục tiêu tín dụng đề ra theo từng giai đoạn; Xây dựng các chỉ tiêu tuyển dụng đối với các cán bộ ứng tuyển làm việc tại các vị trí: cán bộ tín dụng doanh nghiệp, lãnh đạo phòng/ban KllDN,.... Đồng thời thể hiện cam kết của ngân hàng đối với những người có năng lực và đáng tin cậy trong tương lai.
1.2.3.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Xét trên khía cạnh hoạt động tín dụng doanh nghiệp, quy trình đánh giá rủi ro là quy trình định dạng và phân tích mọi rủi ro liên quan đến việc cấp tín dụng và quản lý tín dụng, cụ thể bao gồm:
- Việc xác định mục tiêu tín dụng: Để đánh giá rủi ro trước tiên cần xác định mục tiêu. Tuy việc thiết lập mục tiêu không phải là nhân tố của KSNB, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập hoạt động kiểm soát. Do vậy, nhà quản lý phải xác định mục tiêu tín dụng rõ ràng cho toàn hệ thống Ngân hàng.
- Xác định khẩu vị rủi ro: Là mức độ rủi ro mà Ngân hàng mong muốn chấp nhận để đạt được mục tiêu chiến lược. Mỗi ngân hàng sẽ có một khả năng
chịu đựng rủi ro khác nhau, phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh, mục tiêu của
Ngân hàng muốn hướng đến quy mô, năng lực quản lý, khả năng xử lý rủi ro. Mức độ chịu đựng rủi ro của ngân hàng có thể được xác định theo từng khoản vay, từng khách hàng, từng nhóm khách hàng, theo sản phẩm, theo lĩnh vực đầu
tư, theo vùng, theo TSĐB,...Đồng thời tuỳ theo chiến lược của từng Ngân hàng trong từng thời kỳ, khẩu vị rủi ro cũng được thay đổi nhằm đảm bảo thực hiện hài hoà giữa việc tăng trưởng tín dụng và an toàn tín dụng.
- Nhận diện rủi ro: Để hạn chế và chủ động xử lý các khoản cấp tín dụng có vấn đề, cũng như phát hiện và ngăn chặn kịp thời các rủi ro có thể xảy ra , Ngân hàng cần nhận diện được rủi ro tín dụng trước khi cấp tín dụng, trong quá trình cấp tín dụng và quản lý tín dụng. Từ đó đưa ra các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro tín dụng. Việc nhận diện rủi ro trong hoạt động cấp tín dụng doanh nghiệp hiện nay chủ yếu thông qua việc xác định rủi ro mang tính chất ngành kinh doanh, lịch sử quan hệ tín dụng tại các TCTD (đã từng phát sinh nợ quá hạn, nợ xấu). Bên cạnh đó, trong quá trình hồ sơ được chuyển sang bộ phận quản lý rủi ro để thẩm định lại những rủi ro ban đầu nếu cấp tín dụng cho khách hàng (rủi ro tỷ giá đối với những doanh nghiệp xuất nhập khẩu, rủi ro ngành kinh doanh, rủi ro lao động, rủi ro cạnh trạnh,...). Ngoài ra, trong quá trình quản lý khách hàng vay vốn, thông qua dòng tiền chuyển về tài khoản, lịch sử trả nợ hàng tháng và những buổi kiểm tra trực tiếp khách hàng và tài sản đảm bảo để nhận định và đánh giá những rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình khách hàng quan hệ tín dụng tại ngân hàng.
- Đo lường rủi ro tín dụng: Một trong những mô hình đo lường RRTD được các NHTM áp dụng phổ biến hiện nay đó là hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ doanh nghiệp. Thông qua việc cán bộ tín dụng căn cứ hồ sơ khách
hàng nhập liệu các số liệu tài chính, các thông tin phi tài chính định kỳ, thuờng xuyên, thông tin ngành. Dựa trên kết quả nhập liệu, hệ thống sẽ phân tích và đua ra các chỉ số, các thang điểm giúp cán bộ tín dụng có thể căn cứ vào đó để xác định hạng khách hàng, và xác định đo luờng dự đoán truớc đuợc một số rủi ro tín dụng qua việc so sánh tỷ trọng khách hàng đạt đuợc với bộ chỉ số định sẵn. Bên cạnh đó, việc phân loại nợ theo nhóm nợ cũng là một trong những tiêu chí giúp Ngân hàng đo luờng đuợc mức độ rủi ro tín dụng.
1.2.3.3. Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông hỗ trợ toàn bộ các cấu phần của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc đảm bảo các thông tin đuợc nắm bắt đầy đủ và kịp thời trong toàn ngân hàng.
Một hệ thống thông tin phục vụ hoạt động tín dụng doanh nghiệp bao gồm: Phần cứng (Máy tính làm việc của các cán bộ tín dụng, máy scan, phô tô tài liệu), phần mềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu.
Hệ thống thông tin bao gồm thông tin từ bên trong và bên ngoài phải đuợc xây dựng đảm bảo cung cấp nguồn số liệu, số liệu và các thông tin cần thiết khác cho các phòng ban trong quá trình tác nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng. Cụ thể thông tin bên trong gồm: hệ thống quy trình quy định liên quan đến hoạt động tín dụng, các văn bản, thông tin truyền đạt của cá nhân, lãnh đạo các đơn vị và phòng ban liên quan,...Thông tin bên ngoài bao gồm các thông tin về thuế, bảo hiểm, tài sản, quan hệ tín dụng tại các TCTD khác của khách hàng vay, thông tin ngành, thông tin về các quy định chính sách pháp luật của Nhà nuớc,....
Chất luợng của thông tin tạo ra từ hệ thống nhu (thông tin về giá trị khoản vay, thời hạn vay, thời hạn đến hạn khoản vay, lãi suất, nhóm nợ,..) sẽ ảnh huởng đến việc Ban giám đốc đua ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động tín dụng.
Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với kiểm soát nội bộ đối với việc cấp tín dụng doanh nghiệp, có thể ở dạng tài liệu huớng dẫn về quy trình tín dụng, huớng dẫn về xét duyệt và thẩm định tín dụng, quản lý tín dụng. Việc trao đổi thông tin cũng có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói, bằng cuộc họp và qua những hành động của Ban Giám đốc.
1.2.3.4. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các chính sách, quy trình, thông lệ đuợc xây dựng nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu do các cấp quản lý điều hành đặt ra và các quy trình giảm thiểu rủi ro liên quan. Hoạt động kiểm soát gồm nhiều hoạt động bao quát toàn ngân hàng. Đối với hoạt động tín dụng doanh nghiệp, hoạt động kiểm soát đuợc thiết lập chặt chẽ trong từng buớc của quá trình xét duyệt và quản lý tín dụng, cụ thể:
- Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: Ủy quyền là việc cấp trên giao lại cho cấp duới một phần hoặc toàn bộ trách nhiệm, quyền hạn giải quyết công việc của mình trong phạm vi nhất định nhằm giảm tải việc quyền hạn và trách nhiệm tập trung hết vào một nguời cấp cao, giải quyết công việc sẽ đuợc tập trung, sát sao hơn. Phê chuẩn quy định việc bất kỳ buớc nghiệp vụ nào trong quá trình xét duyệt tín dụng cũng đều phải đuợc kiểm soát và phê chuẩn đúng