3.2.3.1. Kiểm soát tại chi nhánh:
(1) Kiểm soát thông tin thẩm định và ra quyết định cho vay:
Trong khâu này kiểm soát cần chú ý các vấn đề sau:
- Kiểm tra việc ra quyết định cho vay: kiểm tra việc chấp hành các quy định về thẩm quyền cho vay, tôn trọng hạn mức cho vay cũng nhu giới hạn cho từng loại
hình tín dụng. Để nâng cao tính cẩn trọng đối với các khoản vay vốn của khách hàng, do đó để tránh sự thiên vị hay ưu tiên trong việc ra quyết định cho vay cũng như hạn chế rủi ro tín dụng chi nhánh cần thiết lập hội đồng tín dụng. Thành viên hội đồng tín dụng gồm các cán bộ ở bộ phận giao dịch với khách hàng, bộ phận thẩm định, thành viên Ban điều hành họp và bỏ phiếu về việc chấp nhận khoản vay trên nguyên tắc đồng thuận.
- Kiểm tra tính chặt chẽ về nội dung và hình thức các hồ sơ của khách hàng có đầy đủ theo quy định của chi nhánh không, giữa sao kê, sổ phụ, cân đối tài khoản phải khớp đúng với tên khách hàng, tài khoản, số tiền. Sự khớp đúng này sẽ tránh được hiện tượng những khoản vay xấu, những khoản vay có vấn đề nhưng bộ phận được kiểm soát không xuất trình hoặc xuất trình không đủ các khoản dư nợ thực tế còn lại.
- Kiểm soát việc đánh giá tín dụng của cán bộ tín dụng đặt biệt là đối với khách hàng doanh nghiệp. Kiểm tra lại nội dung tờ trình xem xét giải quyết cho vay của cán bộ tín dụng xem các thông tin thẩm định có đầy đủ các yếu tố về khách hàng và chính sách, có phân tích rõ các vấn đề thẩm định không.
- Ngoài ra để hạn chế được trường hợp nhân viên chỉ thẩm định tại văn phòng hoặc thẩm định sơ sài thông tin do khách hàng cung cấp, kiểm sóat nội bộ cần quan tâm kiểm tra việc đi thực tế kiểm tra thông tin của khách hàng cung cấp, quy chế cần quy định cán bộ tín dụng phải lập biên bản khi đi thực tế kiểm tra khách hàng.
(2) Kiểm soát khi cho vay
Kiểm tra thông tin trong hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, cầm cố có khớp đúng với quyết định phê duyệt khoản vay. Trong đó đặt biệt cần chú trọng:
- Kiểm tra việc đăng ký giao dịch đảm bảo và lưu trữ chứng từ gốc có liên quan, kiểm tra việc thực hiện đăng ký giao dịch đảm bảo có kịp thời và đầy đủ không.
- Kiểm tra hồ sơ giải ngân và các chứng từ thanh toán liên quan về sự phù hợp với hồ sơ tín dụng, kiểm tra thẩm quyền phê duyệt giải ngân của lãnh đạo,
vướng mắc trong trường hợp này là hồ sơ giải ngân có thể thiếu sót nhằm tránh sai sót do bất cẩn khi kiểm tra hồ sơ giải ngân và các chứng từ có liên quan đến hồ sơ tín dụng. Vì vậy, kiểm soát nội bộ cần thiết lập hình thức kiểm tra một lần nữa bằng cách kiểm tra chéo chứng từ giải ngân giữa các nhân viên khi lập thủ tục giải ngân như kiểm tra tính đúng đắng nội dung hợp đồng thế chấp, cầm cố, nội dung công chứng và đăng ký do cơ quan công chứng xác nhận phải được đối chiếu một lần nữa với các chứng từ có liên quan.
- Kiểm tra lại các nội dung cần phải hoàn tất trước khi giải ngân đã được thực hiện đầy đủ chưa thông qua bảng liệt kê danh mục cần kiểm tra, kiểm tra chứng từ xuất trình của khách hàng có trùng lắp với các chứng từ đã thanh toán trước đó không. Cần kiểm tra tính chính xác và đúng kỳ của việc giải ngân hay mục đích giải ngân có khớp đúng với mục đích vay vốn và chuyển đúng đối tượng thụ hưởng, số tiền giải ngân có nằm trong hạn mức không, kiểm tra lại việc hạch toán kế toán có đầy đủ không, có chính xác và đúng thời điểm không, cần tiếp xúc với cán bộ tín dụng để kiểm tra họ có theo dõi quá trình giải ngân bằng việc đối chiếu thông tin với phòng kế toán không.
- Kiểm tra điều kiện giải ngân. Kiểm soát các thủ tục phân tích ban đầu nhằm đánh giá, phân loại, xếp hạng khách hàng trước khi ký hợp đồng, đồng thời cần quy định người đánh giá lại kết quả xếp hạng khách hàng của cán bộ tín dụng. Kiểm tra các cam kết về vốn vay phải được ghi chép chính xác và đúng kỳ mà nó phát sinh. Kiểm soát viên cần yêu cầu cán bộ tín dụng cung cấp tài liệu liên quan đến việc ghi nhận khoản vốn vay theo từng hợp đồng tín dụng, kiểm tra các cam kết vốn vay và khiếu nại của khách hàng.
(3) Kiểm soát sau cho vay và giám sát chặt chẽ các khoản vay Kiểm soát quá trình thu hồi nợ gốc và lãi:
- Kiểm soát việc tính toán lãi vay.
- Kiểm tra lãi tiền vay phải được ghi chép chính xác và đúng kỳ mà nó phát sinh, Kiểm soát viên cần kiểm tra số tiền, số ngày phản ánh nghiệp vụ tiền vay trên từng chứng từ và sổ sách có khớp với nhau không. Kiểm soát việc xử lý và ghi chép
các khoản thanh toán về tiền vay, quy định thành văn bản việc kiểm tra khách hàng của cán bộ tín dụng trong đó quy định rõ về phạm vi, thời điểm, nội dung theo dõi các khoản thanh toán tiền vay theo từng hợp đồng tín dụng
Kiểm soát theo dõi sau cho vay và giám sát chặt chẽ các khoản vay:
- Chi nhánh nên quy định trách nhiệm của cán bộ tín dụng cần quan tâm thu thập các thông tin bổ sung về khách hàng, về môi truờng trong truờng hợp cần thiết vì chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong doanh nghiệp, trong môi truờng kinh tế, môi truờng pháp lý đều có thể tác động đến rủi ro tín dụng. Thiết lập chế độ thông báo, nhắc nhở các khách hàng về trách nhiệm thanh toán các khoản nợ. Quy định trách nhiệm của cán bộ tín dụng về việc giám sát sau khi cho vay, kiểm tra tình hình thực tế của khách hàng và tài sản đảm bảo cần đuợc thực hiện nghiêm túc. Để tránh truờng hợp cán bộ tín dụng chỉ kiểm tra khách hàng sơ sài cho có hình thức để đối phó với kiểm soát nội bộ. Chi nhánh cần quy định rõ về thời gian, chuơng trình, nội dung cụ thể cho quá trình kiểm tra một cách thận trọng và chi tiết. Quy định trong nội dung kiểm tra cần ghi cụ thể các vấn đề trong hồ sơ giám sát. Chi nhánh cũng cần quy định trách nhiệm của cán bộ tín dụng phải báo cáo định kỳ tình hình sử dụng vốn vay và hoạt động kinh doanh thực tế của khách hàng cho cấp có thẩm quyền hoặc báo cáo cho Truởng phòng Tín dụng mỗi lần giải ngân trong hạn mức cho vay. Nếu phát hiện ra có bất kỳ dấu hiệu bất thuờng nào của khách hàng có thể ảnh huởng đến khả năng thanh toán của khoản vay, cán bộ tín dụng phải có trách nhiệm báo cáo kịp thời cho cấp có thẩm quyền để có huớng giải quyết thích hợp. Mọi sự che dấu của cán bộ tín dụng sẽ phải chịu trách nhiệm nếu phát sinh rủi ro tín dụng cho chi nhánh do cấp thẩm quyền không nhận đuợc thông tin cảnh báo sớm.
- Trong truờng hợp mỗi cán bộ tín dụng của ngân hàng phải phụ trách quá nhiều khách hàng dẫn đến khó có thể kiểm tra thuờng xuyên tất cả các khách hàng do mình quản lý, ngân hàng nên có sự phân loại khách hàng để đề ra mức độ theo dõi, giám sát hợp lý và khi đồng ý cấp tín dụng, nên ràng buộc khách hàng phải thực hiện toàn bộ giao dịch tài khoản, thanh toán quốc tế qua ngân hàng để ngân hàng có thể giám sát tại chỗ. Các tiêu chí phân loại khách hàng và loại hạng của
từng khách hàng có thể thay đổi thông qua các cuộc tái đánh giá định kỳ về khách hàng vay.
- Chi nhánh cần quy định cụ thể trách nhiệm bàn giao hồ sơ tín dụng và các nội dung cần phải bàn giao khi có sự chuyển giao hồ sơ tín dụng từ cán bộ tín dụng phụ trách này sang cho cán bộ tín dụng khác. Có thể quy định việc ghi nhận vào sổ nhật ký tín dụng đối với từng khách hàng về các khoản vay có liên quan, tình hình thanh toán, các biến động tài sản đảm bảo, tình hình kinh doanh và tài chính để tiện việc theo dõi và chuyển giao hồ sơ giữa các cán bộ tín dụng.
(4) Kiểm soát tài sản đảm bảo:
Kiểm tra quyền sở hữu tài sản bảo đảm của khách hàng vay hay bên bảo lãnh: kiểm tra các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản dùng làm bảo đảm của khách hàng. Kiểm tra kết quả định giá tài sản, để có thể kiểm tra vấn đề này thì chi nhánh cần quy định cán bộ tín dụng phải lập tờ trình phân tích nội dung thẩm định tài sản trong đó nêu rõ căn cứ để xác định giá .
Về kiểm soát việc kiểm tra đối với tài sản đảm bảo sau cho vay:
- Kiểm tra biên bản kiểm tra tình hình thực tế và định giá lại tài sản đảm bảo định kỳ và đột xuất. Việc bảo quản tài sản thế chấp cầm cố nhu thế nào? Có mở sổ theo dõi đầy đủ không? Có kiểm kê tài sản thế chấp, cầm cố theo quy định không?
- Kiểm tra việc nhập xuất và bảo quản tài sản làm đảm bảo tiền vay.
(5) Kiểm soát việc quản lý các khoản vay có vấn đề
Để có thể kiểm tra và đánh giá quá trình theo dõi, quản lý và ghi nhận các khoản nợ xấu của chi nhánh trên thực tế có đúng với quy định bằng văn bản không, mức độ hiệu quả đạt đến đâu, kiểm soát viên trong khâu này cần quan tâm các vấn đề sau:
- Kiểm tra việc theo dõi, phân loại, trích lập dự phòng theo quy định của chuẩn mực kế toán và quy chế tài chính hiện hành.
- Kiểm tra việc cơ cấu lại thời hạn trả nợ, chuyển nợ quá hạn, khởi kiện và
thu hồi
nợ xấu. Khi kiểm tra các vấn đề này kiểm soát viên cần luu ý tới thời điểm xử lý các vấn
đề phát sinh, các căn cứ xử lý và các toàn tại chua đuợc xử lý. Cán bộ tín dụng, kế toán
có thực hiện đúng quy trình chuyển nợ quá hạn theo quy định không.
3.2.3.2. Kiểm soát thông qua kiểm tra đối chiếu lại trực tiếp với khách hàng.
Cán bộ kiểm soát phải vừa phỏng vấn khách hàng để thu thập đủ các thông tin, tài liệu theo yêu cầu công việc, vừa tránh để khách hàng có ấn tuợng không tốt về chi nhánh. Sau đây là các nội dung cần kiểm tra đối chiếu:
- Xác nhận nợ vay: Căn cứ vào tài liệu đang luu giữ tại chi nhánh (sao kê kế uớc, sổ kế toán cho vay, các khế uớc đang còn du nợ đối với khách hàng), để xác định số tiền doanh nghiệp đang còn nợ ngân hàng bao gồm du nợ ngắn, trung dài hạn. Yêu cầu khách hàng ký số tiền đang còn nợ ngân hàng. Trong truờng hợp có chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân.
- Kiểm tra việc sử dụng tiền vay: Kiểm tra sử dụng tiền vay của khách hàng có đúng mục đích xin vay không. Trong quá trình kiểm tra cần chú ý các tài liệu nhu: chứng từ chuyển tiền (nếu vay bằng chuyển khoản), hoặc chi phiếu (nếu vay bằng tiền mặt, ngân phiếu), hợp đồng kinh tế liên quan, phải kiểm tra thực tế tài sản đuợc hình thành từ tiền vay chi nhánh tại khách hàng.
- Kiểm tra thực trạng tài sản làm đảm bảo nợ vay: Kiểm tra thực tế tài sản thế
chấp, cầm cố làm bảo đảm tiền vay. Qua đó đánh giá thực trạng tài sản làm bảo đảm tiền vay có đúng nhu trong hồ sơ thế chấp, cầm cố làm bảo đảm tiền vay đang luu giữ tại chi nhánh không.
- Kiểm tra hiệu quả dự án và trả nợ của khách hàng: Việc phát huy hiệu quả kinh tế đuợc thể hiện trên các mặt nhu là: tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. Khi kiểm tra tình hình tài chính, đặc biệt chú ý các khoản công nợ đối với các tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng khác, phải phân tích kỹ các nhóm công nợ; kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh sẽ đánh giá đuợc năng lực sản xuất kinh doanh của khách hàng, khả năng tiêu thụ sản phẩm, khả năng trả nợ của khách hàng khi tới hạn.
3.2.3.3. Hoàn thiện quy trình kiểm soát xét duyệt cho vay về quy trình cho vay
Căn cứ vào phân tích chương 2 về nguyên nhân các khách hàng của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy không hài lòng về quy trình tín dụng của ngân hàng, gây mất thời gian và sự không thỏa mãn của khách hàng. Để hạn chế mọi rủi ro trong việc cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy thì cần thay đổi quy trình cho vay đối doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt là cho vay dự án, bởi vay dự án thường là khoản vay dài hạn và có giá trị lớn. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần đổi mới quy trình thẩm định kiểm tra giám sát tình hình luân chuyển vốn vay của khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Theo quy trình tín dụng của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy thì hồ sơ cho vay khách hàng được kiểm tra, xem xét toàn diện, chính xác và khách quan trước khi trình lãnh đạo ký duyệt. Mọi hoạt động phân tích của doanh nghiệp đều chỉ do một cán bộ tín dụng đảm nhiệm tất cả các khâu, do đó việc rủi ro xảy ra là rất lớn, những sai sót do trình độ nghiệp vụ của nhân viên, kinh nghiệm của mỗi cán bộ tín dụng là khác nhau. Do đó để khắc phục điều này thì Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần làm:
Bộ phận thứ nhất: Bộ phận quản lý doanh nghiệp, bộ phận này có trách nhiệm hướng dẫn làm thủ tục và điều kiện vay vốn cho khách hàng, tiếp nhận các hồ sơ vay vốn của khách hàng, phân loại hồ sơ để xem xét và đánh giá. Bộ phận này phụ trách , thường xuyên theo dõi, kiểm tra mọi biến động thay đổi tình hình sử dụng vốn vay cảu doanh nghiệp, đặc biệt là tài sản thế chấp, kết quả sản xuất kinh doanh, để từ đó đề xuất các biện pháp giải quyết đối với các phương án vay vốn của khách hàng để giảm thiểu rủi ro trong việc cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bộ phận thứ hai: là Bộ phận phụ trách thẩm định tín dụng độc lập với bộ phận trên. Nhiệm vụ bộ phận này làm việc tại Ngân hàng, có nhiệm vụ phân tích xem xét dự án phân tích khả năng trả nợ của khách hàng, rủi ro kinh doanh của khách hàng. Bộ phận này trực tiếp tiếp xúc với khách hàng để nắm tình hình thực
tế tài sản thế chấp của khách hàng. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy nên tuyển thêm một số cán bộ có trình độ và kinh nghiệm hiểu sâu về các lĩnh vực kinh doanh. ..để giúp cho việc thẩm định đánh giá dự án của khách hàng một cách chuẩn xác về các yếu tố kỹ thuật.
Nâng cao chất lượng công tác thẩm định
Để Nâng cao hiệu quả khâu thẩm định dự án thì Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần phải thực hiện:
Thứ nhất: Thu thập thông tin khách hàng
Thu thập thông tin khách hàng là khâu quan trọng, phải đảm bảo thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, các nguồn thu thập phải đa dạng từ các doanh nghiệp thông tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vay vốn, qua báo cáo tài chính. Vì vậy, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy