3.2.4.1. Đổi mới hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ để đáp ứng yêu cầu kiểm toán hiện đại
Hoạt động kiểm tra, KSNB của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy không nên chỉ đặt trọng tâm là kiểm tra đánh giá xem các
nhân viên phòng tín dụng có chấp hành đúng quy trình nghiệp vụ tín dụng hay
không mà
cần mở rộng cơ chế KSNB trong việc đánh giá quy trình nghiệp vụ tín dụng để có những
kiến nghị tham muu cho Ban lãnh đạo ngân hàng bổ sung, điều chỉnh quy trình nghiệp
vụ nhằm hạn chế rủi ro cho ngân hàng mà vẫn đảm bảo đuợc lợi ích kinh tế. Đối với nghiệp vụ tín dụng, là hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro nhất đòi hỏi công tác KSNB
phải định hướng vào việc đánh giá, đo lường rủi ro để có thể ngăn ngừa, phát hiện kịp
thời những sai sót, gian lận trong nghiệp vụ tín dụng để từ đó tham mưu cho Ban lãnh
đạo ngân hàng nhằm đưa ra các giải pháp ngăn chặn để hạn chế rủi ro và tổn thất. Bên cạnh việc kiểm tra trực tiếp tại chỗ, cán bộ kiểm soát nội bộ nên thay đổi các phương thức kiểm tra như tăng cường đầu tư hơn nữa cho công tác giám sát từ xa. Đây là hình thức kiểm tra của các KSV nội bộ đối với đối tượng được kiểm tra dưới các hình thức biên bản, báo cáo, các thông tin hoạt động được cung cấp từ chính các đối tượng được kiểm tra đó mà các cán bộ kiểm tra không đến trực tiếp kiểm tra, kiểm soát. Hình thức kiểm tra này là nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin của kiểm soát về nghiệp vụ tín dụng của khách hàng, từ đó có những kết luận tổng quát, đầy đủ về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng để cung cấp cho lãnh đạo ngân hàng những thông tin chính xác để có quyết định quản trị đúng đắn. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy cần đổi mởi phương thức kiểm soát nội bộ bằng cách tăng cường công tác giám sát từ xa kết hợp với kiểm tra tại chỗ của Đoàn kiểm tra nội bộ là hết sức cần thiết nhằm khác phát hiện sai phạm kịp thời và khắc phục rủi ro một cách hiệu quả.
Ngoài ra, cán bộ làm công tác KSNB của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy nên từng bước đổi mới tư duy và nhận thức trong việc tiến hành các cuộc kiểm tra nội bộ theo hướng nâng cao chất lượng, đảm bảo hiệu quả, coi đó là một yêu cầu hàng đầu. Nên thực hiện KTKSNB theo phương pháp định hướng rủi ro, ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm tra, giám sát các quy trình, bộ phận được đánh giá có mức độ rủi ro cao. Từng cuộc kiểm tra, Đoàn/tổ kiểm tra đều phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, rà soát đánh giá thông qua số liệu hoạt động tại Chi nhánh có được qua công tác giám sát từ xa, từ đó khoanh vùng, định hướng rủi ro và xác định nội dung trọng tâm kiểm tra để tiết kiệm thời gian và nhận lực tiến hành kiểm tra thực tế tại Chi nhánh.
3.2.4.2. Kiểm soát chất lượng từng cuộc kiểm soát tại chỗ.
Trưởng đoàn KSNB và các trưởng nhóm có trách nhiệm giám sát đối với các thành viên kiểm tra, đảm bảo cuộc kiểm tra theo đúng quy trình.
3.2.4.3 Hình thành bộ phận kiểm tra và giám sát kiểm soát tín dụng độc lập.
Hiện nay, chi nhánh chưa có bộ phận kiểm tra giám sát tín dụng độc lập. Công tác kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng chỉ do Ban lãnh đạo cũng như các cán bộ tín dụng có trình độ chuyên môn cao đảm trách, điều này dễ dẫn đến một số bất cập. Chính vì vậy, để công tác KSNB rủi ro tín dụng được thực hiện một cách bài bản, hợp lý, không chồng chéo trách nhiệm, minh bạch và hiệu quả, chi nhánh nên xem xét xây dựng bộ phận kiểm tra giám sát tín dụng độc lập.
3.2.4.4. Nâng cao hiệu quả giám sát.
Để nâng cao hiệu quả giám sát chi nhánh có thể áp dụng một số giải pháp như sau:
- Qua khảo sát tại chương 2 cho thấy hoạt động giám sát kiểm soát của chi nhánh được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, một số nhân viên lại ít rà soát các số liệu báo cáo từ nhân viên khác gửi tới mà chỉ căn cứ vào số liệu đó để tiếp tục thực hiện công việc của mình. Điều này hạn chế việc giám sát giữa các nhân viên với nhau. Do đó, cần thực hiện rà soát và kiểm tra số liệu đầu vào từ các nhân viên.
- Doanh nghiệp nên xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tự giác. Trong cuộc họp các phòng ban hay toàn thể nhân viên trong mỗi đơn vị nên phổ biến công việc đến nhân viên và yêu cầu nhân viên xây dựng kế hoạch cụ thể cho công việc
của mình hàng ngày, hàng tuần. Nên động viên ý thức tự giác của nhân viên để tiến hành
công việc một cách hiệu quả nhất, việc giám sát khô khan và cứng nhắc đôi khi chỉ tạo
áp lực cho nhân viên đôi khi khiến cho nhân viên làm việc kém hiệu quả.
- Ban lãnh đạo cần tiếp nhận, thu thập các thông tin ở bên ngoài ngân hàng, nó sẽ giúp các nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quát hơn những thông tin diễn ra bên trong ngân hàng. Ví dụ như việc tiếp nhận phản ánh của khách hàng sẽ giúp cho nhà quản lý biết được hiệu quả hoạt động của ngân hàng mình. Tiếp nhận các thông tin phản hồi về khiếm khuyết của hệ thống KSNB trong các buổi hội thảo huấn luyện hay trong các cuộc họp giao ban hàng tháng của ngân hàng nhằm giúp lãnh đạo ngân hàng có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Định kỳ hàng tháng, yêu cầu nhân viên
báo cáo về việc thực hiện nhiêm vụ của mình để biết được nhân viên có tuân thủ các nguyên tắc, quy định của ngân hàng hay không.
- Ban hành những chính sách và thủ tục giúp cho các chỉ thị điều hành được thực
hiện. Thường xuyên rà soát các văn bản, chính sách để cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung kịp
thời cho phù hợp và tuân thủ các quy định của pháp luật và thực tiễn kinh doanh
3.2.4.5. Tăng cường công tác giám sát định kỳ và đột xuất.
Mục đích nhằm phát hiện kịp thời và ngăn chặn các biểu hiện tiêu cực, rủi ro có thể xảy ra đảm bảo cho toàn hệ thống hoạt động an toàn, hiệu quả, tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước, của ngân hàng. Qua đó cán bộ kiểm tra cũng có thể học tập kinh nghiệm lẫn nhau để nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn.
3.2.4.6. Giám sát từ xa đối với nghiệp vụ tín dụng của các PGD.
Cán bộ KSNB chi nhánh được Trung tâm Công nghệ thông tin cấp tài khoản để đăng nhập và khai thác dữ liệu trên hệ thống. Trên cơ sở đó, cán bộ kiểm soát có thể giám sát từ xa hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót phát sinh bằng cách cảnh báo bằng văn bản đối với những trường hợp có khả năng xảy ra rủi ro đối với chi nhánh. Sau khi nhận được cảnh báo, PGD sẽ kiểm tra lại thông tin đã đăng nhập vào hệ thống và thực hiện chấn chỉnh nếu nhận thấy cảnh báo là chính xác. Với khả năng của hệ thống cho phép bộ phận kiểm soát nội bộ có thể giám sát từ xa một cách thường xuyên, liên tục và tức thời đối với mọi hoạt động của các PGD.