SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH CẦU GIẤY 3.2.1. Về môi trường kiểm soát.
3.2.1.1. Nâng cao năng lực quản trị, điều hành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
Kiện toàn bộ máy kiểm tra kiểm soát, ban điều hành chi nhánh cần nhận thức rõ tầm quan trọng của bộ phận này đối với hoạt động kinh doanh của chi nhánh bằng các biện pháp đầu tu thích đáng, luôn quan tâm đến chất luợng, hiệu quả của công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ trong việc phát hiện các tồn tại trong hoạt động, ngăn ngừa gian lận, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Ban lãnh đạo chi nhánh cần nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm tra kiểm soát nội bộ đầy đủ và hữu hiệu, coi đây là một trong những giải pháp mang tính chiến luợc đồng thời là đòi hỏi cấp thiết hiện nay Ban lãnh đạo cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và phổ biến đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Đảm bảo mọi cán bộ nhân viên của chi nhánh phải quán triệt đuợc tầm quan trọng của kiểm tra kiểm soát nội bộ, vai tròcủa từng cá nhân trong quá trình kiểm tra có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ liên quan. Để
nâng cao tính độc lập của bộ phận kiểm soát nội bộ, chi nhánh cần phân tách chức năng của bộ phận kiểm soát không nằm dưới sự điều hành của Ban giám đốc mà chỉ chịu sự điều hành của Ban kiểm tra kiểm soát của Hội sở.
Như các vấn đề đã được phân tích tại chương 2 ta thấy việc hoàn thiện bộ máy tổ chức KSNB nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Đề thực hiện tốt nhiệm vụ này Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần thực hiện những việc sau:
+ Tăng cường số lượng cán bộ, và nâng cao chất lượng trình độ cán bộ làm công tác tín dụng và KSNB nghiệp vụ tín dụng
-Đối với cán bộ quản lý, hoạch định chính sách và những cán bộ không giao dịch trực tiếp với KH đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt, có khả năng đánh giá nguồn nhân lực và hiểu biết về kinh tế - xã hội. Đó phải là những cán bộ có năng lực lãnh đạo giỏi,có tầm nhìn xa, am hiểu sâu sắc về các dịch vụ ngân hàng và kiểm soát nội bộ. Cần có những chương trình tham quan học tập các nước tiên tiến như Mỹ, Anh, Thụy sì.. .Trong công tác quy hoạch cán bộ cấp lãnh đạo tại chi nhánh, nên chú trọng quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng, bổ nhiệm cán bộ trẻ có tài và có đức vào các vị trí để tạo thêm sự năng động, hội nhập, và bứt phá trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Bên cạnh đó phải xây dựng chế độ khen thưởng phù hợp nhằm giữ chân những cán bộ có năng lực.
-Đối với cán bộ trực tiếp giao dịch với khách hàng ngoài việc phải có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết kinh tế - xã hội phải có thái độ phục vụ khách hàng chuyên nghiệp, năng động, chu đáo, nhiệt tình. Phải đào tạo những cán bộ có năng lực thẩm định các dự án am hiểu nhiều ngành nghề và nhiều lình vực kinh doanh khác nhau nhằm nâng cao khả năng thẩm định dự án. Bên cạnh đó cán bộ còn phải nắm rõ những dịch vụ hiện có của NH để từ đó tư vấn cho KH sử dụng những sản phẩm dịch vụ mang lại cho họ những sự tiện ích với chi phí rẻ nhất. Có quy chế khen thưởng đúng người đúng việc, công bằng nhằm kịp thời khích lệ tinh thần và vật chất cho cán bộ.
Tổng số lao động được đào tạo-Thực hiện bố trí nhân sự một cách hợp lý, tăng cường nhân sự cho công tác3Õ
tín
dụng và KSNB nghiệp vụ tín dụng và tạo động lực làm việc cho nhân viên. Đặc biệt đối
với nhân viên làm nghiệp vụ tín dụng và KSNB nghiệp vụ tín dụng. bên cạnh đó ngân
hàng cũng cần đào tạo bồi dưỡng cho nhân viên làm dịch vụ Ngân hàng điện tử, làm bổ
trợ cho công tác KSNB nghiệp vụ tín dụng. Phải có sự đánh giá một cách thường xuyên
về tính phù hợp giữa công việc đang làm với nhân viên đó. Tạo động lực làm việc cho
nhân viên bằng tiền lương thưởng, các chế độ phúc lợi tốt.
3.2.1.2. Chính sách nhân sự.
- Chính sách nhân sự ở chi nhánh được xây dựng khá chỉnh chu. Tuy nhiên, để
khắc phục nhược điểm việc tuyển dụng nhân sự không khách quan, có hiện tượng ưu tiên những ứng viên có quen biết gửi gắm đang tiếp diễn tại hầu hết các ngân hàng hiện
nay thì lãnh đạo ngân hàng cần giao cho bộ phận nhân sự ban hành các chính sách và
thủ tục tuyển dụng phổ biến đến toàn thể nhân viên. Các bộ phận khi có nhu cầu tuyển
dụng cần làm đề nghị gửi bộ phận nhân sự để tổ chức các cuộc tuyển dụng công khai,
tuyển dụng bằng thực lực của nhân viên chứ không qua quen biết.
- Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, có định hướng phát triển nguồn nhân lực
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy là Ngân hàng có đội ngũ cán bộ có trình độ cao hầu hết là đại học, cao đẳng và trên đại học, nguồn nhân lực đều đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ Ngân hàng đầy đủ. Tuy nhiên, do tính chất phức tạp và biến động không ngừng của nền kinh tế thị trường và sự bất ổn nền kinh tế thế giới nên có nhiều cán bộ chưa thể đáp ứng được hết yêu cầu và những thay đổi mới của công việc và đòi hỏi của khách hàng. Cán bộ tín dụng luôn phải trau dồi kiến thức nghiệp vụ, tăng cường trao đổi thông tin và cả những kiến thức tổng hợp khác một cách thường xuyên. Do đó để nâng cao chất lượng tín dụng, Ngân hàng cũng nên đề ra chính sách phát triển nguồn nhân lực và chăm lo việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ, để nâng cao trình độ cán bộ Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần thực hiện đào tạo nguồn nhân lực mình như đề xuất sau:
Bảng 3.1: Đề xuất kế hoạch đào tạo nhân sự của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy năm 2019
-Nhân viên KTKS +KSNB nghiệp vụ tín dụng 4 - Nhân viên tín dụng + Quản trị quan hệ khách hàng 15 + Đào tạo giám sát khách hàng 6
tạo và giao phụ trách một nhóm khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ cụ thể, có những đặc điểm chung về loại hình doanh nghiệp địa bạn. Qua đó, cán bộ tín dụng có thể hiểu biết khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ chi tiết, đầy đủ và giảm chi phí trong điều tra, tìm hiểu khách hàng, giảm sai sót trong quá trình thẩm định, góp phần nâng cao chất luợng tín dụng.
Đào tạo các kỹ năng: Cán bộ tín dụng đuợc đào tạo về quan hệ khách hàng và giám sát khách kỹ năng giao tiếp, kĩ năng điều tra, kĩ năng viết, kĩ năng đàm phán với khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Có cơ chế khen thuởng, đãi ngộ với các cán bộ tín dụng, thuởng phạt rõ ràng: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần có thuởng phạt đối việc cán bộ làm việc minh bạch, đối việc làm thất thoát vốn, vi phạm cơ chế cần đuợc xử lý nghiêm khắc. Tuỳ theo mức độ có thể áp dụng các hình thức xử lý, kỷ luật nhu: chuyển công tác khác, tạm đình chỉ, sa thải.
Nâng cao chất luợng KSNB nghiệp vụ tín dụng, về khả năng nghiệp vụ, về tinh thần trách nhiệm trong công việc, về tính chuyên nghiệp. Bên cạnh đó còn phải tuyên truyền giáo dục, bồi duỡng tu tuởng đạo đức cho cán bộ để tránh những sai lầm đáng tiếc xảy ra.
Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn bồi dưỡng kỹ năng thẩm định về mọi mặt cho CBTD. Thẩm định đánh giá chính xác dự án khả thi, không khả thi, các dự án ngành nghề kinh doanh phức tạp. Đánh giá chính xác tài sản thế chấp, quá trình kiểm tra giám sát TSTC đặc biệt là những tài sản khó định lượng như dây chuyền máy móc thiết bị, kho hàng.
- Ngoài ra, nhân viên của các phòng ban của ngân hàng cần thường xuyên tổ chức các khoá đào tạo nâng cao nghiệp vụ từ những chuyên gia giỏi trong ngành. Nâng cao chất lượng đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ nhân viên kiểm soát trong chi nhánh bằng cách đa dạng hóa các loại hình đào tạo, từ cơ bản đến chuyên sâu về nghiệp vụ tín dụng; tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề trao đổi các bài học kinh nghiệm liên quan đến hoạt động kiểm soát do Hội sở tổ chức; thường xuyên bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ và các quy định pháp luật mới, nhất là nghiệp vụ tín dụng cho nhân viên kiểm soát. Chi nhánh cần tạo điều kiện để nhân viên kiểm soát có điều kiện nâng cao thu nhập bằng chế độ thưởng theo năng lực và kết quả công việc tương ứng , nguồn khen thưởng được điều phối từ mức xử phạt theo tiêu chí sai phạm đối với cán bộ có liên quan.
- Định kỳ hàng năm nên tổ chức đánh giá kết quả thực hiện của từng nhân viên và qua đó xem xét đề xuất thưởng, luân chuyển công việc, bổ nhiệm các nhân viên có năng lực lên vị trí cao hơn cũng như buộc thôi việc, luân chuyển đối với các nhân viên không có năng lực.
3.2.2. về hệ thống thông tin.
- Một trong các biện pháp để kiểm soát nội bộ có thể theo dõi kịp thời các khoản nợ quá hạn để theo dõi kiểm tra kiểm soát là mức độ hiện đại và hiệu quả kịp thời của công nghệ thông tin. Hệ thống xử lý thông tin của chi nhánh phải có khả năng kết xuất kịp thời báo cáo các khoản nợ đến hạn và tình hình thanh toán. Dựa trên báo cáo này, nhân viên kiểm soát có thể phát hiện ra các khoản nợ trễ hạn chờ thanh toán đủ để kịp thời kiểm tra kiểm soát. Ngoài ra, hệ thống phải có khả năng ghi nhận và báo cáo mỗi sự thay đổi về kỳ hạn nợ, lịch trả nợ của khoản vay xử lý một cách kịp thời và đầy đủ cũng như quy định chặt chẽ về điều kiện gia hạn nợ.
Quy định mỗi phê duyệt về gia hạn nợ của chi nhánh phải đuợc chuyển về Hội sở để xem xét lại thì việc gia hạn nợ mới đuợc coi là hợp lệ để đảm bảo tính chính xác của báo cáo. Ngoài ra khi có sự thay đổi của chính sách pháp luật về nghiệp vụ tín dụng mà liên quan đến quy định trong quy trình kiểm soát thì cán bộ quản lý phải thông tin truyền đạt đến tất cả các cấp liên quan, đến từng thành viên có liên quan đến nghiệp vụ trong thời gian nhanh nhất tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra kiểm soát sau này.
- Việc xây dựng một hệ thống thông tin đảm bảo các yêu cầu về chất luợng của thông tin là thích hợp, kịp thời, chính xác và truy cập thuận tiện là điều mà lãnh đạo đơn vị phải quan tâm thực hiện. Do đó chi nhánh cần xây dựng văn bản quy định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân rõ ràng cũng nhu mối quan hệ giữa các cá nhân trong ngân hàng để họ hiểu rõ trách nhiệm của bản thân trong mỗi giai đoạn thực hiện nghiệp vụ tránh gây ảnh huởng đến công việc của nguời khác.
- Thông tin liên quan đến từng bộ phận phải đuợc phân quyền và truyền đạt đến nguời sử dụng. Những thông tin liên quan đến chiến luợc kinh doanh cần đuợc bảo mật. Chi nhánh cần thiết lập hệ thống bảo vệ thông tin để phòng ngừa truy cập của những cá nhân không có thẩm quyền.
- Cần có quy định xử phạt đối với những nhân viên vi phạm, yêu cầu nhân viên phải báo cáo ngay những tình huống bất thuờng cho cấp trên. Cần thiết lập kênh thông tin giữa các lãnh đạo và nhân viên thông qua hòm thu góp ý, điện thoại, email hay các buổi gặp gỡ trao đổi trực tiếp. Bên cạnh các kênh thông tin nội bộ, ngân hàng cần xây dựng các kênh thông tin từ bên ngoài của khách hàng, nhà cung cấp nhu đuờng dây nóng, bộ phận chăm sóc khách hàng để xem xét và điều chỉnh kịp thời.
Tăng cường ứng dụng công nghệ ngân hàng
Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong nghiệp vụ tín dụng để thu hút khách hàng, giảm thời gian giao dịch giảm nhân lực và giảm chi phí đảm bảo cho việc kiểm soát nội bộ về hồ sơ vay, thông tin khách hàng, tình hình sản xuất kinh doanh đuợc dự báo một cách chuẩn xác giúp công tác kiểm soát nội bộ đạt
hiệu quả cao hơn.
Đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động ổn định nhằm gia tăng chất luợng nghiệp vụ tín dụng cung cấp cho khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phát triển dịch vụ mới. Đầu tu công nghệ để phục vụ cho công tác phân tích, đánh giá quan hệ khách hàng, hoàn thiện hệ thống báo cáo phục vụ quản trị điều hành trong việc kiểm soát nội bộ. Đặc biệt là xác định hiệu quả chi phí cho từng dòng dịch vụ. NH cần thực hiện rà soát, hoàn thiện, nâng cấp và hiện đại hoá công nghệ. Trong đó chú trọng phát triển công nghệ thông tin trở thành công cụ then chốt, tạo ra sự phát triển mới và đột phá trong hoạt động tiến tới một vị thế chi nhánh cao hơn trong hệ thống Ngân hàng Agribank nói riêng và toàn ngành NH nói chung.
Xây dựng kế hoạch cụ thể và triển khai các dự án nâng cấp các phần mềm đang đuợc sử dụng tại NH. khách hàng sẽ chỉ tin cậy và sử dụng nghiệp vụ tín dụng có tính an toàn và tiện ích cao, do đó phát triển công nghệ thông tin phải kết hợp với các giải pháp an ninh, bảo mật, đảm bảo cho khách hàng đồng thời giúp đáp ứng đuợc nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nên thuờng xuyên tiến hành đánh giá hiện trạng an ninh thông tin để có các giải pháp hoàn thiện, cần thiết kế và xây dựng các chính sách, quy trình về an ninh thông tin, xây dựng giải pháp an ninh tổng thể, tiến đến áp dụng chuẩn an toàn thông tin quốc tế để đảm bảo chất luợng nghiệp vụ tín dụng khi cung cấp cho khách hàng. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần xây dựng kế hoạch dài hạn cho đầu tu và phát triển công nghệ, vì công nghệ là mảng rất dễ bị lạc hậu vì tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật. Chính vì vậy mà hoạt động đầu tu phát triển, cập nhật đổi mới trang thiết bị và công nghệ cần phải tiến hành thuờng xuyên.
3.2.3. về các hoạt động kiểm soát.
3.2.3.1. Kiểm soát tại chi nhánh:
(1) Kiểm soát thông tin thẩm định và ra quyết định cho vay:
Trong khâu này kiểm soát cần chú ý các vấn đề sau:
- Kiểm tra việc ra quyết định cho vay: kiểm tra việc chấp hành các quy định về thẩm quyền cho vay, tôn trọng hạn mức cho vay cũng nhu giới hạn cho từng loại
hình tín dụng. Để nâng cao tính cẩn trọng đối với các khoản vay vốn của khách hàng, do đó để tránh sự thiên vị hay ưu tiên trong việc ra quyết định cho vay cũng như hạn chế rủi ro tín dụng chi nhánh cần thiết lập hội đồng tín dụng. Thành viên