VRB - CN SGD tách biệt giữa các chức năng trong quá trình cấp tín dụng và kiểm soát các khâu trong quy trình tín dụng doanh nghiệp, cụ thể:
Một là, kiểm tra, kiểm soát kết quả hoạt động tín dụng tại Chi nhánh. Để thực hiện đánh giá kết quả của hoạt động tín dụng dựa vào yếu tố: tổng dư nợ, và chất lượng tín dụng.
Hai là, kiểm tra mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của các phòng ban liên quan; các thay đổi trong hoạt động tín dụng; kiểm tra việc bố trí cán bộ tín dụng tại Chi nhánh
Ba là, kiểm soát việc thực hiện các quy trình và điều hành tại Chi nhánh Thực tế hoạt động kiểm soát được thực hiện trong quá trình cấp tín dụng đối với khách hàng doanh nghiệp diễn ra như sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vay vốn của KH
Khi công ty X phát sinh nhu cầu vay vốn tại VRB - CNSGD Bộ phận tìm kiếm khách hàng thuộc Phòng KH thực hiện tiếp cận khách hàng, tìm hiểu thông tin sơ bộ về khách hàng đối chiếu danh sách “Stop Factor”, nếu vi phạm một trong những nội dung của “Stop Factor” thì dừng tiếp cận. Danh sách "“Stop Factor" được xem là bước chọn lọc khách hàng sao nhằm hạn chế những rủi ro ban đầu. Cụ thể danh sách "Stop Factor" là: Khách hàng kinh doanh các nghành nghề cấm theo quy định của pháp luật; Khách hàng thuộc đối tượng khủng bố, rửa tiền theo quy định Phòng chống rửa tiền của VRB trong từng thời kỳ; Khách hàng có nợ xấu trong 12 tháng gần nhất tại các TCTD; Khách hàng thuộc đối tượng không tiếp cận theo chính sách tín dụng của VRB trong từng thời kỳ; Khách hàng thuộc nợ nhóm 5 tại VRB trong 6 tháng gần nhất.
Trong trường hợp khách hàng vượt qua “Stop Factor”, bộ phận tìm kiếm khách hàng hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn và chuyển nhu cầu của khách hàng qua cho bộ phận Thẩm định và quản lý khách hàng.
Bước 2: Đánh giá, phân tích và lập báo cáo đề xuất cấp tín dụng
Bộ phận Thẩm định và Quản lý Khách hàng tại Phòng KH, căn cứ hồ sơ tín dụng của Khách hàng do Bộ phận Tìm kiếm và Hỗ trợ Khách hàng cung cấp, thực hiện nghiên cứu, đánh giá, phân tích theo các nội dung:
+ Đánh giá chung về khách hàng: Đánh giá về lịch sử hoạt động, tư cách và năng lực pháp lý, mô tình tổ chức lao động, năng lực sản xuất kinh doanh của khách hàng vay vốn; yếu tố đầu ra, đầu vào, thị trường, tiểm năng phát triển hoạt động kinh doanh,....
+ Đánh giá tình hình tài chính: Kiểm tra tính khớp đúng, hợp lý của báo cáo tài chính; Phân tích tình hình tài chính dựa trên một số chỉ tiêu cơ bản: Chỉ tiêu thanh khoản, chỉ tiêu hoạt động; chỉ tiêu cân nợ và cơ cấu tài sản, nguồn vốn; chỉ tiêu thu nhập,.
+ Chấm điểm tín dụng khách hàng theo hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ
để định hạng khách hàng và áp dụng chính sách khách hàng phù hợp. Bên cạnh
đó có thể tham khảo thông tin khách hàng qua Trung tâm thông tin tín dụng. + Phân tích, đánh giá về Phương án sản xuất, kinh doanh; Dự án đầu tư; Khả năng vay trả của khách hàng để xác định hình thức cấp tín dụng phù hợp.
+ Định giá tài sản đảm bảo: Bộ phận thẩm định và quản lý khách hàng chuyển hồ sơ tài sản cho Bộ phận Định giá & Quản lý TSĐB để thực hiện định giá tài sản theo quy định bảo đảm tiền vay hiện hành. Để đảm bảo hạn chế rủi ro trong quá trình đánh giá và thẩm định, cán bộ thực hiện công tác định giá TSĐB không được đồng thời là cán bộ tìm kiếm & hỗ trợ khách hàng hoặc cán bộ thẩm định & quản lý khách hàng.
+ Đánh giá toàn diện rủi ro và các biện pháp phòng ngừa bao gồm: Rủi ro khách quan, rủi ro xuất phát từ chủ quan của khách hàng, rủi ro xuất phát từ chủ quan của khách hàng, rủi ro xuất phát từ VRB, các biện pháp phòng ngừa rủi ro của khách hàng, các biện pháp phòng ngừa rủi ro của ngân hàng.
53
thẩm quyền sẽ xem xét phê duyệt tín dụng cho KH.
Buớc 3: Kiểm soát cấp tín dụng và phê duyệt tín dụng
* Đề xuất tín dụng:
Tại Phòng KH/Phòng Giao dịch:
- Lãnh đạo Phòng KH/PGD thực hiện kiểm tra lại các nội dung trong Báo cáo đề xuất tín dụng, ghi ý kiến vào Báo cáo đề xuất, ký kiểm soát và trình Phó Giám đốc Chi nhánh phụ trách KH/hoặc Phó Giám đốc Chi nhánh phụ trách Phòng Giao dịch phê duyệt đề xuất tín dụng. Lãnh đạo Phòng KH sau khi nhận đuợc báo cáo đề xuất cấp tín dụng của chuyên viên KH trình lên sẽ thực hiện thẩm định và kiểm tra lại hồ sơ để tránh những sai sót, hạn chế rủi ro.
Phê duyệt/Đồng ý báo cáo đề xuất tín dụng của Phòng KH/Phòng Giao dịch:
- Báo cáo đề xuất tín dụng với đầy đủ chữ ký của Cán bộ Thẩm định & Quản lý Khách hàng và Lãnh đạo Phòng KH/Lãnh đạo Phòng Giao dịch cùng toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng đuợc trình Phó Giám đốc Chi nhánh phụ trách KH/hoặc Phó Giám đốc phụ trách Phòng giao dịch xem xét phê duyệt đề xuất tín dụng. Phó Giám đốc Chi nhánh phụ trách KH/hoặc Phó Giám đốc phụ trách Phòng giao dịch phải ghi rõ ý kiến đồng ý/đồng ý với điều kiện/từ chối/ý kiến khác trong Báo cáo đề xuất tín dụng.
+ Truờng hợp khoản vay không phải qua rà soát của Phòng quản lý rủi ro: Trình Giám đốc Chi nhánh phê duyệt đối với khoản vay.
+ Truờng hợp khoản vay bắt buộc phải qua Phòng quản lý rủi ro: Thực hiện theo mục rà soát rủi ro tín dụng duới đây.
(Nguồn: Quyết định phân cấp thẩm quyền phán quyết hoạt động tín dụng số 162/2016/HĐTVngày 10/08/2016 của VRB, tri 7)
* Rà soát rủi ro tín dụng
Theo quy định hiện hành của VRB, tất cả các khoản cấp tín dụng đối với doanh nghiệp tại Chi nhánh đều phải qua Phòng QLRR rà soát truớc khi trình Giám đốc/Hội đồng tín dụng chi nhánh SGD phê duyệt, trừ các khoản vay đuợc đảm bảo bằng 100% giấy tờ có giá do VRB phát hành.
Tiếp nhận hồ sơ:
- Phòng QLRR tiếp nhận Báo cáo đề xuất tín dụng và Hồ sơ tín dụng từ Phòng KH và Phòng Giao dịch trực thuộc Chi nhánh.
- Thời gian xét duyệt hồ sơ sẽ đuợc tính từ thời điểm Phòng QLRR nhận đuợc đúng, đầy đủ hồ sơ tín dụng theo Quy định.
- Trong vòng 01 ngày làm việc, Phòng QLRR phải có thông báo cho Phòng KH danh mục các hồ sơ cần bổ sung, nếu quá thời hạn 01 ngày thì coi nhu hồ sơ cung cấp cho Phòng QLRR đã đầy đủ.
Rà soát hồ sơ:
Phòng QLRR thực hiện rà soát rủi ro trên cơ sở Báo cáo đề xuất tín dụng của Phòng KH và hồ sơ tín dụng của Khách hàng. Phòng QLRR ghi rõ ý kiến Đồng ý/Không đồng ý/Ý kiến khác tại từng nội dung đánh giá của Phòng KH và ghi ý kiến kết luận Đồng ý/ Đồng ý với điều kiện/Từ chối/Ý kiến khác theo đề xuất của Phòng KH. Cán bộ QLRR và Lãnh đạo QLRR ký trên Báo cáo rà soát rủi ro, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho cấp có thẩm quyền phê duyệt ra quyết định tín dụng.
Thẩm quyền phê duyệt căn cứ giá trị khoản tín dụng cấp cho khách hàng: Giám đốc Chi nhánh đuợc phê duyệt những khoản cấp tín dụng doanh nghiệp tối đa 100,000 USD; Hội đồng tín dụng Chi nhánh (HĐTD CN) đuợc phê duyệt các khoản cấp tín dụng tối đa trị giá 1,000,000 USD. Các khoản cấp tín dụng vuợt thẩm quyền phê duyệt của CN SGD sẽ đuợc chuyển trình Hội Sở chính xem xét ra quyết định.
Nếu khoản vay thuộc thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh, căn cứ ý kiến phê duyệt của Giám đốc, Phòng QLRR thực hiện ra Quyết định phê duyệt/từ chối nhu cầu cấp tín dụng chuyển qua Phòng KH để thông báo cho khách hàng.
Nếu khoản vay thuộc thẩm quyền phê duyệt của HĐTD CN, Chủ tịch Hội đồng tín dụng sẽ ra quyết định Họp trực tiếp hoặc xin ý kiến bằng văn bản các thành viên Hội đồng tín dụng. Sau khi HĐTD CN có ý kiến phê duyệt hoặc từ chối, thu ký hội đồng tín dụng sẽ soạn quyết định của HĐTD CN gửi Phòng KH để thông báo cho khách hàng.
Buớc 4: Các thủ tục sau phê duyệt
Cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng là cấp có thẩm quyền ký trên Quyết định cấp tín dụng. Truờng hợp Cấp có thẩm quyền phê duyệt rủi ro tín dụng là các Hội đồng thì đại diện ký trên Quyết định cấp tín dụng theo quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng.
Quyết định cấp tín dụng của cấp có thẩm quyền cùng toàn bộ hồ sơ tín dụng đuợc chuyển lại cho Phòng KH (Bộ phận Thẩm định & Quản lý Khách hàng) để thực hiện các buớc tiếp theo.
+ Ký kết hợp đồng: Bộ phận thẩm định và quản lý khách hàng chịu trách nhiệm soạn Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng bảo đảm tiền vay và các chứng từ cần
bổ sung theo quyết định phê duyệt gửi khách hàng ký. Tùy tính chất, giá trị, độ phức tạp của khoản cấp tín dụng, Bộ phận Thẩm định & Quản lý Khách hàng đề
nghị Ban Pháp chế hỗ trợ, tu vấn trong quá trình xây dựng bộ Hợp đồng phù hợp
với Quy định về hoạt động tu vấn pháp luật từng thời kỳ và chức năng, nhiệm vụ
của Ban Pháp chế.
Các Hợp đồng sau khi đuợc cán bộ KH soạn thảo sẽ đuợc chuyển qua lãnh đạo Phòng KH kiểm soát và ký nháy từng trang truớc khi trình ký Nguời đại diện có thẩm quyền của VRB và Khách hàng theo quy định của pháp luật
và quy định nội bộ của VRB và khách hàng.
Người đại diện VRB ký kết các hợp đồng phải chịu trách nhiệm rà soát nội dung hợp đồng đảm bảo phù hợp với nội dung phê duyệt tín dụng, phù hợp với quy định của VRB về hợp đồng và bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật.
+ Bàn giao hồ sơ tín dụng của khách hàng: Bộ phận thẩm định và quản lý khách hàng thực hiện chuyển toàn bộ hồ sơ gốc liên quan đến quá trình cấp tín dụng và hồ sơ vay vốn của khách hàng cho bộ phận QTTD thực hiện nhập thông tin vào hệ thống Flexcube và lưu giữ hồ sơ theo Quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ tín dụng.
Các Hồ sơ gốc liên quan đến tài sản đảm bảo của khách hàng được Bộ phận Quản trị tín dụng bàn giao cho Bộ phận kho quỹ để lưu giữ theo quy định của VRB
Việc bàn giao hồ sơ giữa các bộ phận phải được thực hiện bằng văn bản + Giải ngân: Bộ phận thẩm định và quản lý khách hàng Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra mục đích, điều kiện giải ngân, hạn mức tín dụng của khách hàng; Chịu trách nhiệm đầy đủ về việc kiểm tra nội dung, tính chất của hồ sơ giải ngân (tính hợp pháp, hợp lệ của hoá đơn, chứng từ giải ngân, hợp đồng kinh tế...) soạn tờ trình giải ngân chuyển lãnh đạo Phòng KH kiểm soát và ký trước khi trình Phó giám đốc phụ trách khách hàng cho ý kiến đồng ý/ từ chối và chuyển bộ phận QTTD giải ngân.
Trên cơ sở hồ sơ giải ngân của Phòng KH chuyển sang, Bộ phận QTTD chịu trách nhiệm thực hiện:
Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ giải ngân, hạn mức tín dụng của khách hàng, việc thực hiện các điều kiện được phê duyệt, các điều kiện giải ngân được quy định trong hợp đồng tín dụng, Quyết định phê duyệt tín dụng, thẩm quyền và chữ ký của cán bộ đề xuất và phê duyệt đề xuất giải ngân.
Bộ phận QTTD lập Tờ trình duyệt giải ngân và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo phân cấp thẩm quyền hiện hành của VRB. Trên cơ sở phê duyệt của cấp có thẩm quyền, bộ phận QTTD thực hiện giải ngân trên hệ thống Flexcube và chuyển chứng từ thanh toán, chuyển tiền cho bộ phận giao dịch viên để thực hiện chuyển tiếp giao dịch.
Tại Chi nhánh giải ngân tập trung tại bộ phận QTTD, các PGD không thực hiện nghiệp vụ giải ngân tín dụng.
Buớc 5: Giám sát và kiểm soát tín dụng
+ Bộ phận Thẩm định & Quản lý Khách hàng/Phòng giao dịch:
Có trách nhiệm theo dõi quá trình phê duyệt và xác định khoản vay đã đuợc giải ngân, nghĩa vụ của khách hàng đối với VRB đã phát sinh để có biện pháp kiểm tra, giám sát, thu hồi và thực hiện các nhiệm vụ sau:
Kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay; Kiểm tra tình hình thực hiện các cam kết, điều kiện cho vay nhu: tỷ lệ vốn tự có của khách hàng tham gia, cam kết về tài sản đảm bảo,... Ngoài ra, Phối hợp Bộ phận Định giá & Quản lý TSĐB kiểm tra/kiểm tra lại/định giá lại thực trạng tài sản bảo đảm theo quy định về bảo đảm tiền vay của VRB.
Việc kiểm tra, rà soát đuợc thực hiện thông qua hồ sơ tín dụng, sổ sách chứng từ kế toán của khách hàng hoặc kiểm tra thực địa và đuợc thực hiện theo Hàng tháng hoặc đột xuất Bộ phận thẩm định và quản lý khách hàng thuờng xuyên kiểm tra việc sử dụng vốn vay thực tế của KH, kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm tra hiện trạng tài sản đảm bảo, định kỳ định giá lại TSĐB (6 tháng/lần đối với tài sản là động sản, 1 năm/lần đối với tài sản là bất động sản),. để đảm bảo khả năng thu hồi nợ. Từng lần kiểm tra đều phải lập thành biên bản và có đầy đủ chữ ký của Ngân hàng và khách hàng luu lại hồ sơ vay.
+ Hàng kỳ (6 tháng/lần) chuyên viên KH thực hiện chấm điểm xếp hạng định kỳ, thực hiện rà soát lại hồ sơ vay, công việc rà soát cũng bao gồm đánh giá lại mọi nhân tố liên quan tới đề xuất tín dụng ban đầu, cập nhật mọi thông tin có liên quan đến sử dụng vốn và khả năng tài chính của KH. Hoạt động này, chi nhánh yêu cầu sự hợp tác cao từ phía KH. Theo đó, KH có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan đến việc sử dụng vốn vay và phải thực hiện báo cáo về tình hình tài chính theo đúng qui định.
Trong quá trình thu thập thông tin, theo dõi tình hình hoạt động và sử dụng vốn vay của KH, nếu chuyên viên KH phát hiện có vấn đề phát sinh gồm: KH mất khả năng thanh toán nợ; xảy ra các sự kiện ảnh huởng xấu tới điều kiện tài chính hoặc hoạt động của KH... chuyên viên KH sẽ thực hiện báo cáo lãnh đạo Phòng KH và lãnh đạo Chi nhánh để có những biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh.
Buớc 6: Thanh lý hợp đồng tín dụng
Khi KH tất toán toàn bộ các nghĩa vụ tại Ngân hàng, Ngân hàng sẽ tiến hành giải chấp tài sản đảm bảo và làm các thủ tục xóa nợ.